Medical Record Triturazione Linee guida per New York

Se si lavora in una professione medica, è importante sapere come trattare le informazioni riservate presenti in molte cartelle cliniche. Il New York State Department of Health e HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act del 1996) hanno rigorose linee guida di conservazione, conservazione e triturazione per questo tipo di documenti identificabili personalmente.

Conservazione delle cartelle cliniche a New York

Le leggi statali regolano in genere la durata della conservazione delle cartelle cliniche. Tuttavia, HIPAA richiede che un’entità coperta (es: un supporto di fatturazione medico) conservi la documentazione richiesta per sei anni dalla data della sua creazione o dalla data in cui è stata l’ultima in vigore, a seconda di quale sia successiva.

Il Dipartimento della Salute del NYS, tuttavia, richiede ai medici di conservare i record per tutti i pazienti adulti per 6 anni. I pazienti minori sono tenuti per 6 anni e fino a un anno dopo che il minore raggiunge l’età di 18 anni (a seconda di quale è più lungo). Per gli ospedali, le cartelle cliniche devono essere conservate per sei anni dalla data di dimissione. I registri dei pazienti minori sono conservati 6 anni dalla data di dimissione o 3 anni dopo che il paziente raggiunge i 18 anni (a seconda di quale è più lungo). I registri per i pazienti deceduti devono essere conservati per 6 anni dopo la morte.

È importante notare che le leggi statali sostituiscono i requisiti HIPAA. Quindi, se il tuo stato richiede un periodo di conservazione più lungo, assicurati di rispettare.

Conservazione delle cartelle cliniche

Le cartelle cliniche devono essere conservate per un discreto periodo di tempo. Quindi, dove è possibile memorizzare le cartelle cliniche fino a quando non sono in grado di essere brandello? È possibile creare un’area file inattiva o un file elettronico che memorizza le cartelle cliniche per il periodo di attesa richiesto, ma deve essere separato da altre informazioni di identificazione personale e bloccato o crittografato. Tuttavia, se la metratura scarseggia, potrebbe essere meglio utilizzare un servizio di archiviazione dei record.

Qualunque sia il metodo che preferisci, devi creare un log che indichi quali file sono stati inseriti in uno storage a lungo termine in attesa di distruzione e solo i dipendenti certificati avranno accesso a tale storage freddo. Qualsiasi movimento in entrata o in uscita dall’area di stoccaggio deve essere documentato sul registro.

Triturazione delle cartelle cliniche a New York

HIPAA richiede agli operatori sanitari di distruggere regolarmente qualsiasi documento contenente informazioni sulla storia medica di un paziente al fine di prevenire il furto di identità. Se si stanno raccogliendo o in possesso di cartelle cliniche, eventuali copie di ricambio devono essere distrutti su base regolare pure.

Quindi, come fai a sapere cosa distruggere e cosa è ok per gettare nella spazzatura? Secondo le leggi di triturazione HIPAA, qualsiasi documento che contiene quanto segue deve essere distrutto:

• Numeri di previdenza Sociale
• il Nome e gli Indirizzi
• data di nascita
• storia Medica
• Ricette
• test Medico dettagli
• record di Vaccinazione

è meglio supporre che se un documento contiene un nome e almeno un altro pezzo di informazioni di identificazione, è coperto da HIPAA triturazione regole.

Processo di distruzione della cartella clinica

Ora che sei chiaro su quali documenti devono essere distrutti, come dovresti liberartene? HIPAA stabilisce che i file devono essere:

• Tagliuzzato, quali la carta non può essere messo insieme
• Bruciato
• Qualsiasi disco rigido che mai contenuto di un file crittografato deve essere triturati

la Redazione di record non è consentito, vale a dire: non si può semplicemente bianco tutte le informazioni personali e lanciare il file nel cestino. Quando si tratta di triturazione cartelle cliniche, avete alcune opzioni:

1. Triturazione interna

La vostra azienda può acquistare e mantenere un trituratore cross-cut che soddisfa gli standard stabiliti nei regolamenti HIPAA. Tuttavia, la responsabilità di garantire che i documenti distrutti siano smaltiti correttamente e accuratamente rimane sulle tue spalle. Inoltre, acquistare e mantenere le attrezzature necessarie è un’impresa costosa. Per non parlare dei costi di manodopera aggiunti associati alla triturazione manuale di questi documenti.

1. Brucia

Non c’è dubbio che la masterizzazione distrugga completamente tutti i file cartacei. Tuttavia, utilizzando un trituratore consente di riciclare la carta usata in beni di consumo. Gli inceneritori non sono un’opzione ecologica. Tuttavia, se ne mantenete uno nel vostro impianto, potrebbe essere un’opzione economica.

1. Società di triturazione fuori sede

Quando si utilizza un servizio di triturazione off-site, i dipendenti posizionano i documenti programmati per essere distrutti in un cestino bloccato. Il bidone viene quindi prelevato da un tecnico certificato e inviato a una struttura centrale per la lavorazione. Selezionando la giusta azienda triturazione è importante in questo caso. Volete sapere che ci si può fidare di loro di seguire tutte le procedure di triturazione necessarie. Assicurati che ti forniscano un certificato di distruzione dopo ogni servizio di triturazione.

1. Servizio di triturazione di documenti mobili

Questa è l’opzione più popolare (e più sicura). Un camion triturazione mobile arriva al vostro business in un tempo pre-programmato. Con un servizio di triturazione mobile, il personale e il rappresentante trituratore sia testimoniare la distruzione di tutti i file. Una volta che la triturazione è completa si sono forniti con un certificato di distruzione.

1. Distruzione del disco rigido

Ricordate, se vi state liberando di un vecchio computer che è stato utilizzato per memorizzare i dati medici, il disco rigido deve essere fisicamente triturati da una società in grado di tale procedura.

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