Pautas para la Trituración de Registros Médicos para Nueva York

Si trabaja en una profesión médica, es importante saber cómo tratar la información confidencial que se encuentra en muchos registros médicos. El Departamento de Salud del Estado de Nueva York y la Ley HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos de 1996) tienen pautas estrictas de retención, almacenamiento y trituración para este tipo de documentos de identificación personal.

Retención de registros médicos en Nueva York

Las leyes estatales generalmente rigen por cuánto tiempo se deben conservar los registros médicos. Sin embargo, la HIPAA requiere que una entidad cubierta (por ejemplo, un medio de facturación para médicos) conserve la documentación requerida durante seis años a partir de la fecha de su creación o la fecha en que entró en vigor por última vez, la que sea posterior.

El Departamento de Salud del Estado de Nueva York, sin embargo, requiere que los médicos conserven los registros de cualquier paciente adulto durante 6 años. Los pacientes menores se mantienen durante 6 años y hasta un año después de que el menor cumpla los 18 años (lo que sea más largo). En el caso de los hospitales, los registros médicos deben conservarse durante seis años a partir de la fecha de alta. Los registros de pacientes menores se mantienen 6 años a partir de la fecha de alta o 3 años después de que el paciente cumpla 18 años (lo que sea más largo). Los registros de los pacientes fallecidos deben conservarse durante 6 años después de la muerte.

Es importante tener en cuenta que las leyes estatales reemplazan los requisitos de HIPAA. Por lo tanto, si su estado requiere un período de retención más largo, asegúrese de cumplir.

Almacenamiento de historias clínicas

Las historias clínicas deben conservarse durante un tiempo razonable. Entonces, ¿dónde puede almacenar los registros médicos hasta que puedan ser triturados? Puede crear un área de archivos inactivos o un archivo electrónico que almacene los registros médicos durante el período de espera requerido, pero debe estar separado de otra información de identificación personal y bloqueado o cifrado. Sin embargo, si escasean los pies cuadrados, puede ser mejor utilizar un servicio de almacenamiento de registros.

Sea cual sea el método que prefiera, debe crear un registro que indique qué archivos se han almacenado a largo plazo en espera de destrucción y solo los empleados certificados tendrán acceso a ese almacenamiento en frío. Cualquier movimiento que entre o salga del área de almacenamiento debe documentarse en el registro.

Triturar registros médicos en Nueva York

HIPAA requiere que los proveedores de atención médica trituren regularmente cualquier documento que contenga información sobre el historial médico de un paciente para evitar el robo de identidad. Si está recolectando o manteniendo registros médicos, cualquier copia de repuesto también debe destruirse regularmente.

Entonces, ¿cómo sabes qué triturar y qué está bien tirar a la basura? Bajo las leyes de trituración de HIPAA, cualquier documento que contenga lo siguiente debe ser destruido:

• Números de Seguro Social
• Nombre y Direcciones
• Fechas de nacimiento
• Historia clínica
• Recetas
• Detalles de pruebas médicas
• Registros de vacunación

lo mejor es asumir que si un documento contiene un nombre y al menos otra información de identificación, está cubierto por las reglas de trituración de HIPAA.

Proceso de Destrucción de Historiales médicos

Ahora que tiene claro qué documentos deben destruirse, ¿cómo debe deshacerse de ellos? HIPAA estipula que los archivos deben ser:

• Triturado de tal manera que el papel no se puede juntar
• Quemado
• Cualquier disco duro que haya contenido un archivo cifrado debe triturarse

No se permite la redacción de registros, es decir, no puede simplemente blanquear cualquier información de identificación personal y tirar el archivo a la papelera. Cuando se trata de triturar registros médicos, tiene algunas opciones:

1. Trituración Interna

Su empresa puede comprar y mantener una trituradora de corte transversal que cumpla con los estándares establecidos en las regulaciones de HIPAA. Sin embargo, la responsabilidad de garantizar que los documentos destruidos se eliminen de forma adecuada y completa, recae sobre usted. Además, la compra y el mantenimiento del equipo necesario es una tarea costosa. Sin mencionar los costos de mano de obra adicionales asociados con la trituración manual de estos documentos.

1. Quema

No hay duda de que la grabación destruye por completo todos los archivos de papel. Sin embargo, utilizar una trituradora le permite reciclar el papel usado en bienes de consumo. Los incineradores no son una opción ecológica. Sin embargo, si mantiene uno en su planta, puede ser una opción económica.

1. Empresa de Trituración Externa

Cuando utiliza un servicio de trituración fuera del sitio, los empleados colocan los documentos programados para ser destruidos en un contenedor cerrado con llave. El contenedor es recogido por un técnico certificado y enviado a una instalación central para su procesamiento. En este caso, es importante seleccionar la empresa de trituración adecuada. Desea saber que puede confiar en que seguirán todos los procedimientos de trituración requeridos. Asegúrese de que le proporcionen un Certificado de Destrucción después de cada servicio de trituración.

1. Servicio Móvil de Trituración de Documentos

Esta es la opción más popular (y segura). Un camión de trituración móvil llega a su negocio a una hora preestablecida. Con un servicio de trituración móvil, su personal y el representante de la trituradora presencian la destrucción de todos los archivos. Una vez que se complete la trituración, se le proporcionará un Certificado de Destrucción.

1. Destrucción del Disco Duro

Recuerde, si se deshace de una computadora vieja que se usó para almacenar datos médicos, el disco duro debe ser destruido físicamente por una empresa capaz de ese procedimiento.

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