każdy w biznesie musi prowadzić ewidencję. Musisz normalnie przechowywać je przez 5 lat po zwykłym terminie składania deklaracji podatkowych 31 stycznia, ale jeśli jesteś bardzo późno wysyłając swoje zwroty może trzeba zachować je dłużej.
dla większości małych firm wystarczy prosta książka gotówkowa z pojedynczym wpisem lub prosty komputerowy arkusz kalkulacyjny lub system księgowy. Musi być aktualizowany.
musisz zachować wszystkie niezbędne dokumenty, aby wykonać kopię zapasową książki gotówki lub skomputeryzowanych zapisów. Obejmuje to rachunki, które płacisz i kopie rachunków / faktur, które wysyłasz klientom. Rozsądne jest posiadanie kopii zapasowych i papierowej kopii istotnych informacji w przypadku uszkodzenia lub utraty skomputeryzowanych rekordów.
prowadzenie dokumentacji jest istotną częścią bycia w biznesie. Jeśli zapisy są słabe, bardzo trudno będzie zakwestionować wszelkie roszczenia zgłoszone przez HM Revenue and Customs podczas dochodzenia podatkowego, że nie uwzględniłeś wszystkich swoich dochodów lub dokonałeś odliczeń z tytułu wydatków innych niż wydatki biznesowe.
dokładne zapisy znacznie ułatwiają również prawidłowe i szybkie wypełnienie zeznania podatkowego.
jeśli jesteś zarejestrowanym podatnikiem VAT, istnieją bardziej szczegółowe wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji. Mądrze byłoby przyjąć Radę w takich okolicznościach.
jest kilka wskazówek dotyczących prowadzenia dokumentacji na Gov.uk strona internetowa. Ponieważ administracja podatkowa przenosi dane cyfrowe, może być konieczne rozważenie prowadzenia rejestrów za pomocą oprogramowania do księgowania, które może współpracować z HMRC za pośrednictwem cyfrowego konta podatkowego.