Richtlinien zur Vernichtung von Krankenakten für New York

Wenn Sie in einem medizinischen Beruf arbeiten, ist es wichtig zu wissen, wie die vertraulichen Informationen in vielen Krankenakten zu behandeln sind. Das New York State Department of Health und HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act von 1996) haben strenge Aufbewahrungs-, Speicher- und Vernichtungsrichtlinien für diese Art von persönlich identifizierbaren Dokumenten.

Aufbewahrung von Krankenakten in New York

Staatliche Gesetze regeln normalerweise, wie lange Krankenakten aufbewahrt werden müssen. HIPAA verlangt jedoch, dass ein abgedecktes Unternehmen (z. B. ein Abrechnungsunternehmen für Ärzte) die erforderlichen Unterlagen sechs Jahre lang ab dem Datum seiner Erstellung oder dem Datum, an dem es zuletzt in Kraft war, aufbewahrt, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.

Das NYS Department of Health verlangt jedoch, dass Ärzte Aufzeichnungen für alle erwachsenen Patienten für 6 Jahre aufbewahren. Minderjährige Patienten werden 6 Jahre lang und bis zu einem Jahr nach Erreichen des 18. Für Krankenhäuser müssen Krankenakten sechs Jahre ab dem Datum der Entlassung aufbewahrt werden. Kleinere Patientenakten werden 6 Jahre ab dem Entlassungsdatum oder 3 Jahre nach Erreichen des 18. Aufzeichnungen über verstorbene Patienten müssen 6 Jahre nach dem Tod aufbewahrt werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass staatliche Gesetze die HIPAA-Anforderungen ersetzen. Wenn Ihr Staat also eine längere Aufbewahrungsfrist verlangt, stellen Sie sicher, dass Sie diese einhalten.

Aufbewahrung von Krankenakten

Krankenakten müssen für eine angemessene Zeit aufbewahrt werden. Wo können Sie medizinische Aufzeichnungen aufbewahren, bis sie zerkleinert werden können? Sie können einen inaktiven Dateibereich oder eine elektronische Datei erstellen, in der Krankenakten für die erforderliche Wartezeit gespeichert werden, die jedoch von anderen persönlich identifizierbaren Informationen getrennt und gesperrt oder verschlüsselt sein muss. Wenn jedoch die Quadratmeterzahl knapp ist, kann es am besten sein, einen Aufzeichnungsspeicherdienst zu nutzen.

Unabhängig davon, welche Methode Sie bevorzugen, müssen Sie ein Protokoll erstellen, das angibt, welche Dateien in einen Langzeitspeicher gelegt wurden, der auf Zerstörung wartet, und nur zertifizierte Mitarbeiter haben Zugriff auf diesen Kühlraum. Jede Bewegung in oder aus dem Lagerbereich muss im Protokoll dokumentiert werden.

Shredding Medical Records in New York

HIPAA verlangt von Gesundheitsdienstleistern, regelmäßig Dokumente mit Informationen zur Krankengeschichte eines Patienten zu vernichten, um Identitätsdiebstahl zu verhindern. Wenn Sie medizinische Unterlagen sammeln oder aufbewahren, müssen auch Ersatzkopien regelmäßig vernichtet werden.

Woher weißt du also, was zu zerkleinern ist und was in den Müll zu werfen ist? Gemäß den HIPAA-Schreddergesetzen muss jedes Dokument, das Folgendes enthält, zerstört werden:

• Sozialversicherungsnummern
• Name und Adressen
• Geburtsdatum
• Krankengeschichte
• Rezepte
• Details zu medizinischen Tests
• Impfprotokolle

Es es ist am besten anzunehmen, dass ein Dokument, das einen Namen und mindestens eine andere identifizierende Information enthält, unter die HIPAA-Zerkleinerungsregeln fällt.

Prozess der Vernichtung von Krankenakten

Nun, da Sie sich darüber im Klaren sind, welche Dokumente vernichtet werden müssen, wie sollten Sie sie loswerden? HIPAA schreibt vor, dass die Dateien sein müssen:

• Geschreddert, so dass das Papier nicht zusammengesetzt werden kann
• Verbrannt
• Jede Festplatte, die jemals eine verschlüsselte Datei enthielt, muss geschreddert werden

Das Schwärzen von Datensätzen ist nicht zulässig, dh: Sie können nicht einfach personenbezogene Daten löschen und die Datei in den Papierkorb werfen. Wenn es um die Vernichtung von Krankenakten geht, haben Sie einige Möglichkeiten:

1. Inhouse-Zerkleinerung

Ihr Unternehmen kann einen Kappenvernichter kaufen und warten, der den in den HIPAA-Vorschriften festgelegten Standards entspricht. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße und gründliche Entsorgung zerstörter Dokumente bleibt jedoch auf Ihren Schultern. Darüber hinaus ist die Anschaffung und Wartung der erforderlichen Ausrüstung ein kostspieliges Unterfangen. Ganz zu schweigen von den zusätzlichen Arbeitskosten, die mit der manuellen Vernichtung dieser Dokumente verbunden sind.

1. Brennen

Es steht außer Frage, dass das Brennen alle Papierakten vollständig zerstört. Die Verwendung eines Aktenvernichters ermöglicht es Ihnen jedoch, das Altpapier zu Konsumgütern zu recyceln. Verbrennungsanlagen sind keine umweltfreundliche Option. Wenn Sie jedoch eine in Ihrer Anlage warten, kann dies eine wirtschaftliche Option sein.

1. Off-Site-Zerkleinerungsunternehmen

Wenn Sie einen externen Aktenvernichtungsdienst nutzen, legen Sie die zu vernichtenden Dokumente in einen verschlossenen Behälter. Der Behälter wird dann von einem zertifizierten Techniker abgeholt und zur Verarbeitung an eine zentrale Einrichtung geschickt. Die Auswahl der richtigen Zerkleinerungsfirma ist in diesem Fall wichtig. Sie möchten wissen, dass Sie darauf vertrauen können, dass sie alle erforderlichen Zerkleinerungsverfahren befolgen. Stellen Sie sicher, dass Sie nach jedem Zerkleinerungsdienst ein Vernichtungszertifikat erhalten.

1. Mobiler Aktenvernichtungsservice

Dies ist die beliebteste (und sicherste) Option. Ein mobiler Zerkleinerungswagen kommt zu einem vorher festgelegten Zeitpunkt in Ihrem Unternehmen an. Mit einem mobilen Aktenvernichtungsdienst erleben sowohl Ihre Mitarbeiter als auch der Aktenvernichter die Vernichtung aller Akten. Sobald die Zerkleinerung abgeschlossen ist, erhalten Sie ein Vernichtungszertifikat.

1. Festplatte Zerstörung

Denken Sie daran, wenn Sie einen alten Computer loswerden, auf dem medizinische Daten gespeichert wurden, muss die Festplatte von einem Unternehmen, das zu diesem Verfahren in der Lage ist, physisch geschreddert werden.

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