Medical Record Shredding Guidelines for New York

dacă lucrați într-o profesie medicală, este important să știți cum să tratați informațiile confidențiale găsite în multe dosare medicale. Departamentul de sănătate și HIPAA de Stat din New York (Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate din 1996) au reguli stricte de păstrare, depozitare și mărunțire pentru aceste tipuri de documente identificabile personal.

păstrarea înregistrărilor medicale în New York

legile statului guvernează de obicei cât timp trebuie păstrate dosarele medicale. Cu toate acestea, HIPAA impune unei entități acoperite (de exemplu: un suport de facturare pentru medici) să păstreze documentația necesară timp de șase ani de la data creării sale sau de la data la care a fost ultima dată în vigoare, oricare dintre acestea este mai târziu.

cu toate acestea, Departamentul de sănătate al NYS solicită medicilor să păstreze înregistrări pentru toți pacienții adulți timp de 6 ani. Pacienții minori sunt ținuți timp de 6 ani și până la un an după ce minorul atinge vârsta de 18 ani (oricare dintre acestea este mai lungă). Pentru spitale, dosarele medicale trebuie păstrate timp de șase ani de la data externării. Înregistrările minore ale pacienților sunt păstrate la 6 ani de la data externării sau la 3 ani după ce pacientul atinge 18 ani (oricare dintre acestea este mai lungă). Înregistrările pentru pacienții decedați trebuie păstrate timp de 6 ani după deces.

este important să rețineți că legile statului depășesc cerințele HIPAA. Deci, dacă starea dvs. necesită o perioadă de păstrare mai lungă, asigurați-vă că respectați.

stocarea fișelor medicale

fișele medicale trebuie păstrate pentru o perioadă corectă de timp. Deci, unde puteți stoca fișele medicale până când acestea pot fi tăiate? Puteți crea o zonă de fișier inactiv sau un fișier electronic care stochează fișele medicale pentru perioada de așteptare necesară, dar trebuie să fie separat de alte informații de identificare personală și blocat sau criptat. Cu toate acestea, în cazul în care metri patrati este în scurt de aprovizionare, ar putea fi cel mai bine pentru a utiliza un serviciu de stocare de înregistrare.

indiferent de metoda pe care o preferați, trebuie să creați un jurnal care să indice ce fișiere au fost puse în stocare pe termen lung în așteptarea distrugerii și numai angajații certificați vor avea acces la acel depozit frigorific. Orice mișcare în sau în afara zonei de depozitare trebuie să fie documentată pe jurnal.

mărunțirea fișelor medicale din New York

HIPAA impune furnizorilor de asistență medicală să distrugă în mod regulat orice documente care conțin informații despre istoricul medical al unui pacient pentru a preveni furtul de identitate. Dacă colectați sau dețineți înregistrări medicale, orice copii de rezervă trebuie distruse în mod regulat.

deci, de unde știi ce să distrugi și ce este bine să arunci în coșul de gunoi? În conformitate cu legile HIPAA mărunțire, orice document care conține următoarele trebuie să fie distruse:

• numere de securitate socială
• nume și adrese
• date de naștere
• istoric Medical
• prescripții
• detalii test Medical
• înregistrări de vaccinare

este cel mai bine să presupunem că, dacă un document conține un nume și cel puțin o altă bucată de informații de identificare, acesta este acoperit de reguli HIPAA mărunțire.

procesul de distrugere a dosarelor medicale

acum, că aveți clar ce documente trebuie distruse, cum ar trebui să scăpați de ele? HIPAA prevede că fișierele trebuie să fie:

• tocat astfel hârtia nu poate fi pus cap la cap
• ars
• orice hard disk care conținea vreodată un fișier criptat trebuie să fie tocat

redactarea înregistrărilor nu este permisă, adică: nu puteți pur și simplu alb orice informații de identificare personală și aruncați fișierul în coșul de gunoi. Când vine vorba de mărunțirea fișelor medicale, aveți câteva opțiuni:

1. tocare internă

afacerea dvs. poate achiziționa și menține un tocător tăiat încrucișat care îndeplinește standardele stabilite în reglementările HIPAA. Cu toate acestea, răspunderea de a vă asigura că documentele distruse sunt eliminate în mod corespunzător și temeinic rămâne pe umerii dvs. În plus, achiziționarea și întreținerea echipamentelor necesare este o întreprindere costisitoare. Ca să nu mai vorbim de costurile forței de muncă adăugate asociate cu mărunțirea manuală a acestor documente.

1. ardere

nu există nicio îndoială că arderea distruge complet toate fișierele de hârtie. Cu toate acestea, utilizarea unui tocător vă permite să reciclați hârtia utilizată în bunuri de consum. Incineratoarele nu sunt o opțiune ecologică. Cu toate acestea, dacă mențineți unul în planta dvs., poate fi o opțiune economică.

1. companie de mărunțire în afara amplasamentului

când utilizați un serviciu de mărunțire în afara amplasamentului, angajații plasează documentele programate să fie distruse într-un coș blocat. Coșul este apoi preluat de un tehnician certificat și trimis la o unitate centrală pentru procesare. Selectarea companiei de mărunțire potrivită este importantă în acest caz. Vrei să știi că poți avea încredere în ei să urmeze toate procedurile de mărunțire necesare. Asigurați-vă că vă oferă un certificat de distrugere după fiecare serviciu de mărunțire.

1. serviciul de mărunțire a documentelor Mobile

aceasta este cea mai populară (și cea mai sigură) opțiune. Un camion de mărunțire mobil ajunge la afacerea dvs. la o oră pre-programată. Cu un serviciu de mărunțire mobil, personalul și reprezentantul shredder ambele martor distrugerea tuturor fișierelor. Odată ce mărunțirea este completă, vi se oferă un certificat de distrugere.

1. distrugerea hard disk-ului

amintiți-vă, dacă scăpați de un computer vechi care a fost folosit pentru a stoca date medicale, hard disk-ul trebuie să fie mărunțit fizic de o companie capabilă de această procedură.

accesibil & păstrarea sigură a înregistrărilor medicale& servicii de distrugere

ConfiData oferă stocarea înregistrărilor medicale, mărunțirea în afara amplasamentului, mărunțirea mobilă și distrugerea hard diskului servicii de care aveți nevoie pentru a rămâne conform sub un singur acoperiș. Noi servim toate din Centrul și nordul statului New York, inclusiv Utica, Syracuse, Binghamton, Albany, Watertown și mai mult. Dacă sunteți în căutarea unui partener all-in one de încredere pentru a vă menține afacerea conformă și sigură, ne-ar plăcea să discutăm! Sunați-ne la 1-800-627-4733 sau completați sau contactați formularul pentru a solicita o consultație inițială gratuită.