dokumentacja medyczna wytyczne do niszczenia Dla Nowego Jorku

jeśli pracujesz w zawodzie lekarza, ważne jest, aby wiedzieć, jak traktować poufne informacje znajdujące się w wielu dokumentach medycznych. Departament Zdrowia Stanu Nowy Jork i HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996) mają ścisłe wytyczne dotyczące przechowywania, przechowywania i niszczenia tego typu dokumentów umożliwiających identyfikację osób.

przechowywanie dokumentacji medycznej w Nowym Jorku

prawo stanowe Zwykle reguluje czas przechowywania dokumentacji medycznej. HIPAA wymaga jednak, aby podmiot objęty ochroną (np. Media rozliczeniowe dla lekarzy) przechowywał wymaganą dokumentację przez sześć lat od daty jej utworzenia lub daty jej ostatniego wejścia w życie, w zależności od tego, która z tych dat jest późniejsza.

Małoletni pacjenci są trzymani przez 6 lat i do jednego roku po osiągnięciu przez małoletniego wieku 18 lat (w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy). W przypadku szpitali dokumentacja medyczna musi być przechowywana przez sześć lat od daty wypisu. Akta drobnych pacjentów są przechowywane 6 lat od daty wypisu lub 3 lata po osiągnięciu przez pacjenta 18 lat (w zależności od tego, która z tych dat jest dłuższa). Zapisy dotyczące zmarłych pacjentów muszą być przechowywane przez 6 lat po śmierci.

ważne jest, aby pamiętać, że przepisy państwowe zastępują wymogi HIPAA. Więc jeśli twój stan wymaga dłuższego okresu przechowywania, pamiętaj, aby przestrzegać.

przechowywanie dokumentacji medycznej

dokumentacja medyczna musi być przechowywana przez dłuższy czas. Gdzie można przechowywać dokumentację medyczną, dopóki nie da się jej zniszczyć? Możesz utworzyć nieaktywny obszar plików lub plik elektroniczny, który przechowuje dokumentację medyczną przez wymagany okres oczekiwania, ale musi być oddzielony od innych danych osobowych i zablokowany lub zaszyfrowany. Jeśli jednak brakuje powierzchni kwadratowej, najlepiej skorzystać z usługi przechowywania rekordów.

niezależnie od wybranej metody, należy utworzyć dziennik, który wskazuje, które pliki zostały umieszczone w pamięci długotrwałej w oczekiwaniu na zniszczenie, a tylko certyfikowani pracownicy będą mieli dostęp do tej chłodni. Każdy ruch wewnątrz lub poza magazynem musi być udokumentowany w dzienniku.

niszczenie dokumentacji medycznej w Nowym Jorku

HIPAA wymaga od pracowników służby zdrowia regularnego niszczenia wszelkich dokumentów zawierających informacje o historii medycznej pacjenta, aby zapobiec kradzieży tożsamości. Jeśli zbierasz lub przechowujesz dokumentację medyczną, wszelkie zapasowe kopie muszą być również regularnie niszczone.

to skąd wiesz co rozwalić a co wrzucić do kosza? Zgodnie z prawem HIPAA niszczącym każdy dokument, który zawiera następujące elementy, musi zostać zniszczony:

• numery ubezpieczenia społecznego
• nazwisko i adres
• Daty Urodzenia
• historia choroby
• recepty
• szczegóły badań medycznych
• zapisy szczepień

It najlepiej jest założyć, że jeśli dokument zawiera nazwę i co najmniej jedną inną informację identyfikującą, jest objęty zasadami rozdrabniania HIPAA.

proces niszczenia dokumentacji medycznej

skoro już wiesz, które dokumenty należy zniszczyć, jak się ich pozbyć? HIPAA zastrzega, że pliki muszą być:

• rozdrobniony taki papier nie może być poskładany
• spalony
• każdy dysk twardy, który kiedykolwiek zawierał zaszyfrowany plik, musi być rozdrobniony

cenzurowanie rekordów jest niedozwolone, tj. nie można po prostu usunąć żadnych danych osobowych i wyrzucić plik do kosza. Jeśli chodzi o niszczenie dokumentacji medycznej, masz kilka opcji:

1. rozdrabnianie wewnętrzne

Twoja firma może zakupić i konserwować rozdrabniacz poprzeczny, który spełnia standardy określone w przepisach HIPAA. Jednak odpowiedzialność za prawidłowe i dokładne pozbycie się zniszczonych dokumentów spoczywa na twoich barkach. Ponadto zakup i konserwacja niezbędnego sprzętu jest kosztownym przedsięwzięciem. Nie wspominając już o dodatkowych kosztach pracy związanych z ręcznym niszczeniem tych dokumentów.

1. spalanie

nie ma wątpliwości, że spalanie całkowicie niszczy wszystkie pliki papierowe. Jednak wykorzystanie Niszczarki pozwala na recykling zużytego papieru do dóbr konsumpcyjnych. Spalarnie nie są rozwiązaniem przyjaznym dla środowiska. Jeśli jednak utrzymujesz go w swoim zakładzie, może to być ekonomiczna opcja.

1. firma rozdrabniająca teren

kiedy korzystasz z usługi niszczenia poza zakładem, pracownicy umieszczają zaplanowane do zniszczenia dokumenty w zamkniętym koszu. Pojemnik jest następnie odbierany przez certyfikowanego technika i wysyłany do centralnego obiektu w celu przetworzenia. Wybór odpowiedniej firmy rozdrabniającej jest w tym przypadku ważny. Chcesz wiedzieć, że możesz im zaufać, że wykonają wszystkie wymagane procedury rozdrabniania. Upewnij się, że po każdej usłudze rozdrabniania otrzymasz certyfikat zniszczenia.

1. mobilna usługa niszczenia dokumentów

jest to najbardziej popularna (i najbezpieczniejsza) opcja. Mobilna ciężarówka do rozdrabniania przybywa do Twojej firmy o wcześniej zaplanowanym czasie. Dzięki mobilnej usłudze niszczenia twój personel i przedstawiciel Niszczarki są świadkami zniszczenia wszystkich plików. Po zakończeniu rozdrabniania otrzymujesz certyfikat zniszczenia.

1. zniszczenie dysku twardego

pamiętaj, jeśli jesteś pozbycie się starego komputera, który był używany do przechowywania danych medycznych, dysk twardy musi być fizycznie rozdrobnione przez firmę zdolną do tej procedury.

niedrogie & bezpieczne przechowywanie dokumentacji medycznej& usługi niszczenia

ConfiData oferuje przechowywanie dokumentacji medycznej, niszczenie poza zakładem, niszczenie urządzeń mobilnych i usługi niszczenia dysków twardych, których potrzebujesz, aby zachować zgodność pod jednym dachem. Obsługujemy cały Centralny i Północny Nowy Jork, w tym Utica, Syracuse, Binghamton, Albany, Watertown i inne. Jeśli szukasz niezawodnego partnera all-in one, aby zapewnić zgodność i bezpieczeństwo Twojej firmy, chcielibyśmy porozmawiać! Zadzwoń do nas pod numer 1-800-627-4733 lub wypełnij formularz kontaktowy, aby poprosić o bezpłatną wstępną konsultację.