orvosi feljegyzés aprítási Irányelvek New York számára

ha orvosi szakmában dolgozik, fontos tudni, hogyan kell kezelni a sok orvosi feljegyzésben található bizalmas információkat. A New York-i Állami Egészségügyi Minisztérium és a HIPAA (1996-os egészségbiztosítási hordozhatósági és elszámoltathatósági törvény) szigorú megőrzési, tárolási és aprítási irányelveket tartalmaz az ilyen típusú személyazonosításra alkalmas dokumentumok esetében.

orvosi nyilvántartások megőrzése New Yorkban

az állami törvények általában szabályozzák, hogy mennyi ideig kell megőrizni az orvosi nyilvántartásokat. A HIPAA azonban megköveteli, hogy egy fedett entitás (pl. orvos számlázási adathordozó) a létrehozásától vagy az utolsó hatálybalépésétől számított hat évig megőrizze a szükséges dokumentációt, attól függően, hogy melyik a későbbi.

a NYS Egészségügyi Minisztériuma azonban megköveteli az orvosoktól, hogy 6 évig megőrizzék a felnőtt betegek nyilvántartását. A kiskorú betegeket 6 évig, a kiskorú 18 éves korát követő egy évig tartják (attól függően, hogy melyik a hosszabb). Kórházak esetében az orvosi nyilvántartást a mentesítés időpontjától számított hat évig kell megőrizni. A kisebb betegnyilvántartásokat a mentesítés időpontjától számított 6 évig, vagy a beteg 18 év elteltével (attól függően, hogy melyik hosszabb) tartják. Az elhunyt betegek nyilvántartását a halál után 6 évig kell megőrizni.

fontos megjegyezni, hogy az állami törvények felülírják a HIPAA követelményeit. Tehát, ha az állam hosszabb megőrzési időt igényel, feltétlenül tartsa be.

orvosi feljegyzések tárolása

az orvosi feljegyzéseket tisztességes ideig kell megőrizni. Tehát hol lehet tárolni az orvosi feljegyzéseket, amíg azokat fel nem lehet aprítani? Létrehozhat egy inaktív fájlterületet vagy elektronikus fájlt, amely az orvosi feljegyzéseket a szükséges várakozási időre tárolja, de külön kell lennie az egyéb személyazonosításra alkalmas adatoktól, és zárolva vagy titkosítva kell lennie. Ha azonban a négyzetméter kevés, akkor a legjobb lehet egy rekordtárolási szolgáltatás igénybevétele.

bármelyik módszert is választja, létre kell hoznia egy naplót, amely jelzi, hogy mely fájlok kerültek hosszú távú tárolásra, megsemmisítésre várva, és csak a minősített alkalmazottak férhetnek hozzá a hűtőházhoz. A tárolóhelyen be-vagy kilépő mozgást dokumentálni kell a naplóban.

orvosi feljegyzések aprítása New Yorkban

a HIPAA megköveteli az egészségügyi szolgáltatóktól, hogy a személyazonosság-lopás megelőzése érdekében rendszeresen aprítsanak fel minden olyan dokumentumot, amely információkat tartalmaz a beteg kórtörténetéről. Ha orvosi nyilvántartást gyűjt vagy tart, a tartalék példányokat rendszeresen meg kell semmisíteni.

tehát honnan tudod, mit kell aprítani, és mi rendben van a kukába dobni? A HIPAA aprítási törvények szerint minden olyan dokumentumot, amely a következőket tartalmazza, meg kell semmisíteni:

• társadalombiztosítási szám
• név és cím
• Születési Dátum
• orvosi előzmények
• előírások
• orvosi vizsgálat részletei
• oltási feljegyzések

a legjobb feltételezni, hogy ha egy dokumentum tartalmaz egy nevet és legalább egy másik azonosító információt, akkor a HIPAA aprítási szabályai vonatkoznak rá.

orvosi nyilvántartás megsemmisítési folyamata

most, hogy tisztában van azzal, hogy mely dokumentumokat kell megsemmisíteni, hogyan kell megszabadulni tőlük? A HIPAA előírja, hogy a fájloknak:

• aprított ilyen a papír nem rakott össze
• égett
• minden merevlemez, hogy valaha is tartalmazott egy titkosított fájlt kell aprított

szerkesztési feljegyzések nem megengedett, azaz: nem lehet egyszerűen Fehér ki semmilyen személyazonosításra alkalmas információt, és dobja a fájlt a kukába. Amikor az orvosi nyilvántartások aprításáról van szó, van néhány lehetősége:

1. házon belüli aprítás

vállalkozása megvásárolhat és karbantarthat egy keresztmetszetű aprítót, amely megfelel a HIPAA előírásokban meghatározott szabványoknak. A megsemmisített dokumentumok megfelelő és alapos ártalmatlanításának felelőssége azonban továbbra is a vállán marad. Ezenkívül a szükséges berendezések beszerzése és karbantartása költséges vállalkozás. Nem is beszélve a dokumentumok kézi aprításával járó többletköltségekről.

1. égő

nem kérdés, hogy az égés teljesen elpusztítja az összes papírfájlt. Az aprító használata azonban lehetővé teszi a használt papír újrahasznosítását fogyasztási cikkekké. A hulladékégetők nem környezetbarát megoldás. Ha azonban az üzemben tart egyet, ez gazdaságos lehetőség lehet.

1. Off-Site aprító cég

ha használ egy off-site aprítás szolgáltatás alkalmazottak helyezze a dokumentumok tervezett megsemmisíteni egy zárt bin. A kukát ezután egy minősített technikus veszi fel, és egy központi létesítménybe küldi feldolgozásra. Ebben az esetben fontos a megfelelő aprító cég kiválasztása. Szeretné tudni, hogy megbízhat bennük, hogy kövesse az összes szükséges aprítási eljárást. Győződjön meg róla, hogy minden aprítási szolgáltatás után megsemmisítési igazolást nyújtanak Önnek.

1. mobil iratmegsemmisítő szolgáltatás

ez a legnépszerűbb (és legbiztonságosabb) megoldás. Egy mobil aprító teherautó előre ütemezett időpontban érkezik vállalkozásához. A mobil iratmegsemmisítő szolgáltatással a személyzet és az iratmegsemmisítő képviselője egyaránt tanúja az összes fájl megsemmisítésének. Miután az aprítás befejeződött, megkapja a megsemmisítés igazolását.

1. merevlemez megsemmisítése

ne feledje, hogy ha megszabadul egy régi számítógéptől, amelyet orvosi adatok tárolására használtak, a merevlemezt fizikailag meg kell aprítania egy erre az eljárásra képes cégnek.

megfizethető & biztonságos orvosi nyilvántartás-megőrzés & megsemmisítési szolgáltatások

a ConfiData orvosi nyilvántartás-tárolást, helyszíni aprítást, mobil aprítást és merevlemez-megsemmisítési szolgáltatásokat kínál, amelyeknek egy fedél alatt meg kell felelniük. Mi szolgálja az összes központi és Upstate New York beleértve Utica, Syracuse, Binghamton, Albany, Watertown és így tovább. Ha megbízható all – in one partnert keres, hogy üzleti tevékenysége megfelelő és biztonságos legyen,szívesen beszélgetünk! Hívjon minket az 1-800-627-4733 telefonszámon, vagy töltse ki vagy vegye fel a kapcsolatot az űrlappal, hogy ingyenes kezdeti konzultációt kérjen.