pokyny pro skartaci lékařských záznamů pro New York

pokud pracujete v lékařské profesi, je důležité vědět, jak zacházet s důvěrnými informacemi nalezenými v mnoha lékařských záznamech. New York State Department of Health a HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996) mají přísné uchovávání, skladování a skartace pokyny pro tyto typy osobně identifikovatelných dokumentů.

uchovávání lékařských záznamů v New Yorku

státní zákony obvykle upravují, jak dlouho je třeba uchovávat lékařské záznamy. HIPAA však vyžaduje, aby krytá entita (např. fakturační médium pro lékaře) uchovávala požadovanou dokumentaci po dobu šesti let ode dne jejího vytvoření nebo data, kdy byla naposledy účinná, podle toho, co nastane později.

Ministerstvo zdravotnictví NYS však vyžaduje, aby lékaři uchovávali záznamy pro všechny dospělé pacienty po dobu 6 let. Nezletilí pacienti jsou drženi po dobu 6 let a do jednoho roku poté, co nezletilý dosáhne věku 18 let(podle toho, co je delší). U nemocnic musí být lékařské záznamy uchovávány po dobu šesti let od data propuštění. Záznamy o menších pacientech se vedou 6 let od data propuštění nebo 3 roky poté, co pacient dosáhne 18 let(podle toho, co je delší). Záznamy o zemřelých pacientech musí být uchovávány po dobu 6 let po smrti.

je důležité si uvědomit, že státní zákony nadřazují požadavky HIPAA. Pokud tedy váš stav vyžaduje delší dobu uchovávání, nezapomeňte dodržet.

uchovávání lékařských záznamů

lékařské záznamy musí být uchovávány po přiměřenou dobu. Takže kde můžete ukládat lékařské záznamy, dokud nebudou moci být skartovány? Můžete vytvořit neaktivní oblast souborů nebo elektronický soubor, který ukládá lékařské záznamy po požadovanou čekací dobu, ale musí být oddělen od jiných osobně identifikovatelných informací a uzamčen nebo šifrován. Pokud je však čtvercový záznam nedostatečný, může být nejlepší využít službu ukládání záznamů.

bez ohledu na to, jakou metodu preferujete, musíte vytvořit protokol, který označuje, které soubory byly vloženy do dlouhodobého úložiště čekajícího na zničení, a k tomuto chladírenskému skladu budou mít přístup pouze certifikovaní zaměstnanci. Každý pohyb ve skladovacím prostoru nebo mimo něj musí být zdokumentován v protokolu.

skartace lékařských záznamů v New Yorku

HIPAA vyžaduje, aby poskytovatelé zdravotní péče pravidelně skartovali všechny dokumenty obsahující informace o anamnéze pacienta, aby se zabránilo krádeži identity. Pokud sbíráte nebo držíte lékařské záznamy, jakékoli náhradní kopie je třeba pravidelně ničit.

jak tedy víte, co skartovat a co je v pořádku hodit do koše? Podle zákonů o skartaci HIPAA musí být zničen jakýkoli dokument, který obsahuje následující:

• čísla sociálního zabezpečení
• jméno a adresy
• data narození
• anamnéza
• předpisy
• podrobnosti o lékařských testech
• očkovací záznamy

nejlepší je předpokládat, že pokud dokument obsahuje jméno a alespoň jednu další identifikační informaci, vztahuje se na něj HIPAA pravidla skartace.

proces zničení lékařských záznamů

Nyní, když máte jasno o tom, které dokumenty je třeba zničit, jak byste se jich měli zbavit? HIPAA stanoví, že soubory musí být:

• Shredded takový papír nemůže být poskládán dohromady
• vypálen
• jakýkoli pevný disk, který kdy obsahoval šifrovaný soubor, musí být skartován

redigování záznamů není povoleno, tj.: nemůžete jednoduše vymazat žádné osobní identifikační údaje a hodit soubor do koše. Pokud jde o skartaci lékařských záznamů, máte několik možností:

1. vlastní skartace

vaše firma může zakoupit a udržovat Cross-cut drtič, který splňuje normy stanovené v předpisech HIPAA. Odpovědnost za to, že zničené dokumenty budou řádně a důkladně zlikvidovány, však zůstává na vašich bedrech. Nákup a údržba potřebného vybavení je navíc nákladný podnik. Nemluvě o přidaných mzdových nákladech spojených s ručním skartováním těchto dokumentů.

1. pálení

není pochyb o tom, že vypalování zcela zničí všechny papírové soubory. Použití drtiče však umožňuje recyklovat použitý papír do spotřebního zboží. Spalovny nejsou ekologickou možností. Pokud však jeden udržujete ve svém závodě, může to být ekonomická volba.

1. Off-Site skartace společnost

když využijete off-site skartace zaměstnanců služby umístit dokumenty naplánované být zničen v uzamčeném koši. Koš je poté vyzvednut certifikovaným technikem a odeslán do centrálního zařízení ke zpracování. V tomto případě je důležitý výběr správné skartovací společnosti. Chcete vědět, že jim můžete věřit, že budou dodržovat všechny požadované postupy skartace. Ujistěte se, že vám po každé skartační službě poskytnou osvědčení o zničení.

1. mobilní služba skartace dokumentů

Toto je nejoblíbenější (a nejbezpečnější) možnost. Mobilní skartovací vůz dorazí do vašeho podnikání v předem naplánovaném čase. Díky mobilní skartovací službě jsou vaši zaměstnanci i zástupce skartovače svědky zničení všech souborů. Jakmile je skartace dokončena, obdržíte certifikát o zničení.

1. zničení pevného disku

nezapomeňte, že pokud se zbavujete starého počítače, který byl použit k ukládání lékařských dat, musí být pevný disk fyzicky skartován společností schopnou tohoto postupu.

cenově dostupné & bezpečné uchovávání lékařských záznamů & destrukční služby

ConfiData nabízí úložiště lékařských záznamů, skartaci mimo pracoviště, Mobilní skartaci a destrukci pevného disku, které potřebujete, abyste zůstali v souladu pod jednou střechou. Sloužíme všem centrálním a severním New Yorku, včetně Utica, Syrakusy, Binghamton, Albany, Watertown a další. Pokud hledáte spolehlivého all – in jednoho partnera, aby vaše firma vyhovovala a byla bezpečná, rádi bychom si povídali! Zavolejte nám na 1-800-627-4733 nebo vyplňte nebo kontaktujte formulář a požádejte o bezplatnou počáteční konzultaci.