Medical Record Shredding Guidelines for New York

se você trabalha em uma profissão médica, é importante saber como tratar as informações confidenciais encontradas em muitos registros médicos. O Departamento de Saúde e HIPAA do Estado de Nova York (Health Insurance Portability and Accountability Act de 1996) tem diretrizes rígidas de retenção, armazenamento e destruição para esse tipo de documentos pessoalmente identificáveis.

retenção de registros médicos em Nova York

as leis estaduais normalmente governam por quanto tempo os registros médicos precisam ser retidos. No entanto, a HIPAA exige que uma entidade coberta (ex: uma mídia de cobrança médica) mantenha a documentação necessária por seis anos a partir da data de sua criação ou da data em que foi a última em vigor, o que for posterior.

o Departamento de saúde do NYS, no entanto, exige que os médicos mantenham registros para qualquer paciente adulto por 6 anos. Os pacientes menores são mantidos por 6 anos e até um ano após o menor atingir a idade de 18 anos (o que for mais longo). Para hospitais, os registros médicos devem ser mantidos por seis anos a partir da data da alta. Os registros menores do paciente são mantidos 6 anos a partir da data da alta ou 3 anos após o paciente atingir 18 anos (o que for mais longo). Os registros para pacientes falecidos devem ser mantidos por 6 anos após a morte.

é importante notar que as leis estaduais superam os requisitos da HIPAA. Portanto, se o seu estado exigir um período de retenção mais longo, certifique-se de cumprir.

armazenar registros médicos

os registros médicos devem ser mantidos por um bom período de tempo. Então, onde você pode armazenar registros médicos até que eles possam ser destruídos? Você pode criar uma área de arquivo inativo ou arquivo eletrônico que armazena registros médicos para o período de espera necessário, mas deve ser separado de outras informações pessoalmente identificáveis e Bloqueado ou criptografado. No entanto, se a metragem quadrada estiver em falta, pode ser melhor utilizar um serviço de armazenamento de registros.

qualquer que seja o método que você preferir, você deve criar um log que indique quais arquivos foram colocados em armazenamento de longo prazo aguardando destruição e apenas funcionários certificados terão acesso a esse armazenamento a frio. Qualquer movimento dentro ou fora da área de armazenamento deve ser documentado no log.

a destruição de registros médicos em Nova York

a HIPAA exige que os profissionais de saúde destruam regularmente todos os documentos que contenham informações sobre o histórico médico de um paciente, a fim de evitar o roubo de identidade. Se você estiver coletando ou segurando registros médicos, quaisquer cópias sobressalentes também precisam ser destruídas regularmente.

então, como você sabe o que rasgar e o que é ok para jogar no lixo? De acordo com as leis de destruição da HIPAA, qualquer documento que contenha o seguinte precisa ser destruído:

• Números de Segurança Social
• Nome e Endereços
• datas de nascimento
• histórico Médico
• Receitas
• Medicina detalhes de teste
• registros de Vacinação

é melhor assumir que se um documento contém um nome e pelo menos um outro pedaço de informações de identificação, é coberto pela HIPAA de trituração de regras.

processo de destruição de registros médicos

agora que você está claro sobre quais documentos precisam ser destruídos, como você deve se livrar deles? HIPAA estipula que os arquivos devem ser:

• Desfiado, tais como as de papel não podem ser colocadas juntas
• Queimado
• Qualquer unidade de disco rígido que já continha um arquivo criptografado deve ser desfiado

Redação de registros não é permitido, ou seja: você não pode simplesmente branco quaisquer informações de identificação pessoal e jogue o arquivo para a lixeira. Quando se trata de destruição de registros médicos, você tem algumas opções:

1. Na Casa de Trituração

Sua empresa pode adquirir e manter um corte transversal de shredder que atenda os padrões estabelecidos nas normas da lei HIPAA. No entanto, a responsabilidade de garantir que os documentos destruídos sejam descartados de maneira adequada e completa permanece em seus ombros. Além disso, comprar e manter o equipamento necessário é um empreendimento caro. Sem mencionar os custos trabalhistas adicionais associados à destruição manual desses documentos.

1. queima

não há dúvida de que a queima destrói completamente todos os arquivos de papel. No entanto, a utilização de um triturador permite reciclar o papel usado em bens de consumo. Os incineradores não são uma opção ecológica. No entanto, se você manter um em sua planta, pode ser uma opção econômica.

1. Empresa de trituração fora do local

quando você utiliza um serviço de destruição fora do local, os funcionários colocam os documentos programados para serem destruídos em uma lixeira bloqueada. O escaninho é recolhido então por um técnico certificado e enviado a uma facilidade central para processar. Selecionar a empresa de trituração certa é importante neste caso. Você quer saber que pode confiar neles para seguir todos os procedimentos de trituração necessários. Certifique-se de que eles fornecem um certificado de destruição após cada serviço de trituração.

1. serviço de trituração de documentos móveis

esta é a opção mais popular (e mais segura). Um caminhão de trituração móvel chega ao seu negócio em um horário pré-programado. Com um serviço de trituração móvel, sua equipe e o representante do triturador testemunham a destruição de todos os arquivos. Assim que a trituração estiver concluída, você receberá um certificado de destruição.

1. Destruição do disco Rígido

Lembre-se, se você se livrar de um velho computador que foi usado para armazenar dados médicos, o disco rígido deve ser fisicamente picado por uma empresa capaz de procedimento.

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