Combien devriez-vous facturer par billet lors de votre réunion de classe? Lisez la réponse dans l’article ci-dessous.
Vous voulez connaître le plus gros problème pour déterminer le coût par personne d’une réunion de classe?
Faire de mauvaises hypothèses.
De nombreuses réunions de classe ont été ruinées parce que les planificateurs n’ont pas estimé les dépenses réelles d’une réunion de classe et ont fini par manquer à la fin.
Alors, comment déterminer le juste prix pour une réunion de classe? Commencez par poser les bonnes questions.
Quelles questions?
Déterminer le coût par personne commence par répondre à trois questions qui auront le plus d’incidence sur le coût par personne pour une réunion de classe.
- Combien de temps durera la réunion de classe ? Un week-end complet ou juste une journée?
- De quel type de réunion de classe s’agira-t-il ? Banquets élaborés ou BBQ potluck?
- Emplacement. Allez-vous le tenir dans une salle de bal chic de l’hôtel ou l’événement entier aura-t-il lieu chez un camarade de classe ou dans un parc?
Le coût par personne sera très différent pour une réunion de classe qui se déroule sur un week-end (hôtels, banquets, activités) par rapport à un pique-nique BBQ dans le parc.
Une fois que vous avez répondu à ces questions, il est temps de faire quelques hypothèses sur le nombre de camarades de classe qui assisteront à la réunion.
Devinez Combien de Personnes fréquenteront
La fréquentation varie selon l’école et la classe. Si ce n’est pas la première réunion de votre classe, utilisez le nombre moyen de participants au cours des dernières réunions de classe pour trouver un nombre.
S’il s’agit de votre première réunion de classe, commencez par demander au bureau des anciens élèves les numéros de présence historiques à la réunion de classe de votre lycée ou collège. La plupart des écoles tiennent ces registres et vous pouvez baser votre fréquentation prévue sur le nombre que l’école fournit.
La plupart des écoles se retrouvent avec entre 15 et 30% de fréquentation lors d’une réunion de classe. En règle générale, plus la classe de finissants est petite, plus le pourcentage de participation est élevé.
Une fois que vous connaissez le type de réunion de classe et que vous avez déterminé un pourcentage de présence raisonnable, il est temps d’obtenir une estimation des coûts pour les dépenses.
Estimation des dépenses
Lors de l’estimation initiale, il est préférable de commencer par obtenir des coûts pour des articles de billets élevés.
Par exemple, si vous planifiez une réunion de classe pour un week-end, les coûts les plus élevés seraient les hôtels, la restauration, les décorations, les communications et les activités / divertissements. Obtenez d’abord les dépenses estimées pour ces derniers. Toutes les autres dépenses mineures peuvent être devinées.
Voici un exemple de feuille de calcul des coûts de réunion de classe par personne.
Certaines choses à garder à l’esprit concernant les dépenses pour une réunion de classe sont les suivantes:
Hôtels
Si vous invitez beaucoup de clients de l’extérieur de la ville, assurez-vous de bloquer les chambres d’hôtel pour eux. En plus d’obtenir des tarifs d’hôtel de groupe réduits jusqu’à 70%, le blocage des chambres d’hôtel offrira également les avantages suivants:
- Chambres d’hôtel gratuites pour les planificateurs de réunion de classe
- Suite d’accueil gratuite à l’hôtel
- Réductions sur la restauration pour un banquet à l’hôtel
- Salles de réunion gratuites
En savoir plus sur le blocage des chambres d’hôtel en lisant « Comment bloquer les chambres d’hôtel pour une réunion de classe ».
Banquet de réunion de classe
Y a-t-il des frais de location? Peut-on y renoncer ? Y a-t-il des frais d’installation? Quelles sont les taxes et les pourboires? Pouvez-vous faire venir votre propre traiteur? Pouvez-vous apporter vos propres décorations? Y a-t-il des dépenses supplémentaires liées au choix des couleurs de lin? Les sodas et le café sont-ils inclus dans le prix ou sont-ils supplémentaires?
Allez-vous prendre des boissons alcoolisées au banquet? Si oui, quel est le coût d’avoir un bar au banquet? Y aura-t-il un bar ouvert?
Pour plus d’informations, lisez notre article « Conseils de restauration de réunion de classe ».
Communications
La plupart de vos communications avec vos camarades de classe se feront-elles par le site Web de la réunion de classe, Facebook et courriel? Ou, allez-vous envoyer des invitations physiques, enregistrer les cartes de date et les formulaires d’inscription? Ou sera-ce une combinaison des deux?
Au lieu de développer de nouvelles invitations, formulaires d’inscription, etc., le bureau des anciens peut-il fournir des modèles utilisés par les réunions de classe précédentes?
En savoir plus sur la communication avec les camarades de classe.
Décorations
Que vous planifiiez un pique-nique dans le parc ou un grand banquet dans un hôtel local, vous devrez le décorer. Avez-vous un thème de réunion de classe? Si oui, aurez-vous besoin de louer quelque chose pour que le thème s’anime?
Aurez-vous besoin de centres de table spéciaux, de ballons (réservoirs d’hélium, etc.), une bannière de bienvenue et du matériel d’affichage ? Pour en savoir plus, lisez « Comment Décorer Une Réunion de Classe Avec Nostalgie Et Esprit Scolaire »
Activités et Animations
Aurez-vous un DJ au banquet? Y aura-t-il un autre type de divertissement? Que diriez-vous de divertissement pour les enfants? Y aura-t-il un clown ou même un magicien? Quels types d’activités devraient être planifiées pendant la journée pour occuper les gens? Ces activités doivent-elles être incluses ou doivent-elles être à la carte?
Divers
Tout coûte de l’argent et il n’y a aucun moyen de tout planifier. Assurez-vous d’ajouter 5 à 10% sur toutes vos dépenses connues pour tenir compte des coûts inattendus. Faites-nous confiance, vous en aurez besoin.
Maintenant que vous avez toutes les estimations, il est facile de déterminer le coût par personne.
Déterminer Le Coût Par Personne Pour une Réunion de classe
Afin de déterminer le coût par personne pour la réunion de classe, additionnez toutes les dépenses prévues et divisez-le par les participants attendus. Le montant en dollars qui en résulte est le montant que vous devez facturer comme frais d’inscription pour la réunion de classe.
Le coût de la personne est-il trop élevé?
Si le coût par personne semble élevé, il est maintenant temps de le réduire en regardant où les coûts peuvent être réduits. Voici par où commencer à chercher à faire des coupes initiales:
- Supprimez les éléments non essentiels comme les banderoles ou optez pour des centres de table moins chers.
- Choisissez un autre traiteur ou regardez un autre lieu.
- Envisagez-vous de faire des activités de collecte de fonds, des soirées de bingo et des lavages de voitures pour amasser des fonds supplémentaires?
- Que diriez-vous de vendre des annonces dans le livre de mémoire ou le site Web de la réunion de classe?
Chaque dollar amassé représente un dollar de moins qui doit être payé par les camarades de classe. Et plus le prix du billet de réunion de classe est bas, plus la fréquentation est élevée.
Alors, Quel Est Le Bon Prix Pour Une Réunion De Classe?
Pour les réunions de classe d’une journée, un prix inférieur à 50,00 $ par personne est généralement acceptable. Pour un événement de fin de semaine, un prix autour de 100 brings apporte le plus de monde.
Fixer le prix d’une réunion de classe demande beaucoup de réflexion et de recherche. Utilisez la méthode ci-dessus pour calculer le coût par personne pour votre réunion de classe. Utilisez ce téléchargement pour le rendre encore plus facile.
Que devez-vous lire ensuite?
Puisque nous parlons de budgets, examinons quelques moyens de réduire le coût de votre réunion de classe.