quanto você deve cobrar por ingresso na reunião de classe? Leia a resposta no artigo abaixo.
quer saber o maior problema com a determinação do custo por pessoa de uma reunião de classe?
fazendo as suposições erradas.
muitas reuniões de classe foram arruinadas porque os planejadores não estimaram as verdadeiras despesas de uma reunião de classe e acabaram ficando aquém no final.
então, como se pode determinar o preço certo para uma reunião de classe? Comece fazendo as perguntas certas.
Que Perguntas?
descobrir o custo por pessoa começa com a resposta a três perguntas que terão o maior efeito sobre o custo por pessoa para uma reunião de classe.
- quanto tempo será a reunião de classe? Um fim de semana completo ou apenas um dia?
- que tipo de reunião de classe será? Banquetes elaborados ou churrasco potluck?
- localização. Você vai segurá-lo em um salão de baile do hotel chique ou todo o evento será realizado na casa ou no parque de um colega de classe.
o custo por pessoa será muito diferente para uma reunião de classe que ocorre durante um fim de semana (hotéis, banquetes, atividades) versus um piquenique para churrasco no parque.
depois de responder a essas perguntas, é hora de fazer algumas suposições sobre quantos colegas participarão da reunião.
Adivinhe quantos comparecerão
a frequência varia de acordo com a escola e a classe. Se esta não for a primeira reunião para sua classe, use o número médio de participantes nas últimas reuniões de classe para obter um número.
se esta é a sua reunião de primeira classe, comece perguntando ao alumni office para números históricos de frequência de reunião de classe em sua escola ou faculdade. A maioria das escolas mantém esses registros e você pode basear sua frequência esperada no número que a escola fornece.
a maioria das escolas acaba com 15-30% de frequência durante uma reunião de classe. Como regra geral, quanto menor a turma de formandos, maior a porcentagem de Comparecimento.
depois de conhecer o tipo de reunião de classe e determinar uma porcentagem razoável de participação, é hora de obter custos estimados para despesas.
estimando despesas
ao fazer estimativas iniciais, é melhor começar obtendo custos para itens de ingressos altos.Por exemplo, se você está planejando uma reunião de classe para um fim de semana, os maiores custos seriam hotéis, catering, decorações, comunicações e atividades/entretenimento. Obtenha as despesas estimadas para estes primeiro. Todas as outras despesas menores podem ser adivinhadas.
aqui está uma amostra de reunião de classe por pessoa planilha de custo.
algumas coisas a ter em mente sobre as despesas para uma reunião de classe são:
Hotéis
se você está convidando muitos hóspedes fora da cidade, certifique-se de bloquear quartos de hotel para eles. Além de obter tarifas de hotel de grupo com desconto de até 70% de desconto, o bloqueio de quartos de hotel também proporcionará as seguintes vantagens:
- Livre de quartos de hotel para a reunião de classe planejadores
- Livre hospitality suite do hotel
- Descontos em serviços de catering para um banquete no hotel
- Free salas de reunião
Saiba mais sobre o bloqueio de quartos de hotel através da leitura de “Como bloco de quartos de hotel para uma reunião de classe”.
banquete de reunião de classe
existe uma taxa de aluguel? Pode ser dispensado? Existe uma taxa de configuração? Quais são os impostos e gratificações? Você pode trazer seu próprio fornecedor? Você pode trazer suas próprias decorações? Existem despesas adicionais envolvidas na escolha de cores de linho? O refrigerante e o café estão incluídos no preço ou são adicionais?
você vai tomar bebidas alcoólicas no banquete? Em caso afirmativo, qual é o custo de ter um bar no banquete? Haverá um bar aberto?
para mais informações, leia nosso artigo “Class Reunion Catering Tips”.
comunicações
a maioria de suas comunicações com colegas será através do site de reunião de classe, Facebook e E-mail? Ou, você enviará convites físicos, salvará os cartões de data e formulários de registro? Ou será uma combinação de ambos?
em vez de desenvolver novos convites, formulários de inscrição, etc., o alumni office pode fornecer modelos usados por reuniões de classe anteriores?
leia mais sobre como se comunicar com colegas de classe.
Decorações
Se você está planejando um piquenique no parque ou um grande banquete em um hotel local, você vai precisar decorá-lo. Você tem um tema de reunião de classe? Em caso afirmativo, você precisará alugar alguma coisa para fazer o tema ganhar vida?
você vai precisar de peças centrais especiais, balões (Tanques De Hélio etc.), um banner de Boas-Vindas e materiais de exibição? Para ler mais, leia “Como Decorar uma reunião de classe com Nostalgia e espírito escolar”
atividades e Entretenimento
você terá um DJ no banquete? Haverá algum outro tipo de entretenimento? Que tal entretenimento para as crianças? Haverá um palhaço ou mesmo um mágico? Que tipo de atividades devem ser planejadas durante o dia para manter as pessoas ocupadas? Essas atividades devem ser incluídas ou devem ser à la carte?
diversos
tudo custa dinheiro e não há como planejar tudo. Certifique-se de adicionar 5-10% em cima de todas as suas despesas conhecidas para contabilizar custos inesperados. Confie em nós, você precisará disso.
agora que você tem todas as estimativas, descobrir o custo por pessoa é fácil.
Determine o custo por pessoa para uma reunião de classe
para determinar o custo por pessoa para a reunião de classe, some todas as despesas esperadas e divida isso pelos participantes esperados. O valor em dólar resultante é o valor que você deve cobrar como taxa de inscrição para a reunião de classe.
a pessoa de custo é muito alta?
se o custo por pessoa parece alto, agora é a hora de reduzi-lo, observando onde os custos podem ser cortados. Aqui é por onde começar a procurar fazer cortes iniciais:
- Remova itens não essenciais, como flâmulas, ou opte por peças centrais mais baratas.
- escolha um fornecedor diferente ou olhe para outro local completamente.
- considere fazer Eventos de arrecadação de fundos, noites de bingo e lavagens de carros para arrecadar fundos adicionais?
- que tal vender anúncios no memory book ou no site da reunião de classe?
cada dólar levantado é um dólar a menos que precisa ser pago pelos colegas de classe. E quanto menor o preço do bilhete de reunião de classe, maior o atendimento.
Então, Qual É O Preço Certo Para Uma Reunião De Classe?
para reuniões de classe de um dia, um preço inferior a US $50,00 por pessoa é geralmente aceitável. Para um evento de fim de semana, um preço em torno de US $100 traz a maioria das pessoas.
definir o preço de uma reunião de classe requer muito pensamento e pesquisa. Use o método acima para calcular o custo por pessoa para sua reunião de classe. Use este download para torná-lo ainda mais fácil.
o que você deve ler a seguir?
como estamos falando de orçamentos, vamos examinar algumas maneiras de reduzir o custo de sua reunião de classe.