¿Cuánto debe cobrar por boleto en su reunión de clase? Lea la respuesta en el siguiente artículo.
¿Desea conocer el mayor problema para determinar el costo por persona de una reunión de clase?
Hacer suposiciones erróneas.
Muchas reuniones de clase se han arruinado porque los planificadores no estimaron los verdaderos gastos de una reunión de clase y terminaron quedándose cortos al final.
Entonces, ¿cómo se puede determinar el precio correcto para una reunión de clase? Comience por hacer las preguntas correctas.
¿Qué preguntas?
Calcular el costo por persona comienza con responder tres preguntas que tendrán el mayor efecto en el costo por persona para una reunión de clase.
- ¿Cuánto durará la reunión de clase? ¿Un fin de semana completo o solo un día?
- ¿Qué tipo de reunión de clase será? ¿Banquetes elaborados o barbacoa de comida?
- Ubicación. Lo llevará a cabo en un elegante salón de baile de hotel o todo el evento se llevará a cabo en la casa o el parque de un compañero de clase.
El costo por persona será muy diferente para una reunión de clase que ocurre durante un fin de semana (hoteles, banquetes, actividades) versus un picnic con barbacoa en el parque.
Una vez que haya respondido a estas preguntas, es hora de hacer algunas suposiciones sobre cuántos compañeros de clase asistirán a la reunión.
Adivino Cuántos Asistirán
La asistencia varía según la escuela y la clase. Si esta no es la primera reunión de su clase, use el número promedio de asistentes de las últimas reuniones de clase para obtener un número.
Si esta es su reunión de primera clase, comience pidiendo a la oficina de ex alumnos números históricos de asistencia a reuniones de clase en su escuela secundaria o universidad. La mayoría de las escuelas mantienen estos registros y usted puede basar su asistencia esperada en el número que proporciona la escuela.
La mayoría de las escuelas terminan con una asistencia del 15 al 30% durante una reunión de clase. Como regla general, cuanto menor sea la clase graduada, mayor será el porcentaje de asistencia.
Una vez que conozca el tipo de reunión de clase y haya determinado un porcentaje de asistencia razonable, es hora de obtener los costos estimados de los gastos.
Estimación de gastos
Al hacer estimaciones iniciales, lo mejor es comenzar por obtener costos para artículos de boletos altos.
Por ejemplo, si está planeando una reunión de clase para un fin de semana, los mayores costos serían hoteles, catering, decoraciones, comunicaciones y Actividades/Entretenimiento. Obtenga primero los gastos estimados para estos. Todos los demás gastos menores se pueden calcular.
Aquí hay una hoja de cálculo de costo de reunión de clase por persona de muestra.
Algunas cosas a tener en cuenta con respecto a los gastos de una reunión de clase son:
Hoteles
Si está invitando a muchos invitados de fuera de la ciudad, asegúrese de bloquear las habitaciones de hotel para ellos. Además de obtener tarifas de hotel para grupos con descuentos de hasta un 70% de descuento, el bloqueo de habitaciones de hotel también proporcionará las siguientes ventajas:
- Habitaciones de hotel gratuitas para organizadores de reuniones de clase
- Suite de hospitalidad gratuita en el hotel
- Descuentos en catering para un banquete en el hotel
- Salas de reuniones gratuitas
Obtenga más información sobre el bloqueo de habitaciones de hotel leyendo «Cómo bloquear habitaciones de hotel para una reunión de clase».
Banquete de reunión de clase
¿Hay una tarifa de alquiler? ¿Se puede renunciar a ella? ¿Hay una tarifa de instalación? ¿Cuáles son los impuestos y propinas? ¿Puedes traer a tu propio proveedor? Puedes traer tus propias decoraciones? ¿Hay gastos adicionales relacionados con la elección de los colores de lino? ¿Los refrescos y el café están incluidos en el precio o son adicionales?
¿Vas a tomar bebidas alcohólicas en el banquete? Si es así, ¿cuál es el costo de tener un bar en el banquete? ¿Habrá barra libre?
Para obtener más información, lea nuestro artículo «Consejos de catering para reuniones de clase».
Comunicaciones
¿La mayoría de sus comunicaciones con sus compañeros de clase se realizarán a través del sitio web de reunión de clase, Facebook y correo electrónico? O bien, ¿enviará invitaciones físicas, tarjetas de reserva de fecha y formularios de registro? O será una combinación de ambos?
En lugar de desarrollar nuevas invitaciones, formularios de inscripción, etc., ¿puede la oficina de ex alumnos proporcionar plantillas utilizadas por reuniones de clase anteriores?
Obtenga más información sobre cómo comunicarse con sus compañeros de clase.
Decoraciones
Ya sea que esté planeando un picnic en el parque o un gran banquete en un hotel local, deberá decorarlo. ¿Tienes un tema de reunión de clase? Si es así, ¿necesitará alquilar algo para que el tema cobre vida?
Necesitará centros de mesa especiales, globos (tanques de helio, etc.), una pancarta de bienvenida y materiales de exhibición? Para leer más, lee»Cómo Decorar Una Reunión de Clase Con Nostalgia Y Espíritu Escolar»
Actividades y Entretenimiento
¿Tendrás un DJ en el banquete? ¿Habrá algún otro tipo de entretenimiento? ¿Qué tal entretenimiento para los niños? Habrá un payaso o incluso un mago? ¿Qué tipo de actividades deben planificarse durante el día para mantener a la gente ocupada? ¿Deben incluirse estas actividades o deben ser a la carta?
Varios
Todo cuesta dinero y no hay forma de planificar todo. Asegúrate de agregar un 5-10% por encima de todos tus gastos conocidos para tener en cuenta los costos inesperados. Confía en nosotros, lo necesitarás.
Ahora que tiene todas las estimaciones, calcular el costo por persona es fácil.
Determine El Costo Por Persona Para Una Reunión de Clase
Para determinar el costo por persona para la reunión de clase, sume todos los gastos esperados y divida esto por los asistentes esperados. La cifra resultante en dólares es la cantidad que debe cobrar como tarifa de inscripción para la reunión de clase.
¿El costo de la persona es demasiado alto?
Si el costo por persona parece alto, ahora es el momento de reducirlo mirando dónde se pueden reducir los costos. Aquí es donde empezar a buscar hacer recortes iniciales:
- Quita artículos no esenciales como serpentinas o elige centros de mesa más baratos.
- Elija un servicio de catering diferente o busque en otro lugar por completo.
- ¿Considera hacer eventos de recaudación de fondos, noches de bingo y lavados de autos para recaudar fondos adicionales?
- ¿Qué tal vender anuncios en el libro de recuerdos o en el sitio web de reunión de clases?
Cada dólar recaudado es un dólar menos que deben pagar los compañeros de clase. Y cuanto más bajo sea el precio del boleto de reunión de clase, mayor será la asistencia.
Entonces, ¿Cuál Es El Precio Correcto Para Una Reunión De Clase?
Para reuniones de clase de un día, un precio inferior a $50.00 por persona es generalmente aceptable. Para un evento de fin de semana, un precio de alrededor de $100 atrae a la mayoría de las personas.
Fijar el precio de una reunión de clase requiere mucha reflexión e investigación. Utilice el método anterior para calcular el costo por persona para su reunión de clase. Utilice esta descarga para hacerlo aún más fácil.
¿Qué debe leer a continuación?
Ya que estamos hablando de presupuestos, repasemos algunas formas de reducir el costo de la reunión de tu clase.