Medical Record Shredding Guidelines for New York

als u in een medisch beroep werkt, is het belangrijk om te weten hoe u de vertrouwelijke informatie in veel medische dossiers moet behandelen. De New York State Department of Health en HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act van 1996) hebben strikte retentie, opslag en versnipperen richtlijnen voor dit soort persoonlijk identificeerbare documenten.

medische dossiers bewaring in New York

staatswetten bepalen doorgaans hoe lang medische dossiers bewaard moeten worden. HIPAA vereist echter dat een gedekte entiteit (bijvoorbeeld een factureringsmedium voor artsen) de vereiste documentatie bewaart gedurende zes jaar vanaf de datum van oprichting of de datum waarop de documentatie voor het laatst van kracht was, afhankelijk van wat later is.

het Nys Department of Health vereist echter dat artsen gegevens van alle volwassen patiënten gedurende 6 jaar bewaren. Minor patiënten worden gehouden voor 6 jaar en tot een jaar nadat de minor de leeftijd van 18 bereikt (afhankelijk van wat langer is). Voor ziekenhuizen moeten medische dossiers worden bewaard gedurende zes jaar vanaf de datum van ontslag. Minder belangrijke patiëntendossiers worden bewaard 6 jaar vanaf de datum van ontslag of 3 jaar nadat de patiënt 18 jaar bereikt (afhankelijk van wat langer is). Gegevens van overleden patiënten moeten tot 6 jaar na overlijden worden bewaard.

het is belangrijk op te merken dat staatswetten de HIPAA-vereisten vervangen. Dus als uw staat vereist een langere bewaartermijn, moet u voldoen.

medische dossiers

medische dossiers moeten gedurende een redelijke periode worden bewaard. Waar kun je medische dossiers opslaan totdat ze kunnen worden versnipperd? U kunt een inactief bestand gebied of elektronisch bestand dat medische dossiers opslaat voor de vereiste wachttijd, maar het moet gescheiden zijn van andere persoonlijk identificeerbare informatie en vergrendeld of versleuteld. Echter, als vierkante meters schaars is, kan het het beste zijn om gebruik te maken van een record storage service.

welke methode u ook verkiest, u moet een logboek maken dat aangeeft welke bestanden in langdurige opslag zijn geplaatst in afwachting van vernietiging en alleen gecertificeerde werknemers zullen toegang hebben tot die koude opslag. Elke beweging in of uit de opslagruimte moet op het logboek worden gedocumenteerd.

het versnipperen van medische dossiers in New York

HIPAA vereist dat zorgverleners regelmatig alle documenten met informatie over de medische geschiedenis van een patiënt versnipperen om identiteitsdiefstal te voorkomen. Als u medische dossiers verzamelt of bewaart, moeten eventuele reservekopieën ook regelmatig worden vernietigd.

dus hoe weet u wat te versnipperen en wat is ok om in de prullenbak te gooien? Onder HIPAA shredding wetten, elk document dat de volgende bevat moet worden vernietigd:

• sofinummers
• naam en adres
• geboortedata
• medische voorgeschiedenis
• voorschriften
• medische testgegevens
• vaccinatiegegevens

er kan het beste worden aangenomen dat een document met een naam en ten minste één ander stuk identificatiegegevens onder de HIPAA-shredderregels valt.

proces voor de vernietiging van medische dossiers

Nu u duidelijk bent over welke documenten u moet vernietigen, hoe moet u ze verwijderen? HIPAA bepaalt dat de bestanden:

• versnipperd dergelijk papier kan niet worden samengevoegd
• gebrand
• elke harde schijf die ooit een versleuteld bestand bevat, moet worden versnipperd

records bewerken is niet toegestaan, dat wil zeggen: U kunt niet zomaar alle persoonlijk identificeerbare informatie wissen en het bestand in de prullenbak gooien. Als het gaat om het versnipperen van medische dossiers, heb je een paar opties:

1. Shredder in eigen huis

uw bedrijf kan een cross-cut shredder kopen en onderhouden die voldoet aan de normen die zijn uiteengezet in de HIPAA-regelgeving. Echter, de aansprakelijkheid van ervoor te zorgen vernietigde documenten worden goed en grondig verwijderd blijft op uw schouders. Bovendien is de aankoop en het onderhoud van de benodigde apparatuur een kostbare onderneming. Om nog maar te zwijgen van de extra arbeidskosten die gepaard gaan met het handmatig versnipperen van deze documenten.

1. branden

er is geen twijfel dat het branden volledig vernietigt alle papieren bestanden. Echter, met behulp van een shredder kunt u het gebruikte papier te recyclen in consumptiegoederen. Verbrandingsinstallaties zijn geen milieuvriendelijke optie. Als u er echter een in uw fabriek houdt, kan dit een voordelige optie zijn.

1. off-Site Shredder bedrijf

wanneer u gebruik maken van een off-site shredding dienst medewerkers plaats de documenten gepland te worden vernietigd in een gesloten bak. De bak wordt vervolgens opgehaald door een gecertificeerde technicus en naar een centrale faciliteit gestuurd voor verwerking. Het selecteren van de juiste shredder bedrijf is belangrijk in dit geval. Je wilt weten dat je erop kunt vertrouwen dat ze alle vereiste shredderprocedures volgen. Zorg ervoor dat ze u voorzien van een certificaat van vernietiging na elke shredder service.

1. mobiele Documentversnipperservice

Dit is de meest populaire (en veiligste) optie. Een mobiele shredder truck komt bij uw bedrijf op een vooraf geplande tijd. Met een mobiele shredder service, uw personeel en de shredder vertegenwoordiger beide getuige van de vernietiging van alle bestanden. Zodra de shredder is voltooid wordt u voorzien van een certificaat van vernietiging.

1. harde schijf vernietiging

vergeet niet, als je het wegwerken van een oude computer die werd gebruikt om medische gegevens op te slaan, moet de harde schijf fysiek worden versnipperd door een bedrijf dat in staat is om die procedure.

betaalbaar & veilig bewaren van medische dossiers & Vernietigingsservices

ConfiData biedt opslag van medische dossiers, off-site shredding, mobile shredding en vernietiging van harde schijven. Wij serveren alle van Centraal en Upstate New York, waaronder Utica, Syracuse, Binghamton, Albany, Watertown en nog veel meer. Als u op zoek bent naar een betrouwbare alles-in-één partner om uw bedrijf compliant en veilig te houden, zouden we graag chatten! Bel ons op 1-800-627-4733 of vul of contactformulier in om een gratis eerste consult aan te vragen.