Technique de forage

Cet article explique la technique de forage de manière pratique. Après avoir lu cet article, vous comprendrez les bases de cet outil puissant pour la résolution de problèmes.

Quelle est la technique de forage vers le bas?

La technique d’analyse descendante est une méthode permettant de mieux comprendre les causes profondes d’un problème au sein d’un département ou d’une région. Une fois que les causes profondes sont connues, un plan plus vaste peut être conçu pour résoudre le problème.

Un examen approfondi n’est pas la même chose qu’un diagnostic, mais plutôt un examen général large et approfondi. De plus, la technique n’est pas utilisée pour découvrir les causes de tous les problèmes, mais seulement les 20% des causes derrière 80% des effets. C’est un principe de l’analyse de Pareto.

Lorsqu’un problème majeur survient avec des conséquences potentiellement majeures, l’une des meilleures choses à faire est de diviser le problème en plusieurs composants jusqu’à ce que le problème soit résolu. Cela peut être fait avec la technique de forage vers le bas. En divisant un processus plus grand en morceaux plus petits, un aperçu est créé et le problème peut être résolu étape par étape.

Un forage vers le bas est exécuté en suivant plusieurs étapes. Ces étapes seront expliquées plus en détail dans cet article. En plus de la vaste recherche, deux étapes visant à la conception et à la mise en œuvre de la solution sont également réalisées. Le processus complet ne devrait pas prendre plus de quatre heures, selon l’ampleur du problème. Il est très important que les étapes soient effectuées séparément et indépendamment.

Méthode de la technique d’exploration

La technique commence par un tableau décrivant le problème principal dans la colonne la plus à gauche. Les facteurs et les causes qui créent ce problème sont ensuite décrits juste à côté dans la deuxième colonne. L’idée est de « percer » jusqu’à ce que les causes réelles du problème soient identifiées. Des solutions sont ensuite construites en fonction de ces causes.

L’idée ici est qu’il est plus facile de gérer une mauvaise gestion du temps qu’un service client de mauvaise qualité en général. En outre, d’autres causes de mauvais service à la clientèle sont également discutées.

Étape 1: Notez le problème le plus important

Le but de la première étape est de faire l’inventaire de tous les problèmes de base. Soyez précis à ce sujet et ne généralisez pas et n’utilisez pas de pluriels tels que « nous » et « ils ». Mentionnez également les noms des personnes touchées par le problème. C’est le seul moyen de travailler efficacement sur des solutions.

Chaque individu connecté de quelque manière que ce soit au problème en question participe à cet exercice. Vous en bénéficierez car ils apportent chacun leur propre point de vue à la table de remue-méninges. Ne vous concentrez pas sur un événement rare ou des problèmes triviaux. Ne vous concentrez pas non plus sur la poursuite d’une perfection irréaliste.

Laissez la recherche de solutions aux étapes suivantes. Dans un premier temps, il est particulièrement important que les problèmes soient résumés.

Étape 2: Identifier les causes des problèmes

Dans la deuxième étape, les raisons les plus profondément enracinées à l’origine des problèmes sont identifiées. Souvent, des problèmes surviennent dans différents départements parce qu’on ne sait pas qui est responsable ou parce que quelqu’un ne rend pas compte de ses responsabilités. Les causes directes doivent être distinguées des causes sous-jacentes.

Pour trouver la cause profonde d’un problème, la méthode Five Times Why peut être utilisée, par exemple. Voici un exemple ::

• Problème : L’équipe du projet fait trop souvent des heures supplémentaires et risque de s’épuiser
• Pourquoi ? Il n’y a pas assez de capacité pour répondre aux demandes de l’équipe
• Pourquoi ? Parce que de nouvelles responsabilités ont été ajoutées sans ressources supplémentaires
• Pourquoi? Parce que le manager n’a pas correctement estimé la quantité de travail avant de prendre la responsabilité
• Pourquoi? Parce que le gestionnaire est incapable d’anticiper les problèmes et de faire des plans

Les personnes pertinentes ne doivent pas être laissées de côté lors de l’exécution de cette technique d’exploration. En même temps, rappelez-vous que les gens ont tendance à répondre de manière défensive aux critiques. C’est le travail du manager de découvrir la vérité et de trouver une bonne solution. En pratique, cela peut signifier que des personnes doivent être formées, déplacées ou même licenciées.

Après cette étape, faites une courte pause, puis commencez à élaborer un plan.

Étape 3: Faire un plan

La troisième étape consiste à élaborer un plan qui s’attaque aux causes profondes d’un problème. Un tel plan de mise en œuvre fonctionne comme un script: tout ce qui doit être fait et par qui est visualisé et enregistré. La gestion des risques joue également un rôle important à cet égard. La probabilité d’atteindre les objectifs est établie en fonction des coûts et des risques. Le plan doit comprendre au moins:

• Un calendrier
• Tâches et responsabilités spécifiques
• Variables de mesure
• Résultats

Étape 4: Mettre en œuvre le plan

Exécuter le plan de mise en œuvre établi et être transparent dans la documentation des progrès. Rapport au moins une fois par mois sur les progrès réels et les attentes pour la période à venir.

Technique de forage en combinaison avec d’autres méthodes

La technique de forage s’adapte parfaitement à d’autres formes et méthodes de résolution de problèmes. La méthode la plus proche est l’analyse 5-Pourquoi. Les deux méthodes visent à aller au cœur d’un problème au lieu de résoudre d’abord toutes sortes d’autres problèmes.

Aucune des deux méthodes ne fournit un moyen rapide d’obtenir une solution, mais ce n’est pas la solution à rechercher de toute façon. Au lieu de cela, il est beaucoup plus logique d’avoir une compréhension claire des aspects situationnels de faire des affaires.

Il est très important que tout le monde dans une entreprise soit sur la même longueur d’onde lorsqu’il s’agit d’utiliser la technique du Drill Down. La méthode ne sera pas efficace de manière optimale au sein de l’entreprise si seule une petite partie de l’équipe utilise la méthode.

Prenez le temps d’enseigner à tout le monde comment aller à la racine d’un problème en zoomant avec la technique Drill Down. Comme indiqué, la technique de forage vers le bas ne résout pas automatiquement les problèmes, mais lorsqu’elle est utilisée correctement, elle peut certainement aider à avancer.

Technique d’exploration: pièges dans la résolution de problèmes générale

La résolution de problèmes n’est pas obtenue en utilisant simplement des méthodes et des cadres et en les suivant aveuglément. C’est une discipline très large dans laquelle se produisent divers effets qui peuvent entraver le chemin de la solution. En général, la résolution de problèmes et la recherche, il y a les pièges suivants à surveiller.

Biais de confirmation

Le biais de confirmation est la tendance des personnes à rechercher ou à interpréter des informations de manière à confirmer les connaissances, les valeurs ou les croyances antérieures d’une personne. Il s’agit d’un type de biais important qui a un effet significatif sur les performances efficaces des méthodes de résolution de problèmes telles que la technique d’exploration.

Les gens montrent ce biais lorsqu’ils recueillent ou se souviennent des informations et les interprètent de manière biaisée. Par exemple, un membre de l’équipe peut choisir des informations tout en se préparant à une nouvelle tâche qui soutiennent ses croyances et ignorer ce qui ne le soutient pas. Cet effet est plus fort lorsque les gens envisagent les résultats souhaités, lorsqu’un problème est émotionnellement chargé et pour des croyances profondément ancrées.

Attentes perceptives

Une attente perceptuelle en psychologie est également appelée ensemble. Un ensemble est un groupe d’attentes qui façonnent une expérience spécifique en rendant les gens sensibles à certains types d’informations. C’est la disposition ou l’habitude de percevoir les choses d’une certaine manière.

Ceci a été démontré dans une expérience d’Abraham Luchins dans les années 1940. Dans cette expérience, les participants ont été invités à remplir un pichet avec une quantité spécifique d’eau à l’aide de seulement trois autres pichets de capacités différentes.

Après que Luchins a donné aux participants ce problème qui pouvait être résolu par une technique simple, il leur a donné de nouvelles missions pour d’autres lanceurs. Ce nouveau problème pourrait être résolu par la même méthode, ou par une méthode plus récente et plus simple.

Luchins a constaté que beaucoup de ses participants avaient tendance à utiliser la même ancienne technique, malgré la possibilité d’une meilleure méthode. Ainsi, l’ensemble mental décrit la tendance d’une personne à résoudre les problèmes d’une manière qui a déjà fait ses preuves.

Comme dans l’expérience de Luchins, choisir une méthode qui a fonctionné dans le passé n’est parfois plus suffisant ou optimal pour le nouveau problème. Par conséquent, il est nécessaire que les gens transcendent leur ensemble mental.

Fixation fonctionnelle

La fixation fonctionnelle est un biais cognitif qui limite une personne à utiliser ou à accéder à un objet uniquement tel qu’il est traditionnellement utilisé. Cette fixation se produit également lors de la résolution d’un problème par la technique de forage. Le concept de fixation fonctionnelle découle du mouvement psychologique Gestalt.

Ce mouvement met l’accent sur le traitement holistique. Karl Duncker a défini la fixation fonctionnelle comme un bloc mental contre l’utilisation d’un objet d’une nouvelle manière nécessaire pour résoudre un problème. Ce bloc limite la capacité d’un individu à accomplir une tâche ou à résoudre un problème, car il ne regarde pas au-delà de l’objectif initial des composants de la solution.

La fixation fonctionnelle est l’incapacité de voir, par exemple, l’utilisation d’un marteau comme autre chose que pour frapper des clous.

Limitations inutiles

Les limitations inutiles – ou contraintes, sont un obstacle qui se produit lorsque les gens fixent inconsciemment des limites à la tâche à accomplir. Un exemple bien connu de ceci est le problème ponctuel. Dans cette affectation, neuf points sont disposés dans un carré de trois par trois.

La tâche consiste à ne pas tracer plus de quatre lignes, sans retirer le stylo ou le crayon du papier, pour relier tous les points. Dans l’esprit des gens qui n’ont jamais vu ce problème auparavant, on pense probablement que la ligne ne sort pas du carré des points. Les restrictions inutiles dans ce cas consistent littéralement à penser « en dehors des sentiers battus ».

Le terme état d’esprit de groupe est également lié à des restrictions inutiles. La pensée de groupe, ou l’adoption de la mentalité des membres du groupe, se produit lorsque les membres de l’équipe commencent à penser la même chose. Ceci est courant, mais garantit également que les gens mettent plus de temps à commencer à penser « en dehors des sentiers battus ».

Informations non pertinentes

Les informations non pertinentes sont des informations présentées dans le contexte d’un problème mais sans rapport avec le problème spécifique. Dans le contexte du problème, les informations non pertinentes n’ont aucune influence sur la résolution ou non du problème. En fait, les informations non pertinentes nuisent souvent au processus de résolution de problèmes. Les informations non pertinentes sont un problème commun avec lequel les gens luttent. C’est principalement parce que les gens ne sont pas conscients de l’existence d’informations non pertinentes.

L’une des raisons pour lesquelles les informations non pertinentes sont si efficaces pour empêcher les gens de la solution est la façon dont elles sont présentées. La façon dont les informations sont présentées peut faire une grande différence pour le niveau de difficulté interprétée du problème. Voici un exemple bien connu d’informations non pertinentes dans le problème des moines bouddhistes.

Un moine commence à marcher sur une montagne au lever du soleil un jour et atteint le temple au sommet de la montagne au coucher du soleil. Après quelques jours de méditation, il part au lever du soleil pour descendre de la montagne. Il arrive au coucher du soleil. Il y a un endroit le long du chemin que le moine prend dans les deux sens où il passera à la même heure de la journée.

Pour découvrir ce point, le solveur ne doit pas penser le problème en termes mathématiques, ni en termes de distances. Au lieu de cela, une représentation visuelle du problème fonctionne. Imaginez que le chemin du moine commence alors qu’il monte la montagne au lever du soleil. Le chemin de retour commence également au lever du soleil. Si les chemins commencent à des extrémités opposées en même temps, ils doivent se rencontrer quelque part.

Maintenant c’est votre tour

Qu’en pensez-vous ? Vous reconnaissez-vous dans l’explication de la méthode Drill Down? Cet outil est-il utilisé dans votre propre environnement de travail? Sinon, pensez-vous que cela pourrait être utile dans votre travail? Quelles autres méthodes et outils de dépannage utiles connaissez-vous? Selon vous, quels sont les avantages et les inconvénients de la technique de forage? Avez-vous des conseils ou des solutions?

Partagez votre expérience et vos connaissances dans la boîte de commentaires ci-dessous.

Plus d’informations

1. de Aguiar Ciferri, C. D., Ciferri, R. R., Forlani, D. T., Traina, A. J. M., & da Fonseca de Souza, F. (2007, mars). La fragmentation horizontale en tant que technique pour améliorer les performances des requêtes de forage et de roll-up. In Proceedings of the 2007 ACM symposium on Applied computing (pp. 494-499).
2. Joglekar, M., Garcia-Molina, H., & Parameswaran, A. (2017). Exploration de données interactive avec exploration intelligente. Transactions IEEE sur l’ingénierie des connaissances et des données, 31 (1), 46-60.
3. McDonald, A., & Leyhane, T. (2005). Explorez avec l’analyse des causes profondes. Gestion des soins infirmiers, 36 (10), 26-31.

Comment citer cet article:
Janse, B. (2020). Technique De Forage Vers Le Bas. Extrait de toolshero: https://www.toolshero.com/problem-solving/drill-down-technique/

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