Deberes y Responsabilidades de Administración de Estratos en Australia

De acuerdo con la Ley de Agentes de Propiedad, Acciones y Negocios de 2002 (NSW), un gerente de estratos es una persona que, por alguna recompensa, lleva a cabo varias funciones de corporación de propietarios descritas en la Ley. Los administradores de estratos se confunden comúnmente con los administradores de propiedades. Sin embargo, los administradores de estratos no alquilan ni venden propiedades.

Un administrador de estratos, también llamado gerente corporativo, gerente de corporación de propietarios o agente de administración de estratos, está a cargo de un grupo o bloque de propiedades de propiedad conjunta. El gerente se asegura de que el edificio esté asegurado, cumpla con las leyes locales y se mantenga, y se asegura de que la administración de las propiedades esté actualizada y sea precisa. Para entender mejor los deberes de un administrador de estratos, necesitamos debajo de lo que es «estratos».

¿Qué es un estrato?

Estratos, también conocido popularmente como un esquema de estratos o un título de estratos, es un esquema que permite la propiedad parcial de la propiedad o un «lote». El lote puede ser una unidad, un apartamento completo o una casa adosada.

Además de ser propietario del lote, el propietario comparte la propiedad común que incluye entradas de vehículos, ascensores, parques, jardines y piscinas con el resto de los propietarios del lote. Al comprar una unidad de estratos, usted compra en una comunidad.

You are, therefore, required to observe the duties and responsibilities that could include:

– Estacionar solo en su área de estacionamiento
– Administrar a su mascota adecuadamente
– Asegurarse de que sus invitados actúen de acuerdo con las reglas de la corporación de propietarios o de la corporación corporal
– Observar las regulaciones de ruido
– No dañar ni ensuciar la propiedad común
– Obtener las aprobaciones necesarias si tiene la intención de hacer cambios en su unidad (incluida su fachada)

Todos los propietarios de lotes conforman la corporación de propietarios y designan a un gerente de strata para supervisar el mantenimiento y la integridad financiera del grupo de propiedades en nombre de los propietarios.

La historia del Título de Estratos

Este es un sistema de títulos de propiedad que comenzó en Gales, Australia, y que con el tiempo se ha acuñado en todo el mundo. El concepto de estratos se introdujo hace solo 50 años, y a partir de ahora, hay más de 200,000 esquemas de estratos que comprenden más de dos millones de lotes en toda Australia.

En el pasado, los planes de vida comunal caían bajo el título de empresa, y un comprador potencial tenía que comprar acciones de esa empresa para vivir en la propiedad. El inconveniente de este acuerdo es que el comprador no recibió la plena propiedad de la propiedad. En consecuencia, a esos compradores les resultaba difícil obtener préstamos de instituciones financieras.

En 1961, el Gobierno de Nueva Gales del Sur creó un sistema para propiedades tituladas de estratos en la Ley de Traspaso. Esto se ha replicado en otras regiones del mundo, incluidos países como Nueva Zelanda, Sudáfrica, Canadá, Singapur, Malasia y los Emiratos Árabes Unidos.

En Australia, otras jurisdicciones han seguido Nueva Gales del Sur y aprobado sus propias leyes de estratos. Esto ha llevado a la expansión de la aplicación de títulos de estratos de esquemas residenciales a configuraciones comerciales, resorts y minoristas. Sin embargo, el concepto sigue siendo el mismo, es decir, la propiedad parcial de los esquemas junto con la propiedad compartida de las áreas comunes, todas las cuales son administradas por administradores de estratos.

Deberes y responsabilidades de un Administrador de Estratos

Un administrador de estratos supervisa la administración diaria de las propiedades de estratos y es designado por los propietarios como colectivo. Dependiendo de la complejidad y el tamaño de la propiedad, los propietarios pueden decidir tener más de un administrador. Los administradores de Estratos tienen sistemas, procesos bien diseñados y experiencia que los colocan en una mejor posición para llevar a cabo sus funciones que los propios propietarios.

La relación entre la corporación strata y el gerente se rige por el contrato entre ellos, así como las funciones que debe desempeñar. Sin embargo, un administrador de estratos proporciona sus servicios a toda la corporación y no a los propietarios de lotes individuales.
Ofrecen asesoramiento sobre la administración de la propiedad común y se les confían las siguientes tareas y responsabilidades:

Mantenimiento de la propiedad

El administrador de estratos tiene un papel cada vez mayor de garantizar que las personas que ocupan una propiedad de estratos vivan cómodamente. Sin embargo, a veces es difícil para los propietarios de lotes diferenciar entre la propiedad común y lo que está en su lote.

El administrador de estratos, con la aprobación del comité, obtiene cotizaciones de contratistas como constructores, jardineros, limpiadores y otros en relación con el mantenimiento de la propiedad común. De hecho, son los primeros en ser contactados si la construcción de estratos requiere reparaciones urgentes. En algunos casos, un administrador de estratos tiene el mandato de aprobar decisiones de mantenimiento menores en nombre del consejo de estratos sin aprobación previa.

Mantener la Custodia de los Registros y Actualizarlos

Aunque es deber de la corporación de propietarios mantener registros de estratos actualizados, en la mayoría de los casos este deber se delega a un gerente de estratos. La Sección 180 de la Ley de Administración de Esquemas de Estratos de 2015 (NSW) y las Regulaciones de Administración de Esquemas de Estratos de 2016 (NSW) requieren que los propietarios de estratos conserven los siguientes documentos por no menos de siete años:

– Copias de toda la correspondencia enviada o recibida por la corporación;
– Avisos de reuniones de comités de estratos;
– Las actas de cada reunión de estratos junto con las mociones aprobadas y las agendas discutidas;
– Documentos de votación relacionados con mociones para la aprobación de resoluciones o el comité de estratos;
– Representantes que se entregan al consejo de estratos. En este caso, el año 7 comienza cuando expira un proxy;
– El acuerdo firmado entre la corporación del propietario y el administrador de estratos; y
– Registra que el administrador de estratos entrega a la corporación del propietario.

En el caso de los votos electrónicos, los papeles deben conservarse durante al menos 13 meses, especialmente si se refieren a votaciones secretas, un comité de renovación de estratos u otras decisiones relacionadas con la Parte 10 de la Ley de Esquemas de Estratos.

La administración de Estratos debe presentar estos registros a cualquier acreedor hipotecario o propietario que solicite inspeccionarlos con la condición de que paguen la tarifa prescrita.

Anteriormente, algunos de los registros anteriores solo debían conservarse durante 5 años.

Gestión Financiera e Impuestos

Al igual que cualquier propietario de una propiedad, un esquema de estratos es responsable de cosas tales como el seguro del edificio (no del contenido) de la propiedad, el pago de las facturas de servicios públicos que afectan a la propiedad común y la realización de reparaciones y mantenimiento periódicos. Para cubrir los costos de estos gastos, la corporación de propietarios debe crear un fondo administrativo y un fondo de amortización para recaudar impuestos de los propietarios. Si bien el fondo administrativo se utiliza para gastos operacionales cotidianos, el fondo de amortización se necesita para gastos futuros relacionados con el capital.

El administrador de estratos prepara presupuestos y los presenta al comité de la corporación de propietarios para la revisión y aprobación necesarias. Él o ella se asegura de que cualquier dinero que la corporación adeuda y se adeuda se pague a tiempo, incluidos los gravámenes del propietario de la propiedad. También supervisará las facturas y realizará los pagos de manera oportuna.

Administración Y Organización de Reuniones

El administrador de strata es responsable de comunicarse con los propietarios sobre cuestiones de mantenimiento de la propiedad, impuestos periódicos, avisos para reuniones y cualquier otra información general sobre la propiedad de strata. Él o ella maneja cualquier correspondencia con respecto a la propiedad en sí, como las consultas planteadas por el inquilino que se dirigen al propietario. También se encarga de cualquier consulta de posibles compradores de propiedades.

Además de asegurarse de que la propiedad de strata esté asegurada, el gerente es responsable de manejar cualquier reclamo de seguro y supervisa la recepción de fondos. Archivará todos los registros. A solicitud, el gerente puede ser requerido para presidir las juntas generales de la corporación. En algunos casos, se podría pedir al gerente de estratos que proporcione actas de las reuniones al comité de la corporación de propietarios.

Relaciones Interpersonales e Intercambio de Información

En la mayoría de los casos, los gerentes de estratos son responsables de garantizar que haya armonía entre todos los propietarios. Esto implica que tienen que llevar a cabo tareas tales como:

– Comunicar claramente las reglas que rigen la propiedad a los residentes y hacer cumplir las reglas. Un administrador de estratos también enmendará estos estatutos cuando sea necesario. Esto debe hacerse en interés de la corporación de propietarios y con el único propósito de mejorar la cohesión social de los propietarios.
– Mediar en disputas entre los propietarios de los lotes de manera imparcial. Los gerentes podrían estar involucrados en disputas por ruido, estacionamiento incorrecto y mascotas. También ofrecen sugerencias sobre cómo se puede mejorar la armonía del esquema de estratos.
– Los gerentes de Estratos son responsables de la organización de eventos y ocasiones sociales donde pueden obtener comentarios de los residentes sobre cómo pueden mejorar sus servicios.

La dirección de estratos es responsable de la creación de juntas generales anuales, reuniones de comités ejecutivos en las que se nombra a los titulares de cargos y juntas generales.

Garantizar el Cumplimiento De los Requisitos de Construcción y Seguridad

No importa el tamaño de la propiedad de strata, Australia tiene muchas leyes y regulaciones que los propietarios de strata deben cumplir. Estas incluyen certificaciones de seguridad de ascensores y contra incendios. Es el deber del administrador de strata investigar proactivamente las leyes y regulaciones aplicables en la jurisdicción pertinente para garantizar que la propiedad de strata cumpla y siga cumpliendo. Junto con el comité de estratos, un administrador de estratos debe facilitar las evaluaciones necesarias y garantizar que los servicios necesarios estén disponibles para los residentes.

Mantener El Rollo de Estratos

La corporación del propietario está obligada a preparar un rollo de estratos que en la mayoría de los casos se mantiene bajo la custodia del gerente de estratos. Un rollo de strata tiene el único propósito de entregar notificaciones y debe contener:

– El nombre completo, la dirección postal, el correo electrónico y el número de teléfono del propietario o administrador de la propiedad; y
– Los nombres completos, direcciones, correos electrónicos y números de teléfono de los inquilinos.

El administrador de strata luego registra el número de plano de strata, la dirección del edificio, los estatutos de strata, los nombres del propietario original junto con una dirección australiana y los derechos totales de la unidad.

Aunque la administración de strata es responsable de los deberes anteriores, el comité de corporaciones de propietarios o consejo de strata es responsable y rinde cuentas a los propietarios de los lotes. Es responsabilidad del comité o consejo asegurarse de que la gerencia de estratos realice sus funciones y emplee a otro gerente en caso de que el equipo de administración actual falle.

¿Qué No Puede Hacer Un Gestor De Estratos?

Los administradores de estratos son responsables ante el consejo de estratos y no tienen autoridad por sí mismos (a menos que se prescriba por escrito). Por esta razón, la administración de estratos no debe celebrar ni rescindir contratos, emitir avisos de incumplimiento a los contratistas ni aprobar gastos no rutinarios sin la aprobación del consejo.

Los gerentes de Estratos no pueden dar asesoramiento legal, pero pueden ofrecer información general basada en sus habilidades y experiencia. Un administrador de estratos profesional debe sugerir que se obtenga una opinión legal en caso de que el comité o consejo de propietarios tenga alguna duda sobre un tema que requiera asesoramiento especializado.

Dado que el gerente no es un constructor o gerente de proyecto calificado, es poco probable que un gerente de estratos brinde consejos específicos cuando se trata del mantenimiento de la propiedad. Un administrador de estratos ideal sugiere que un experto supervise cualquier trabajo de mantenimiento y proporcione informes periódicos sobre cualquier requisito de mantenimiento para que el comité o el consejo pueda tomar una decisión informada.

Un administrador de estratos no debe agregar mociones no estándar en el orden del día de ninguna reunión sin la aprobación del consejo. Tales mociones no autorizadas podrían incluir una moción para renovar el contrato del gerente. Esto lo decidiría el comité.

Administrador de Estratos Vs Administrador de propiedades

Un administrador de propiedades lleva a cabo sus tareas en nombre de un solo propietario. Cobra alquileres, organiza el mantenimiento de la propiedad, paga los gastos y administra el arrendamiento de la propiedad. Aunque un administrador de strata mantiene la propiedad de strata, también puede proporcionar una gama más amplia de servicios que incluyen, entre otros, representar a los propietarios y sus agentes colectivamente. Una compañía de administración de strata realiza sus tareas con el mejor interés de la propiedad en mente para hacer que la vida de strata sea agradable y rentable. Los administradores de estratos prestan sus servicios a múltiples propietarios bajo el mismo esquema de estratos.

Reflexiones finales sobre la Posición del Administrador de Estratos

Los miembros del Consejo y los titulares de títulos de estratos no son necesariamente expertos de estratos. Por lo tanto, confían en gran medida en los buenos consejos y sugerencias de expertos del administrador de estratos en la administración de su propiedad. Sin embargo, el administrador de estratos es tan bueno como los propietarios que representan. Cuanto más proactivos sean los propietarios, más tareas podrían delegar al administrador de estratos. Esto conducirá a un resultado eficaz para todos.

La tecnología y la vida moderna han hecho que la posición del administrador de estratos se vuelva compleja con el tiempo. El administrador de estratos moderno debe ocuparse de edificios con múltiples características y administrar proyectos de construcción que antes no podían manejar. Con esto en mente, es aconsejable que un gerente de estratos se someta a una formación continua. Obtener certificaciones y acreditaciones apropiadas y adecuadas de Strata Community Australia es altamente recomendable.