Variaciones Presupuestarias: Cómo Pueden Ayudarlo a Crear un Presupuesto Preciso

Una variación presupuestaria es la diferencia entre la cantidad presupuestada para ingresos y gastos y la cantidad real recibida o gastada. Las variaciones presupuestarias pueden ser favorables (más ingresos) o desfavorables (costos más altos).

Obtenga más información sobre las variaciones presupuestarias y cómo pueden ayudarlo a crear un presupuesto más preciso para su pequeña empresa.

Descripción general: ¿Qué es una variación presupuestaria?

En los negocios, una variación presupuestaria es la diferencia entre los ingresos y los gastos para los que se ha presupuestado y sus totales reales.

La mayoría de nosotros hemos tenido que lidiar con variaciones presupuestarias en una escala mucho menor. ¿Recuerdas cuando presupuestaste reparaciones de autos en 5 500, pero cuando fuiste a recoger tu auto, la factura había aumentado mágicamente a 8 850? Es una variación de presupuesto.

Los propietarios de negocios se encuentran con el mismo problema a una escala mucho mayor. Se esperan algunas variaciones para cualquier presupuesto preparado, y las variaciones en sí pueden ser favorables o desfavorables, dependiendo de la variación en sí y de la categoría de presupuesto en la que se encuentre.

Variaciones presupuestarias favorables vs. desfavorables: ¿Cuál es la diferencia?

Tener un presupuesto preciso es esencial para las empresas más pequeñas que tienen menos margen de error. Ya sea que esté preparando un pronóstico financiero o un presupuesto flexible, el objetivo de la preparación del presupuesto es estimar los ingresos y gastos con la mayor precisión posible. Pero no importa lo bien preparado que esté durante el proceso de presupuestación, tendrá variaciones.

Como cualquier otra cosa en la vida, el presupuesto tiene variaciones favorables y variaciones desfavorables. Una variación favorable es cuando sus productos despegan repentinamente, y en lugar de ganar los revenue 40,000 en ingresos por ventas que presupuestó, gana 8 85,000.

Desafortunadamente, también hay variaciones desfavorables. Digamos que presupuestó rent 1,000 por mes para el alquiler, pero su propietario vendió el edificio en el que estaba, por lo que tuvo que reubicarse. La mudanza aumentó sus gastos presupuestados para el año, pero ahora también tiene que pagar rent 1,600 por mes para el alquiler en lugar de los $1,000 para los que presupuestó.

Pero no es suficiente simplemente conocer la cantidad de la varianza. También es importante recordar que detrás de cada cálculo de varianza presupuestaria hay una razón por la que existe esa varianza.

5 razones por las que tu negocio puede experimentar una variación de presupuesto

Hay muchas razones por las que los totales de tu presupuesto pueden no coincidir con los totales reales. Los nuevos propietarios de negocios pueden tener dificultades para estimar los gastos cuando tienen pocos datos para usar.

En otros casos, los presupuestos se juntan apresuradamente, con poco tiempo de preparación, lo que puede resultar en totales de presupuesto inexactos y altas variaciones. Si se está preguntando por qué su presupuesto es tan inexacto, una o más de las siguientes razones pueden ser la razón:

No hay datos que medir contra

Las proyecciones financieras para nuevos propietarios de negocios pueden ser acertadas o erradas. Es difícil estimar los ingresos y gastos para el año cuando no tiene datos de referencia con los que medir. Por el lado positivo, incluso si su presupuesto para el primer año está muy lejos, sus variaciones deberían bajar una vez que comience a preparar su presupuesto para su segundo año en el negocio.

Planificación inadecuada

El presupuesto es un proceso largo y metódico que solo produce resultados precisos si se ha llevado a cabo una planificación adecuada. Como propietario de un negocio, puede ser su inclinación a preparar el presupuesto usted mismo, pero obtener la opinión del personal y los jefes de departamento hará que su presupuesto sea más preciso y útil.

Eventos inesperados

Los eventos inesperados pueden afectar seriamente su presupuesto. No mucha gente planea un desastre, pero sucede. Incendios, inundaciones, recesiones y pandemias también pueden afectar su presupuesto. Puedo garantizar que cuando las empresas estaban preparando sus presupuestos en 2019, nadie podría haberse preparado para el impacto financiero que 2020 tendría en sus negocios.

Si bien es difícil planificar eventos catastróficos, puede ser útil tener un búfer integrado en su presupuesto para ayudar a proteger su negocio, especialmente cuando se produce uno de estos eventos únicos en la vida.

Ajustes de costos

Los ajustes de costos son una de las principales razones de las variaciones presupuestarias desfavorables. Dado que la mayoría de los presupuestos se preparan al final del año, cualquier notificación recibida de un vendedor o proveedor con respecto a un aumento de precio se puede incluir en su nuevo presupuesto.

Pero si su proveedor no le notifica sobre un aumento de precios pero luego aumenta los precios en marzo del año siguiente, tendrá que lidiar con una variación presupuestaria desfavorable. La mejor manera de evitar esto es incluir un aumento de precio automático en sus gastos presupuestados.

Cambiar las necesidades de los clientes

Su negocio existe porque proporciona a sus clientes algo que necesitan o desean. Pero, ¿qué sucede cuando ya no necesitan o desean lo que vendes?

Rachel posee un bed and breakfast. Cuando presupuestó para 2020, era conservadora y solo aumentó su nivel de cliente en un 10%, lo que se justificó por un aumento en los esfuerzos de publicidad y marketing. Si bien su presupuesto fue bastante preciso para los primeros dos meses de 2020, para el resto del año sus ingresos han experimentado una gran caída, lo que ha resultado en una variación presupuestaria desfavorable de más del 65%.

Si bien Rachel no pudo predecir la pandemia de COVID-19, se enfrenta a un descenso creciente de los ingresos en el futuro previsible porque las necesidades de sus clientes cambiaron.

Los cambios en las necesidades de los clientes no suelen ser tan drásticos como lidiar con una pandemia. Pero es importante reevaluar con frecuencia los productos y servicios que vendes para estar seguro de que aún se ajustan a las necesidades de tus clientes.

El proceso de presupuestación implica comparar su presupuesto con los totales reales para encontrar las variaciones. Fuente: slideshare.net.

Cómo monitorear y analizar las variaciones presupuestarias

Es fácil monitorear las variaciones presupuestarias. Cualquier aplicación de software de contabilidad que incluya incluso presupuestos básicos podrá proporcionarle un presupuesto frente a un informe real. Si las variaciones son numerosas, también puede ser útil crear un presupuesto revisado para el saldo de su año fiscal.

Ejecutar un informe de presupuesto a real regularmente

Mantenerse al día sobre las variaciones del presupuesto puede ayudarlo a detectar posibles tendencias, así como posibles puntos problemáticos. Si solo ejecuta este informe una vez al año, está perdiendo la oportunidad de ser proactivo sobre cualquier variación porque es mejor investigarlas a medida que ocurren en lugar de al final del año. Asegúrese de que su informe muestre variaciones positivas y negativas tanto en un monto en dólares como en un porcentaje.

Investigue el ‘por qué’ detrás de la varianza

Si no alcanzó sus ingresos presupuestados, debe preguntar por qué. Si sus gastos son el doble de lo que presupuestó, debe encontrar la razón de la variación. Se supone que su presupuesto inicial se preparó utilizando cifras de referencia precisas y que los ingresos se estimaron en función del rendimiento pasado. Si eso es cierto, entonces depende de usted encontrar la causa detrás de la varianza.

Considere ajustar su presupuesto

Ajustar presupuestos a mitad de año es una ocurrencia común, particularmente si encuentra que los ingresos y los gastos difieren significativamente de sus totales presupuestados. Si la variación se produjo una sola vez, probablemente no tenga que preocuparse por revisar su presupuesto, pero si parece ser un problema más permanente, es mejor hacer algunos cambios.

El informe sobre las diferencias presupuestarias proporciona detalles mes por mes sobre los totales presupuestados, los totales reales y los totales de las diferencias. Fuente: insightsoftware.com.

Cómo usar el análisis de variaciones de presupuesto para pronósticos futuros

Las variaciones de presupuesto pueden proporcionar una gran cantidad de información valiosa para preparar su próximo presupuesto. Mire dónde estaba y dónde sus variaciones eran bastante altas, y dedique algún tiempo a analizar ambos resultados para ver qué había detrás de ellos.

Tenga en cuenta que una varianza desfavorable que está fuera de su control requiere menos acción que una que simplemente era inexacta. Por ejemplo, si su proveedor quiebra repentinamente, el efecto dominó de ese acto puede causar estragos en su presupuesto, incluida una caída en los ingresos debido a pedidos pendientes o un aumento en los costos debido al uso de un nuevo proveedor.

Con menos ingresos y mayores gastos, su presupuesto se verá seriamente afectado. En este punto, podría ser una buena idea crear un presupuesto revisado que refleje con precisión el aumento de los costos y la reducción de los ingresos.

Sin embargo, si sus variaciones son un problema de una sola vez, es mejor continuar monitoreando su presupuesto, pero prescindir de las revisiones a menos que surjan otros problemas.

Las variaciones presupuestarias son clave para el rendimiento de la empresa

De una u otra manera, todos operamos con un presupuesto. Por ejemplo, si gana 3 30,000, probablemente no comprará una casa de un millón de dólares. El mismo principio se aplica a las empresas. Ningún negocio que gane revenue 30,000 en ingresos va a comprar una planta de fabricación por 2 2.1 millones. Es por eso que los presupuestos son tan importantes, y por eso deben ser precisos.

Todos los días, las decisiones comerciales se toman en función del presupuesto de una empresa, y las repercusiones de actuar sobre números erróneos pueden ser fatales, particularmente para las pequeñas empresas con recursos limitados a los que recurrir. Por ejemplo, si el presupuesto de un proyecto se excede, podría costarle miles de dólares.

Tómese el tiempo para crear un presupuesto basado en hechos y rendimiento pasado, y resista la necesidad de ser demasiado optimista (o pesimista) sobre los números. Utilice esas variaciones presupuestarias para crear un presupuesto más preciso para el próximo año.