retningslinjer for makulering af lægejournaler for Ny York

hvis du arbejder i et medicinsk erhverv, er det vigtigt at vide, hvordan man behandler de fortrolige oplysninger, der findes i mange medicinske journaler. State Department of Health og HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996) har strenge retningslinjer for opbevaring, opbevaring og makulering af disse typer personligt identificerbare dokumenter.

opbevaring af lægejournaler i USA

statens love regulerer typisk, hvor længe lægejournaler skal opbevares. HIPAA kræver dog, at en omfattet enhed (f.eks.: en lægefaktureringsmedie) opbevarer den krævede dokumentation i seks år fra datoen for dens oprettelse eller den dato, hvor den sidst var i kraft, alt efter hvad der er senere.

NYS Department of Health kræver dog, at læger opbevarer optegnelser for voksne patienter i 6 år. Mindre patienter opbevares i 6 år og indtil et år efter, at den mindreårige når 18 år (alt efter hvad der er længere). For hospitaler skal lægejournaler opbevares i seks år fra datoen for decharge. Mindre patientjournaler opbevares 6 år fra udskrivningsdatoen eller 3 år efter, at patienten når 18 år (alt efter hvad der er længere). Registreringer for afdøde patienter skal opbevares i 6 år efter døden.

det er vigtigt at bemærke, at statslige love overgår HIPAA-krav. Så hvis din tilstand kræver en længere opbevaringsperiode, skal du sørge for at overholde.

opbevaring af lægejournaler

lægejournaler skal opbevares i en rimelig periode. Så hvor kan du gemme lægejournaler, indtil de er i stand til at blive makuleret? Du kan oprette et inaktivt filområde eller en elektronisk fil, der gemmer lægejournaler i den krævede ventetid, men det skal være adskilt fra andre personligt identificerbare oplysninger og låst eller krypteret. Men hvis der mangler firkantede optagelser, kan det være bedst at bruge en postlagringstjeneste.

uanset hvilken metode du foretrækker, skal du oprette en log, der angiver, hvilke filer der er lagt i langtidsopbevaring, der venter på ødelæggelse, og kun certificerede medarbejdere har adgang til det kolde lager. Enhver bevægelse ind eller ud af lagerområdet skal dokumenteres på loggen.

makulering af medicinske journaler

HIPAA kræver, at sundhedsudbydere regelmæssigt makulerer dokumenter, der indeholder oplysninger om en patients medicinske historie for at forhindre identitetstyveri. Hvis du indsamler eller holder lægejournaler, eventuelle ekstra kopier skal destrueres på en regelmæssig basis samt.

så hvordan ved du, hvad du skal makulere, og hvad er ok at smide i papirkurven? I henhold til HIPAA-makuleringslove skal ethvert dokument, der indeholder følgende, destrueres:

• personnummer
• navn og adresser
• fødselsdatoer
• sygehistorie
• recepter
• medicinske testdetaljer
• Vaccinationsregistre

det er bedst at antage, at hvis et dokument indeholder et navn og mindst et andet stykke identificerende oplysninger, Det er omfattet af HIPAA shredding regler.

medicinsk registrering ødelæggelsesproces

nu hvor du er klar over, hvilke dokumenter der skal destrueres, hvordan skal du slippe af med dem? HIPAA fastsætter, at filerne skal være:

• makuleret sådan papiret kan ikke stykkes sammen
• brændt
• enhver harddisk, der nogensinde indeholdt en krypteret fil, skal makuleres

Redacting records er ikke tilladt, dvs.: du kan ikke blot hvide nogen personligt identificerbare oplysninger og smide filen i papirkurven. Når det kommer til makulering medicinske journaler, du har et par muligheder:

1. in-House Shredding

din virksomhed kan købe og vedligeholde en cross-cut shredder, der opfylder de standarder, der er fastsat i HIPAA regler. Ansvaret for at sikre, at ødelagte dokumenter bortskaffes korrekt og grundigt, forbliver dog på dine skuldre. Desuden er indkøb og vedligeholdelse af det nødvendige udstyr en dyr virksomhed. For ikke at nævne de ekstra lønomkostninger forbundet med manuelt makulering af disse dokumenter.

1. brændende

der er ingen tvivl om, at brænding fuldstændig ødelægger alle papirfiler. Ved hjælp af en shredder kan du dog genbruge det brugte papir til forbrugsvarer. Forbrændingsanlæg er ikke en miljøvenlig mulighed. Men hvis du vedligeholder en i dit anlæg, kan det være en økonomisk mulighed.

1. Off-Site Shredding Company

når du bruger en off-site shredding service medarbejdere placere dokumenterne planlagt til at blive ødelagt i en låst bin. Skraldespanden afhentes derefter af en certificeret tekniker og sendes til et centralt anlæg til behandling. At vælge det rigtige makuleringsfirma er vigtigt i dette tilfælde. Du vil vide, at du kan stole på, at de følger alle nødvendige makuleringsprocedurer. Sørg for, at de giver dig et certifikat for destruktion efter hver shredding service.

1. mobil dokument makulering tjeneste

dette er den mest populære (og sikreste) mulighed. En mobil shredding truck ankommer til din virksomhed på et forud planlagt tidspunkt. Med en mobil makulering tjeneste, dine medarbejdere og shredder repræsentant både vidne ødelæggelsen af alle filer. Når makuleringen er færdig, får du et Ødelæggelsescertifikat.

1. harddisk ødelæggelse

Husk, at hvis du slippe af med en gammel computer, der blev brugt til at gemme medicinske data, skal harddisken fysisk makuleres af et firma, der er i stand til denne procedure.

prisbillig & sikker opbevaring af journaler& Destruktionstjenester

ConfiData tilbyder opbevaring af journaler, makulering uden for stedet, mobil makulering og ødelæggelse af harddisk, du har brug for for at forblive kompatibel under et tag. Vi serverer alle centrale og Upstate nye York, herunder Utica, Syracuse, Binghamton, Albany, vandby og meget mere. Hvis du leder efter en pålidelig alt-i-en partner, der holder din virksomhed kompatibel og sikker, vi vil meget gerne chatte! Ring til os på 1-800-627-4733 eller udfyld eller kontaktformular for at anmode om en gratis indledende konsultation.