Direkte vs. indirekte Beschaffung – Prozess & Beispiele

Unabhängig von der Größe des Unternehmens ist eine konstante, sorgfältig geplante Versorgung mit Produktionsmaterialien entscheidend für den Erfolg. Die nicht ordnungsgemäße Planung der Materialbeschaffung führt zu kostspieligen Produktionsausfällen und teuren Entlassungen durch den Kauf von Überbeständen. In diesem Artikel betrachten wir direkte und indirekte Methoden, die von verschiedenen Unternehmen zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse verwendet werden.

Direkt vs. Indirekte Beschaffung

Je nach Geschäftsmodell können Supply-Chain-Experten einen von zwei Ansätzen wählen, um die Materialien zu beschaffen, die sie im täglichen Betrieb benötigen.

Die Beschaffung kann entweder direkt (mit Schwerpunkt auf dem Einkauf von Materialien, um ein profitables Ergebnis zu erzielen) oder indirekt erfolgen, wobei bezahlte Materialien, Dienstleistungen und Lieferungen zur Aufrechterhaltung des Geschäfts verwendet werden, jedoch nicht unbedingt zur Gesamtrentabilität beitragen.

In Wirklichkeit wird jedes Unternehmen höchstwahrscheinlich eine Mischung der beiden oben genannten Beschaffungsstrategien benötigen, um weiterhin optimal zu funktionieren. Jeder Unternehmer muss jedoch die kritischen Unterschiede zwischen diesen beiden Methoden verstehen, um ihre Verwendung in realen Geschäftsprozessen richtig auszugleichen.

Wesentliche Unterschiede zwischen direkter und indirekter Beschaffung

Es gibt einige grundlegende Unterschiede zwischen direkter und indirekter Beschaffung. Diese Unterschiede werden im Folgenden beschrieben.

• Lieferanten- und Einkaufsteambeziehung
• Das Muster der Bestandsverwaltung
• Unternehmensbeschaffungsrichtlinien / Teamstruktur

Lieferanten- und Einkaufsteambeziehung

Direkte Beschaffungskonfigurationen beinhalten in der Regel die Schaffung und Aufrechterhaltung einer harmonischen langfristigen Beziehung zwischen dem Lieferanten von Arbeitsmaterialien und dem Beschaffungsteam innerhalb des Unternehmens. Dieser Prozess ist ein Kontinuum, das gegenseitiges Verständnis und Kommunikation über Lieferpläne, Nachfrage und rechtzeitige Lieferung der erforderlichen Materialien erfordert.

Im Gegensatz dazu priorisiert die indirekte Beschaffung keine Beziehung zwischen der Einkaufseinheit innerhalb eines Unternehmens und den Materiallieferanten. Die indirekte Beschaffung ist rein transaktional, wobei die Einkaufseinheiten der Unternehmen ständig die Lieferanten vergleichen und den Lieferanten mit den wettbewerbsfähigsten und kostengünstigsten Liefervorschlägen auswählen.

Das Muster der Bestandsverwaltung

Die direkte Beschaffung beinhaltet einen effizienten, prädiktiven Ansatz für den Materialeinkauf. Das Beschaffungsteam, das ein Direkteinkaufssystem betreibt, aktualisiert ständig seinen Bestand, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Komponenten bei Fälligkeit immer verfügbar sind. Im Gegensatz dazu werden bei der indirekten Beschaffung Materialien bestellt, wenn Bedarf besteht. Während diese Methode Redundanzen beseitigen könnte, kann es zu Verzögerungen in der Produktion aufgrund der Nichtverfügbarkeit von Rohstoffen für die Produktion benötigt führen.

Beschaffungsrichtlinien / Teamstruktur des Unternehmens

Unternehmen, die Direktbeschaffungssysteme betreiben, verfügen in der Regel über zentralisierte Einkaufsteams, die sich auf bestimmte Lieferanforderungen konzentrieren. Folglich haben sie strengere Budgets und Beschaffungsziele. Die indirekte Beschaffung ist oft flexibler und dezentraler, wobei die Ausgaben für variable Materialanforderungen getätigt werden. Ausgaben sind oft unvorhersehbar, und Kaufentlassungen sind wahrscheinlicher.

Direkter Beschaffungsprozess

Der direkte Beschaffungsprozess beinhaltet einfach den Kauf von Rohstoffen, Komponenten und Dienstleistungen von Lieferanten oder Lieferanten, um einen Nettogewinn zu erzielen. Ein Unternehmen, das ein direktes Beschaffungs-Setup betreibt, verfügt in der Regel über ein dediziertes Einkaufsteam, das mit einem ausgewählten Lieferanten zusammenarbeitet, um die erforderlichen Artikel zu liefern. Das interne Team führt normalerweise ein Inventar der Materialien, prognostiziert Defizite und kommuniziert mit seinen Lieferanten, um die erforderlichen Artikel zu liefern.

Beispiele für direkte Beschaffung

Einige gängige Beispiele für direkte Beschaffung im Geschäftsalltag sind die folgenden:

• Einkauf von mechanischen Komponenten für Produktionsanlagen
• Lieferung und Installation von Industriemaschinen
• Bereitstellung von Rohstoffen für die Herstellung von Fertigwaren
• Outsourcing und Unterauftragsvergabe von Arbeitskräften im Bauwesen

Herausforderungen der Direktbeschaffung

Obwohl die Direktbeschaffung eine effiziente ansatz zur Lieferantenakquise, es basiert auf der Annahme, dass das Geschäftsmodell profitabel bleibt. Wenn es in diesem eng umwickelten Liefer-, Nutzungs- und Rentabilitätszyklus Probleme gibt, wird die direkte Beschaffung zu einem unpraktischen Geschäftsansatz.

Indirekter Beschaffungsprozess

Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass indirekte Beschaffung nicht direkt an der Erzielung von Gewinnen für ein Unternehmen beteiligt ist, aber dennoch entscheidend für dessen Fortbestand ist. Ein indirekter Beschaffungsprozess ermöglicht den Kauf von Artikeln, die für die täglichen Aktivitäten verwendet werden. Dieser Prozess ist in der Regel dezentralisiert und wird auf Abteilungsebene ausgeführt, in dem jedes Team oder jede Einheit Ressourcen für ihre Lieferungen abruft, wenn die Anforderungen ansteigen.

Beispiele für indirekte Beschaffung

Indirekte Beschaffungsaktivitäten umfassen die folgenden Beispiele:

• Einkauf von MRO-Verbrauchsmaterialien (Wartung, Reparatur und Betrieb), die während des Herstellungsprozesses und zur Wartung des Anlagenbetriebs sowie von Ausrüstungswartungsteilen verwendet werden.
• Fracht und Logistik
• Reisen
• Ankauf von Büromöbeln, Schreibwaren und anderem Zubehör
• Zahlungen für Nebenkosten (Heizung, Strom, Wasser)
• Kosten für Mitarbeiterverbesserung / -schulung
• Gebühren für externe Berater und Dienstleistungen
• Marketing- und Werbekosten
• Gebühren für den Kauf und die Wartung von Geschäftshardware (Computer, Drucker, Telefone) und Software (Computerprogramme, Archivierungs- und Speichersysteme)

Herausforderungen der indirekten Beschaffung

Aufgrund ihrer dezentrale Natur, indirekte Beschaffung ist chaotischer als ein direkter Prozess der Materialbeschaffung. Infolgedessen ist der traditionelle indirekte Prozess anfälliger für Überschüsse und Entlassungen, da jedes Team innerhalb des Unternehmens separate Beschaffungsbudgets betreibt, während viele erforderliche Materialien ähnlich sind. Dieser Mangel an zentral organisiertem Materialbedarf und -fluss kann sich negativ auf die Gesamtkosten des Geschäfts auswirken.

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