Fonctions et responsabilités de la Gestion des Strates en Australie

Selon la Loi de 2002 sur les agents immobiliers, les actions et les entreprises (NSW), un gestionnaire de strates est une personne qui, moyennant une certaine récompense, exerce diverses fonctions de société de propriétaires décrites dans la Loi. Les gestionnaires de strates sont généralement confondus avec les gestionnaires immobiliers. Cependant, les gestionnaires de strates ne louent ni ne vendent de propriétés.

Un gestionnaire de strates, également appelé gestionnaire de personne morale, gestionnaire de société de propriétaires ou agent de gestion de strates, est responsable d’un groupe ou d’un bloc de propriétés appartenant conjointement. Le gestionnaire s’assure que le bâtiment est assuré, conforme aux lois locales et est entretenu, et s’assure que l’administration des biens est à jour et exacte. Pour mieux comprendre les devoirs d’un gestionnaire de strates, nous devons sous ce qu’est « strates ».

Qu’est-ce qu’une Strate ?

Les strates, également communément appelées strates ou titre de strates, sont un système qui permet la propriété partielle de la propriété ou d’un « lot ». Le lot peut être une unité, un appartement entier ou une maison de ville.

En plus de posséder le lot, le propriétaire partage une propriété commune comprenant des allées, des ascenseurs, des parcs, des jardins et des piscines avec le reste des propriétaires du lot. Lorsque vous achetez une unité strata, vous achetez dans une communauté.

You are, therefore, required to observe the duties and responsibilities that could include:

– Se garer uniquement dans votre aire de stationnement
– Gérer votre animal de compagnie de manière appropriée
– S’assurer que vos invités agissent conformément aux règles de la corporation des propriétaires ou de la personne morale
– Respecter toute réglementation sur le bruit
– Ne pas endommager ou joncher les biens communs
– Obtenir les approbations nécessaires si vous avez l’intention d’apporter des modifications à votre unité (y compris sa façade)

Tous les propriétaires de terrain constituent la corporation des propriétaires et nomment un gestionnaire de strates pour superviser l’entretien et l’intégrité financière du groupe de propriétés au nom des propriétaires.

L’Histoire du Titre des Strates

Il s’agit d’un système de titres de propriété qui a commencé au Pays de Galles, en Australie, et qui a été inventé au fil du temps à travers le monde. Le concept de strates a été introduit il y a seulement 50 ans et, à ce jour, il existe plus de 200 000 strates comprenant plus de deux millions de lots à travers l’Australie.

Dans le passé, les systèmes de vie en commun relevaient du titre de la société et un acheteur potentiel devait acheter des actions de cette société pour vivre dans la propriété. L’inconvénient de cet arrangement est que l’acheteur n’a pas reçu la pleine propriété de la propriété. Par conséquent, ces acheteurs ont eu du mal à obtenir des prêts auprès d’institutions financières.

En 1961, le gouvernement de la Nouvelle-Galles du Sud a mis au point un système de strates intitulé properties in the Conveyancing Act. Cela a été reproduit dans d’autres régions du monde, notamment dans des pays tels que la Nouvelle-Zélande, l’Afrique du Sud, le Canada, Singapour, la Malaisie et les Émirats arabes unis.

En Australie, d’autres juridictions ont suivi la Nouvelle-Galles du Sud et adopté leurs propres lois sur les strates. Cela a conduit à l’élargissement de l’application du titre de strates des systèmes résidentiels aux installations commerciales, de villégiature et de vente au détail. Cependant, le concept reste le même, c’est-à-dire la propriété partielle des régimes ainsi que la propriété partagée des espaces communs qui sont tous gérés par des gestionnaires de strates.

Fonctions et responsabilités d’un gestionnaire de strates

Un gestionnaire de strates supervise la gestion quotidienne des propriétés de strates et il est nommé par les propriétaires en tant que collectif. Selon la complexité et la taille de la propriété, les propriétaires peuvent décider d’avoir plus d’un gestionnaire. Les gestionnaires de strates ont des systèmes, des processus bien conçus et une expérience qui les placent dans une meilleure position pour s’acquitter de leurs fonctions que les propriétaires eux-mêmes.

La relation entre la corporation des strates et le gestionnaire est régie par le contrat qui les lie, de même que les fonctions qu’il ou elle doit exercer. Cependant, un gestionnaire de strates fournit ses services à l’ensemble de la société et non aux propriétaires de lots individuels.
Ils offrent des conseils sur la gestion commune des biens et sont chargés des tâches et responsabilités suivantes:

Entretien des biens

Le gestionnaire de strates a un rôle de plus en plus important de veiller à ce que les personnes occupant une propriété de strates vivent confortablement. Cependant, il est parfois difficile pour les propriétaires de lots de faire la différence entre la propriété commune et ce qui se trouve sur leur lot.

Le gestionnaire de strates, avec l’approbation du comité, obtient des devis d’entrepreneurs tels que les constructeurs, les jardiniers, les nettoyeurs et autres en relation avec l’entretien de la propriété commune. En fait, ils sont les premiers à être contactés si le bâtiment des strates nécessite des réparations urgentes. Dans certains cas, un gestionnaire de strates a le mandat d’approuver des décisions d’entretien mineures au nom du conseil de strates sans approbation préalable.

Conservation et mise à jour des dossiers

Bien qu’il soit du devoir de la corporation des propriétaires de tenir à jour les dossiers des strates, dans la plupart des cas, ce devoir est délégué à un gestionnaire des strates. L’article 180 du Strata Schemes Management Act 2015 (NSW) et du Strata Schemes Management Regulations 2016 (NSW) exigent que les propriétaires de strata conservent les documents suivants pendant au moins sept ans:

– Des copies de toute la correspondance envoyée ou reçue par la société;
– Des avis de réunions du comité de strata;
– Le procès-verbal de chaque réunion de strata ainsi que les motions adoptées et les ordres du jour discutés;
– Des documents de vote liés aux motions pour la adoption de résolutions ou élection du comité des strates;
– Procurations qui sont remises au conseil des strates. Dans ce cas, l’année 7 commence à l’expiration d’une procuration;
– L’accord signé entre la société du propriétaire et le gestionnaire de strates; et
– Enregistre que le gestionnaire de strates remet à la société du propriétaire.

Dans le cas des votes électroniques, les papiers doivent être conservés pendant au moins 13 mois, surtout s’ils concernent des bulletins secrets, un comité de renouvellement des strates ou d’autres décisions liées à la partie 10 de la Loi sur les Strates.

La direction des strates doit soumettre ces registres à tout créancier hypothécaire ou propriétaire qui demande à les inspecter à la condition qu’ils paient les frais prescrits.

Auparavant, certains des documents ci-dessus ne devaient être conservés que pendant 5 ans.

Gestion financière et Fiscalité

Comme tout propriétaire, un strata scheme est responsable de choses telles que l’assurance du bâtiment (et non du contenu) du bien, le paiement des factures de services publics affectant les biens communs et la réalisation de réparations et d’entretien réguliers. Pour couvrir les coûts de ces dépenses, la corporation des propriétaires doit créer un fonds administratif et un fonds d’amortissement pour lever des prélèvements auprès des propriétaires. Alors que le fonds administratif est utilisé pour les dépenses opérationnelles courantes, le fonds d’amortissement est nécessaire pour les dépenses d’investissement futures.

Le gestionnaire de strates prépare les budgets et les soumet au comité de la corporation des propriétaires pour examen et approbation nécessaires. Il veille à ce que les sommes que la société doit et qui lui sont dues soient payées à temps, y compris les taxes du propriétaire. Il surveillera également toutes les factures et effectuera les paiements en temps opportun.

Administration Et Mise en place des Réunions

Le gestionnaire de strata est responsable de la correspondance avec les propriétaires sur les questions d’entretien de la propriété, les prélèvements périodiques, les avis de réunion et toute autre information générale concernant la propriété de strata. Il ou elle traite toute correspondance concernant le bien lui-même telle que les questions soulevées par le locataire qui sont adressées au propriétaire. Il ou elle traite également toutes les questions des acheteurs potentiels.

En plus de s’assurer que les biens de la strate sont assurés, le gestionnaire est responsable du traitement des réclamations d’assurance et surveille la réception des fonds. Il ou elle archivera tous les enregistrements. Sur demande, le gestionnaire peut être tenu de présider les assemblées générales de la société. Dans certains cas, on pourrait demander au gestionnaire de strates de fournir les procès-verbaux des réunions au comité de la corporation des propriétaires.

Relations Interpersonnelles et Partage d’informations

Dans la plupart des cas, les gestionnaires de strates sont chargés de veiller à l’harmonie entre tous les propriétaires. Cela implique qu’ils doivent effectuer des tâches telles que:

– Communiquer clairement les règles qui régissent la propriété aux résidents et faire respecter les règles. Un gestionnaire de strates modifiera également ces règlements au besoin. Cela devrait être fait dans l’intérêt de la corporation des propriétaires et dans le seul but de renforcer la cohésion sociale des propriétaires.
– Médiation des litiges entre les propriétaires de lots de manière impartiale. Les gestionnaires pourraient être impliqués dans des litiges concernant le bruit, le stationnement incorrect et les animaux domestiques. Ils proposent également des suggestions sur la manière d’améliorer l’harmonie du schéma des strates.
– Les gestionnaires de Strates sont responsables de l’organisation d’événements et d’occasions sociales où ils peuvent obtenir des commentaires des résidents sur la façon dont ils peuvent améliorer leurs services.

La direction de strata est responsable de la mise en place des assemblées générales annuelles, des réunions du comité exécutif où sont nommés les titulaires de bureau et des assemblées générales.

Assurer la conformité aux exigences de construction et de sécurité

Quelle que soit la taille de la propriété de strata, l’Australie a de nombreuses lois et réglementations que les propriétaires de strata doivent respecter. Ceux-ci incluent les certifications de sécurité des ascenseurs et des incendies. Il est du devoir du gestionnaire de strata de faire des recherches proactives sur les lois et réglementations applicables dans la juridiction concernée pour s’assurer que la propriété de strata est et reste conforme. En collaboration avec le comité des strates, un gestionnaire des strates devrait faciliter les évaluations nécessaires et s’assurer que les services nécessaires sont disponibles pour les résidents.

Conservation du rôle de Strates

La société du propriétaire est tenue de préparer un rôle de strates qui, dans la plupart des cas, est conservé sous la garde du gestionnaire de strates. Un rôle de strates a pour seul but de signifier des avis et doit contenir:

– Le nom complet, l’adresse postale, le courriel et le numéro de téléphone du propriétaire ou du gestionnaire immobilier; et
– Les noms complets, adresses, courriels et numéros de téléphone des locataires.

Le gestionnaire de strata enregistre ensuite le numéro de plan de la strata, l’adresse de l’immeuble, les règlements administratifs de la strata, le nom du propriétaire initial ainsi qu’une adresse australienne et le total des droits à l’unité.

Bien que la direction des strates soit responsable des tâches susmentionnées, le comité de la corporation des propriétaires ou le conseil des strates est responsable et responsable devant les propriétaires de lots. Il incombe au comité ou au conseil de veiller à ce que la direction des strates s’acquitte de ses fonctions et emploie un autre gestionnaire en cas de défaillance de l’équipe de gestion actuelle.

Que Ne Peut Pas Faire Un Gestionnaire De Strates ?

Les gestionnaires des strates sont responsables devant le conseil des strates et ils n’ont aucune autorité de leur propre chef (sauf si prescrit par écrit). Pour cette raison, la direction de strata ne devrait pas conclure ou résilier des contrats, émettre des avis d’infraction aux entrepreneurs ou approuver des dépenses non courantes sans l’approbation du conseil.

Les gestionnaires de Strata ne peuvent pas donner de conseils juridiques, mais peuvent offrir des informations générales en fonction de leurs compétences et de leur expérience. Un gestionnaire de strates professionnel devrait suggérer d’obtenir un avis juridique si le comité ou le conseil des propriétaires a des doutes sur une question nécessitant l’avis d’un spécialiste.

Comme le gestionnaire n’est pas un constructeur qualifié ou un gestionnaire de projet, il est peu probable qu’un gestionnaire de strates donne des conseils spécifiques en matière d’entretien de la propriété. Un gestionnaire d’ideal strata suggère qu’un expert supervise tous les travaux d’entretien et fournisse des rapports réguliers sur les exigences d’entretien afin que le comité ou le conseil puisse prendre une décision éclairée.

Un gestionnaire de strates ne devrait pas ajouter de motions non standard à l’ordre du jour d’une réunion sans l’approbation du conseil. Ces requêtes non autorisées pourraient inclure une requête en renouvellement du contrat du gestionnaire. Ce serait au comité de décider.

Strata Manager Vs Property Manager

Un gestionnaire immobilier exerce ses fonctions pour le compte d’un seul propriétaire. Il perçoit les loyers, organise l’entretien de la propriété, paie les dépenses et gère le bail de la propriété. Bien qu’un gestionnaire de strates entretient la propriété de strata, il peut également fournir une gamme plus large de services, y compris, mais sans s’y limiter, la représentation collective des propriétaires et de leurs agents. Une société de gestion de strates s’acquitte de ses tâches dans l’intérêt supérieur de la propriété afin de rendre la vie de strates agréable et rentable. Les gestionnaires de strates fournissent leurs services à plusieurs propriétaires dans le cadre du même schéma de strates.

Réflexions finales sur le poste de gestionnaire de Strates

Les membres du Conseil et les détenteurs de titres de strates ne sont pas nécessairement des experts de strates. Par conséquent, ils comptent beaucoup sur les bons conseils et les suggestions d’experts du strata manager dans la gestion de leur propriété. Cependant, le gestionnaire de strates n’est aussi bon que les propriétaires qu’il représente. Plus les propriétaires sont proactifs, plus ils peuvent déléguer de tâches au gestionnaire de strates. Cela conduira à un résultat efficace pour tous.

La technologie et la vie moderne ont rendu la position du gestionnaire de strates complexe au fil du temps. Le gestionnaire de strates moderne doit gérer des bâtiments dotés de multiples fonctionnalités et gérer des projets de construction qu’ils ne pouvaient pas gérer auparavant. Dans cet esprit, il est conseillé qu’un gestionnaire de strates suive une formation continue. Il est fortement recommandé d’obtenir des certifications et des accréditations appropriées et adéquates de la part de Strata Community Australia.