Directives de déchiquetage de dossiers médicaux pour New York

Si vous travaillez dans une profession médicale, il est important de savoir comment traiter les informations confidentielles contenues dans de nombreux dossiers médicaux. Le département de la Santé de l’État de New York et la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act de 1996) ont des directives strictes en matière de conservation, de stockage et de déchiquetage pour ce type de documents personnellement identifiables.

Conservation des dossiers médicaux à New York

Les lois de l’État régissent généralement la durée de conservation des dossiers médicaux. Toutefois, la loi HIPAA exige qu’une entité couverte (par exemple, un média de facturation pour les médecins) conserve les documents requis pendant six ans à compter de la date de sa création ou de la date de sa dernière entrée en vigueur, selon la date la plus tardive.

Le ministère de la Santé du NYS exige toutefois que les médecins conservent les dossiers de tout patient adulte pendant 6 ans. Les patients mineurs sont gardés pendant 6 ans et jusqu’à un an après que le mineur ait atteint l’âge de 18 ans (selon la durée la plus longue). Pour les hôpitaux, les dossiers médicaux doivent être conservés pendant six ans à compter de la date de sortie. Les dossiers des patients mineurs sont conservés 6 ans à compter de la date de sortie ou 3 ans après que le patient a atteint 18 ans (selon la période la plus longue). Les dossiers des patients décédés doivent être conservés pendant 6 ans après le décès.

Il est important de noter que les lois des États remplacent les exigences HIPAA. Donc, si votre état nécessite une période de conservation plus longue, assurez-vous de vous conformer.

Conservation des dossiers médicaux

Les dossiers médicaux doivent être conservés assez longtemps. Alors, où pouvez-vous stocker les dossiers médicaux jusqu’à ce qu’ils puissent être déchiquetés? Vous pouvez créer une zone de fichier inactif ou un fichier électronique qui stocke les dossiers médicaux pendant la période d’attente requise, mais il doit être séparé des autres informations personnellement identifiables et verrouillé ou crypté. Cependant, si la superficie en pieds carrés est insuffisante, il peut être préférable d’utiliser un service de stockage d’enregistrements.

Quelle que soit la méthode que vous préférez, vous devez créer un journal qui indique quels fichiers ont été placés dans un stockage à long terme en attente de destruction et seuls les employés certifiés auront accès à ce stockage à froid. Tout mouvement à l’intérieur ou à l’extérieur de la zone de stockage doit être documenté sur le journal.

Déchiquetage des dossiers médicaux à New York

La loi HIPAA oblige les fournisseurs de soins de santé à déchiqueter régulièrement tous les documents contenant des informations sur les antécédents médicaux d’un patient afin de prévenir le vol d’identité. Si vous collectez ou détenez des dossiers médicaux, toutes les copies de rechange doivent également être détruites régulièrement.

Alors, comment savez-vous quoi déchiqueter et qu’est-ce qui est acceptable de jeter à la poubelle? En vertu des lois HIPAA sur le déchiquetage, tout document contenant les éléments suivants doit être détruit:

• Numéros de sécurité sociale
• Nom et adresses
• Dates de naissance
• Antécédents médicaux
• Prescriptions
• Détails du test médical
• Carnet de vaccination

Il est il est préférable de supposer que si un document contient un nom et au moins une autre information d’identification, il est couvert par les règles de déchiquetage HIPAA.

Processus de destruction des dossiers médicaux

Maintenant que vous savez clairement sur quels documents doivent être détruits, comment devez-vous vous en débarrasser? HIPAA stipule que les fichiers doivent être:

• Déchiqueté de telle sorte que le papier ne peut pas être reconstitué
• Brûlé
• Tout disque dur contenant un fichier crypté doit être déchiqueté

La rédaction d’enregistrements n’est pas autorisée, c’est-à-dire: vous ne pouvez pas simplement blanchir toute information personnellement identifiable et jeter le fichier à la corbeille. Quand il s’agit de déchiqueter des dossiers médicaux, vous avez quelques options:

1. Déchiquetage Interne

Votre entreprise peut acheter et entretenir une déchiqueteuse à coupe transversale qui répond aux normes énoncées dans la réglementation HIPAA. Cependant, la responsabilité de vous assurer que les documents détruits sont éliminés correctement et à fond reste sur vos épaules. En outre, l’achat et l’entretien du matériel nécessaire sont une entreprise coûteuse. Sans parler des coûts de main-d’œuvre supplémentaires associés au déchiquetage manuel de ces documents.

1. Brûler

Il ne fait aucun doute que la gravure détruit complètement tous les fichiers papier. Cependant, l’utilisation d’une déchiqueteuse vous permet de recycler le papier usagé en biens de consommation. Les incinérateurs ne sont pas une option écologique. Cependant, si vous en entretenez un dans votre usine, cela peut être une option économique.

1. Entreprise De Déchiquetage Hors Site

Lorsque vous utilisez un service de déchiquetage hors site, les employés placent les documents devant être détruits dans un bac verrouillé. Le bac est ensuite récupéré par un technicien certifié et envoyé dans une installation centrale pour traitement. La sélection de la bonne entreprise de déchiquetage est importante dans ce cas. Vous voulez savoir que vous pouvez leur faire confiance pour suivre toutes les procédures de déchiquetage requises. Assurez-vous qu’ils vous fournissent un certificat de destruction après chaque service de déchiquetage.

1. Service Mobile De Déchiquetage De Documents

C’est l’option la plus populaire (et la plus sûre). Un camion de déchiquetage mobile arrive à votre entreprise à une heure prévue à l’avance. Avec un service de déchiquetage mobile, votre personnel et le représentant du déchiqueteur assistent tous les deux à la destruction de tous les fichiers. Une fois le déchiquetage terminé, vous recevez un certificat de destruction.

1. Destruction du Disque Dur

N’oubliez pas que si vous vous débarrassez d’un vieil ordinateur utilisé pour stocker des données médicales, le disque dur doit être déchiqueté physiquement par une entreprise capable de cette procédure.

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