Todo el mundo en los negocios tiene que mantener registros. Normalmente, debe conservarlas durante 5 años después de la fecha límite habitual de presentación de la declaración de impuestos del 31 de enero, pero si se retrasa mucho en el envío de sus declaraciones, es posible que deba conservarlas más tiempo.
Un simple libro de caja de una sola entrada o una simple hoja de cálculo o sistema de contabilidad es suficiente para la mayoría de las pequeñas empresas. Debe mantenerse actualizado.
Tendrá que mantener toda la documentación necesaria para hacer una copia de seguridad de su libro de caja o registros informatizados. Esto incluye las facturas que paga y las copias de las facturas que envía a los clientes. Es sensato tener copias de seguridad y una copia impresa de la información esencial en caso de que sus registros informáticos se dañen o se pierdan.
El mantenimiento de registros es una parte esencial de estar en el negocio. Si los registros son deficientes, será muy difícil impugnar cualquier reclamación hecha por HM Revenue and Customs durante una investigación fiscal de que no ha incluido todos sus ingresos o ha hecho deducciones por gastos no comerciales.
Los registros precisos también hacen que sea mucho más fácil completar su declaración de impuestos de forma correcta y rápida.
Si está registrado con el IVA, existen requisitos más detallados para el mantenimiento de registros. Sería prudente seguir consejos en estas circunstancias.
Hay alguna guía sobre el mantenimiento de registros en el Gov.uk sitio web. A medida que la administración tributaria se mueve digital, es posible que deba considerar mantener sus registros utilizando un software de contabilidad que puede interactuar con HMRC a través de su cuenta fiscal digital.