om du arbetar i ett medicinskt yrke är det viktigt att veta hur man behandlar den konfidentiella informationen som finns i många medicinska journaler. New York State Department of Health och HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act från 1996) har strikta riktlinjer för lagring, lagring och strimling för denna typ av personligt identifierbara dokument.
medicinska journaler i New York
statliga lagar reglerar vanligtvis hur länge medicinska journaler behöver behållas. HIPAA kräver dock att en täckt enhet (ex: en läkare faktureringsmedia) behåller den nödvändiga dokumentationen i sex år från det datum då den skapades eller det datum då den senast trädde i kraft, beroende på vilket som är senare.
NYS Department of Health kräver dock att läkare behåller register för vuxna patienter i 6 år. Mindre patienter hålls i 6 år och fram till ett år efter att den minderåriga fyllt 18 år (beroende på vilket som är längre). För sjukhus måste journaler hållas i sex år från dagen för urladdning. Mindre patientjournaler hålls 6 år från dagen för urladdning eller 3 år efter att patienten når 18 år (beroende på vilket som är längre). Rekord för avlidna patienter måste hållas i 6 år efter döden.
det är viktigt att notera att statliga lagar ersätter HIPAA-krav. Så om ditt tillstånd kräver en längre lagringsperiod, var noga med att följa.
lagring av journaler
journaler måste hållas under en hel del tid. Så var kan du lagra journaler tills de kan strimlas? Du kan skapa ett inaktivt filområde eller en elektronisk fil som lagrar journaler för den nödvändiga väntetiden, men den måste vara skild från annan personligt identifierbar information och låst eller krypterad. Men om kvadratmeter är en bristvara, kan det vara bäst att använda en post lagringstjänst.
oavsett vilken metod du föredrar måste du skapa en logg som anger vilka filer som har lagts i långtidslagring och väntar på förstörelse och endast certifierade anställda har tillgång till den kylförvaringen. Varje rörelse in eller ut ur förvaringsutrymmet måste dokumenteras i stocken.
fragmentering journaler i New York
HIPAA kräver vårdgivare att regelbundet strimla alla dokument som innehåller information om en patients sjukdomshistoria för att förhindra identitetsstöld. Om du samlar in eller håller journaler måste eventuella reservkopior förstöras regelbundet också.
så hur vet du vad du ska strimla och vad är ok att kasta i papperskorgen? Enligt HIPAA-strimlingslagar måste alla dokument som innehåller följande förstöras:
- personnummer
- namn och adresser
- födelsedatum
- medicinsk historia
- recept
- medicinska testdetaljer
- Vaccinationsregister
det är bäst att anta att om ett dokument innehåller ett namn och minst en annan identifierande information, omfattas det av HIPAA-Strimlingsregler.
Förstöringsprocess för journaler
nu när du är klar över vilka dokument som behöver förstöras, hur ska du bli av med dem? HIPAA föreskriver att filerna måste vara:
- strimlad sådan papperet kan inte pusslas ihop
- bränd
- varje hårddisk som någonsin innehöll en krypterad fil måste strimlas
Redacting poster är inte tillåtet, dvs: du kan inte bara vit ut någon personligt identifierbar information och kasta filen i papperskorgen. När det gäller fragmentering journaler, du har några alternativ:
-
in-House fragmentering
ditt företag kan köpa och underhålla en cross-cut dokumentförstörare som uppfyller de normer som anges i HIPAA föreskrifter. Ansvaret för att se till att förstörda dokument är korrekt och noggrant bortskaffade rester på dina axlar. Dessutom är inköp och underhåll av nödvändig utrustning ett kostsamt företag. För att inte tala om de extra arbetskraftskostnaderna för att manuellt strimla dessa dokument.
-
brinnande
det är ingen tvekan om att bränning helt förstör alla pappersfiler. Med hjälp av en dokumentförstörare kan du dock återvinna det använda papperet till konsumtionsvaror. Förbränningsanläggningar är inte ett miljövänligt alternativ. Men om du behåller en i din anläggning kan det vara ett ekonomiskt alternativ.
-
off-Site fragmentering företag
när du använder en off-site fragmentering Service anställda placera de dokument som planeras att förstöras i en låst bin. Soptunnan plockas sedan upp av en certifierad tekniker och skickas till en central anläggning för bearbetning. Att välja rätt fragmentering företag är viktigt i detta fall. Du vill veta att du kan lita på dem att följa alla nödvändiga fragmentering förfaranden. Se till att de ger dig ett intyg om förstörelse efter varje fragmentering tjänst.
-
mobil Dokumentförstöringstjänst
Detta är det mest populära (och säkraste) alternativet. En mobil fragmentering lastbil anländer till ditt företag på en förutbestämd tid. Med en mobil fragmentering tjänst, din personal och shredder representant både bevittna förstörelsen av alla filer. När fragmentering är klar får du ett intyg om förstörelse.
-
hårddisk förstörelse
kom ihåg att om du blir av med en gammal dator som användes för att lagra medicinsk data, måste hårddisken vara fysiskt strimlad av ett företag som kan utföra det förfarandet.
prisvärd & säker lagring av journaler & Förstöringstjänster
ConfiData erbjuder lagring av journaler, off-site-fragmentering, mobil fragmentering och hårddiskförstöringstjänster du behöver hålla dig kompatibel under ett tak. Vi serverar alla centrala och Upstate New York inklusive Utica, Syracuse, Binghamton, Albany, Watertown och mer. Om du letar efter en pålitlig allt-i-ett-partner för att hålla ditt företag kompatibelt och säkert, vi skulle gärna chatta! Ring oss på 1-800-627-4733 eller fyll i eller kontaktformulär för att begära en gratis första konsultation.