Medical Record Shredding Guidelines for New York

jos työskentelet lääkärinä, on tärkeää tietää, miten käsitellä monissa potilastiedoissa olevia luottamuksellisia tietoja. New Yorkin State Department of Health and HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996) on tiukka säilyttäminen, varastointi, ja murskaamiseen ohjeet tämäntyyppisiä henkilökohtaisesti tunnistettavia asiakirjoja.

potilastietojen säilyttäminen New Yorkissa

osavaltion lait tyypillisesti määräävät, kuinka kauan potilastietoja on säilytettävä. HIPAA edellyttää kuitenkin, että sopimuksen piiriin kuuluva yksikkö (esim.lääkärilaskutusmedia) säilyttää vaaditut asiakirjat kuuden vuoden ajan sen perustamisesta tai päivästä, jona se viimeksi tuli voimaan, riippuen siitä, kumpi ajankohta on myöhäisempi.

NYS: n terveysministeriö kuitenkin edellyttää, että lääkärien on säilytettävä tiedot kaikista aikuispotilaista 6 vuoden ajan. Alaikäisiä potilaita pidetään 6 vuotta ja yhden vuoden ajan siitä, kun alaikäinen täyttää 18 vuotta (sen mukaan, kumpi on pidempi). Sairaaloiden potilastiedot on säilytettävä kuuden vuoden ajan kotiutuspäivästä. Vähäiset potilastiedot säilytetään 6 vuoden kuluttua kotiutuspäivästä tai 3 vuoden kuluttua siitä, kun potilas täyttää 18 vuotta (sen mukaan, kumpi on pidempi). Kuolleista potilaista on pidettävä kirjaa 6 vuotta kuoleman jälkeen.

on tärkeää huomata, että osavaltion lait syrjäyttävät HIPAA-vaatimukset. Joten jos tila vaatii pidemmän säilytysajan, muista noudattaa.

potilastietojen säilyttäminen

potilastietoja on säilytettävä kohtuullisen ajan. Joten missä voit tallentaa potilastietoja, kunnes ne voidaan silpputa? Voit luoda passiivisen tiedostoalueen tai sähköisen tiedoston, joka tallentaa potilastiedot vaaditun odotusajan ajaksi, mutta sen on oltava erillään muista henkilökohtaisesti tunnistettavista tiedoista ja lukittu tai salattu. Jos neliömateriaalista on kuitenkin pulaa, voi olla parasta käyttää tallennuspalvelua.

kumpi tahansa tapa haluat, sinun täytyy luoda loki, joka osoittaa, mitkä tiedostot on laitettu pitkäaikaiseen säilytykseen odottamaan tuhoamista ja vain sertifioiduilla työntekijöillä on pääsy kyseiseen kylmävarastoon. Kaikki siirrot varastoalueelle tai sieltä pois on kirjattava lokikirjaan.

New Yorkin potilastietojen silppuaminen

HIPAA edellyttää, että terveydenhuollon tarjoajat silpovat säännöllisesti kaikki asiakirjat, jotka sisältävät tietoja potilaan sairaushistoriasta identiteettivarkauden estämiseksi. Jos keräät tai säilytät potilastietoja, kaikki ylimääräiset kopiot on myös tuhottava säännöllisesti.

Joten mistä tietää, mitä silputa ja mitä on ok heittää roskiin? HIPAA: n silppulakien mukaan kaikki dokumentit, jotka sisältävät seuraavat asiat, on tuhottava.:

• sosiaaliturvatunnus
• nimi ja osoite
• syntymäaika
• sairaushistoria
• lääkemääräykset
• terveystestitiedot
• rokotustiedot

se on on parasta olettaa, että jos asiakirja sisältää nimen ja ainakin yhden muun tunnistetiedon, siihen sovelletaan HIPAA-Silppusääntöjä.

potilastietojen tuhoamisprosessi

nyt kun on selvää, mitkä asiakirjat pitää tuhota, miten niistä pitäisi päästä eroon? HIPAA määrää, että Tiedostojen on oltava:

• silputtu tällainen paperi ei voida koota yhteen
• poltettu
• mikä tahansa kiintolevy, joka koskaan sisälsi salatun tiedoston, on silputtu

tietueiden uudelleen muokkaaminen ei ole sallittua, eli: et voi yksinkertaisesti valkaista mitään henkilökohtaisesti tunnistettavia tietoja ja heittää tiedostoa roskakoriin. Kun se tulee murskaamiseen potilastiedot, sinulla on muutamia vaihtoehtoja:

1. sisäinen Silpputyö

yrityksesi voi ostaa ja ylläpitää ristikkäistä Silppuria, joka täyttää HIPAA-säädösten vaatimukset. Vastuu siitä, että tuhotut asiakirjat hävitetään asianmukaisesti ja perusteellisesti, on kuitenkin edelleen teidän harteillanne. Lisäksi tarvittavien laitteiden hankinta ja ylläpito on kallista puuhaa. Puhumattakaan ylimääräisistä työvoimakustannuksista, jotka liittyvät näiden asiakirjojen käsin silppuamiseen.

1. kirjoitetaan

ei ole epäilystäkään siitä, että polttaminen tuhoaa kaikki paperiset tiedostot täysin. Silppuria hyödyntämällä käytetyn paperin voi kuitenkin kierrättää kulutustavaroiksi. Jätteenpolttolaitokset eivät ole ympäristöystävällinen vaihtoehto. Jos kuitenkin säilytät sellaisen tehtaassasi, se voi olla taloudellinen vaihtoehto.

1. Off-Site Silppuyritys

kun käytät off-site silpputyöpalvelun työntekijät aseta asiakirjat suunniteltu tuhottavaksi lukittuun roskakoriin. Sitten sertifioitu teknikko noutaa roskiksen ja lähettää sen keskuslaitokseen käsiteltäväksi. Tässä tapauksessa on tärkeää valita oikea silppuyritys. Haluat tietää, että voit luottaa heidän noudattavan kaikkia vaadittuja murskausmenetelmiä. Varmista, että he antavat sinulle todistuksen tuhoamisesta jokaisen murskauspalvelun jälkeen.

1. Mobile Document Shredding Service

tämä on suosituin (ja turvallisin) vaihtoehto. Liikkuva silppuava kuorma saapuu yrityksesi ennalta sovittuun aikaan. Mobiili murskauspalvelu, henkilökunta ja silppuri edustaja molemmat todistavat tuhoaminen kaikki tiedostot. Kun silppuaminen on valmis, Sinulle toimitetaan Tuhoamistodistus.

1. kiintolevyn tuhoaminen

muista, että jos olet hankkiutumassa eroon vanhasta tietokoneesta, jota käytettiin terveystietojen tallentamiseen, kovalevy täytyy fyysisesti silputa yrityksellä, joka pystyy kyseiseen toimenpiteeseen.

Edullinen & turvallinen potilastietojen säilyttäminen & Tuhoamispalvelut

ConfiData tarjoaa potilastietojen säilytystä, off-site silpputyötä, mobiilisilpputyötä ja kiintolevyjen tuhoamispalveluja, jotka sinun on pidettävä vaatimustenmukaisina saman katon alla. Palvelemme kaikkia Keski-ja Pohjois-New York lukien Utica, Syracuse, Binghamton, Albany, Watertown ja enemmän. Jos etsit luotettavaa all-in one-kumppania pitämään yrityksesi vaatimustenmukaisena ja turvallisena, haluaisimme keskustella! Anna meille soittaa 1-800-627-4733 tai täytä tai yhteydenottolomake pyytää ilmainen ensimmäinen kuuleminen.