Retningslinjer for Makulering Av Medisinske Journaler For New York

hvis du jobber i et medisinsk yrke, er det viktig å vite hvordan du behandler konfidensiell informasjon som finnes i mange medisinske journaler. New York State Department Of Health AND HIPAA (Health Insurance Portability And Accountability Act Of 1996) har strenge retningslinjer for oppbevaring, lagring og makulering for denne typen personlig identifiserbare dokumenter.

Oppbevaring Av Medisinske Journaler I New York

Statlige lover regulerer vanligvis hvor lenge medisinske journaler må beholdes. HIPAA krever imidlertid at en dekket enhet (f. eks. et faktureringsmedium for leger) beholder den nødvendige dokumentasjonen i seks år fra datoen for opprettelsen eller datoen da DEN sist trådte i kraft, avhengig av hva som skjer senere.

NYS Department Of Health krever imidlertid at leger skal beholde poster for alle voksne pasienter i 6 år. Mindre pasienter holdes i 6 år og inntil ett år etter at den mindreårige fyller 18 år (avhengig av hva som er lengst). For sykehus må medisinske journaler oppbevares i seks år fra utløpsdato. Mindre pasientjournaler oppbevares 6 år fra utskrivningsdato eller 3 år etter at pasienten har fylt 18 år (avhengig av hva som er lengst). Journaler for avdøde pasienter må oppbevares i 6 år etter døden.

Det er viktig å merke Seg At Statlige lover supercede HIPAA krav. Så hvis staten krever en lengre oppbevaringsperiode, sørg for å overholde.

Lagring Av Medisinske Journaler

Medisinske journaler må oppbevares i god tid. Så hvor kan du lagre medisinske poster til de er i stand til å bli makulert? Du kan opprette et inaktivt filområde eller elektronisk fil som lagrer medisinske journaler i den nødvendige ventetiden, men den må være skilt fra annen personlig identifiserbar informasjon og låst eller kryptert. Men hvis arealet er mangelvare, kan det være best å bruke en post lagringstjeneste.

Uansett hvilken metode du foretrekker, må du opprette en logg som angir hvilke filer som er lagt inn i langtidslagring og venter på ødeleggelse, og bare sertifiserte ansatte vil ha tilgang til det kjølelageret. Enhver bevegelse inn eller ut av lagringsområdet må dokumenteres på loggen.

Makulering Av Medisinske Journaler i New York

HIPAA krever at helsepersonell regelmessig makulerer dokumenter som inneholder informasjon om pasientens medisinske historie for å forhindre identitetstyveri. Hvis du samler inn eller holder medisinske poster, må noen ekstra kopier bli ødelagt på en jevnlig basis også.

så hvordan vet du hva du skal makulere og hva som er ok å kaste i søpla? UNDER HIPAA shredding lover, ethvert dokument som inneholder følgende må ødelegges:

• Personnummer
• Navn Og Adresser
• Fødselsdatoer
• Medisinsk historie
• Medisinske testdetaljer
• Vaksinasjonsopptegnelser

Det er best å anta at hvis et dokument inneholder et navn og minst en annen del av identifiserende Informasjon, Er Det Dekket Av Hipaa Shredding Regler.

Medisinsk Rekord Destruksjonsprosess

nå som du er klar på hvilke dokumenter som må ødelegges, hvordan skal du bli kvitt dem? HIPAA fastsetter at filene må være:

• Makulert slik at papiret ikke kan syes sammen
• Brent
• enhver harddisk som noen gang inneholdt en kryptert fil, må makuleres

Det Er ikke tillatt Å Redigere poster, dvs.: du kan ikke bare hvite ut personlig identifiserbar informasjon og kaste filen i papirkurven. Når det gjelder shredding medisinske poster, har du noen alternativer:

1. In-House Shredding

bedriften din kan kjøpe og vedlikeholde en makuleringsmaskin som oppfyller STANDARDENE i HIPAA-forskriftene. Men ansvaret for å sikre ødelagte dokumenter er riktig og grundig avhendes restene på skuldrene. Videre er innkjøp og vedlikehold av nødvendig utstyr et kostbart foretak. For ikke å nevne de ekstra lønnskostnadene knyttet til manuell makulering av disse dokumentene.

1. Brennende

det er ingen tvil om at brenning ødelegger alle papirfiler helt. Ved å bruke en shredder kan du imidlertid resirkulere det brukte papiret til forbruksvarer. Forbrenningsovner er ikke et miljøvennlig alternativ. Men hvis du opprettholder en i anlegget ditt, kan det være et økonomisk alternativ.

1. Off-Site Shredding Selskap

når du bruker en off-site shredding service ansatte plassere dokumentene planlagt å bli ødelagt i en låst bin. Beholderen hentes deretter av en sertifisert tekniker og sendes til et sentralt anlegg for behandling. Velge riktig shredding selskapet er viktig i dette tilfellet. Du vil vite at du kan stole på dem til å følge alle nødvendige shredding prosedyrer. Pass på at de gir deg Et Sertifikat For Ødeleggelse etter hver shredding service.

1. Mobile Dokument Shredding Service

dette er det mest populære (og sikreste) alternativet. En mobil shredding lastebil kommer til din bedrift på en pre-planlagt tid. Med en mobil shredding tjeneste, både ansatte og shredder representant vitne til ødeleggelse av alle filer. Når shredding er fullført du er utstyrt med Et Sertifikat For Ødeleggelse.

1. Harddisk Ødeleggelse

Husk at hvis du blir kvitt en gammel datamaskin som ble brukt til å lagre medisinske data, må harddisken fysisk makuleres av et selskap som er i stand til denne prosedyren.

Rimelig & Sikker Journaloppbevaring & Destruksjonstjenester

ConfiData tilbyr journaloppbevaring, off-site shredding, mobil shredding og destruksjon av harddisker du trenger for å være kompatibel under ett tak. Vi serverer Alle Sentrale Og Upstate New York inkludert Utica, Syracuse, Binghamton, Albany, Watertown og mer. Hvis du er ute etter en pålitelig alt-i-ett-partner for å holde virksomheten din kompatibel og sikker, vil vi gjerne chatte! Ring oss på 1-800-627-4733 eller fyll ut eller kontaktskjema for å be om en gratis første konsultasjon.