varianțele bugetare: cum vă pot ajuta să creați un buget precis

o varianță bugetară este diferența dintre suma bugetată pentru venituri și cheltuieli și suma reală primită sau cheltuită. Variațiile bugetare pot fi favorabile (mai multe venituri) sau nefavorabile (costuri mai mari).

Aflați mai multe despre variațiile bugetare și despre modul în care acestea vă pot ajuta să creați un buget mai precis pentru afacerea dvs. mică.

Prezentare generală: Ce este o variație a bugetului?

în afaceri, o varianță bugetară este diferența dintre veniturile și cheltuielile care au fost bugetate și totalurile lor reale.

majoritatea dintre noi am avut de-a face cu variațiile bugetare la o scară mult mai mică. Vă amintiți când ați bugetat reparațiile auto la 500 USD, dar când v-ați dus să vă ridicați mașina, factura a crescut magic la 850 USD? Aceasta este o variație de buget.

proprietarii de afaceri se confruntă cu aceeași problemă la o scară mult mai mare. Unele variații sunt așteptate pentru orice buget pregătit, iar varianțele în sine pot fi favorabile sau nefavorabile, în funcție de varianța în sine și de categoria de buget în care se află.

variații bugetare favorabile vs. nefavorabile: care este diferența?

a avea un buget precis este esențial pentru întreprinderile mai mici care au mai puțin spațiu pentru erori. Indiferent dacă pregătiți o prognoză financiară sau un buget flexibil, scopul pregătirii bugetului este de a estima veniturile și cheltuielile cât mai exact posibil. Dar indiferent cât de bine pregătiți sunteți în timpul procesului de bugetare, veți avea variații.

ca orice altceva în viață, bugetarea are variații favorabile și variații nefavorabile. O variație favorabilă este atunci când produsele dvs. decolează brusc și, în loc să câștigați cei 40.000 de dolari din veniturile din vânzări pe care le-ați bugetat, câștigați 85.000 de dolari.

din păcate, există și diferențe nefavorabile. Să presupunem că ați bugetat 1.000 de dolari pe lună pentru chirie, dar proprietarul dvs. a vândut clădirea în care vă aflați, așa că a trebuit să vă mutați. Mutarea a crescut cheltuielile bugetate pentru anul, dar acum trebuie să plătiți și 1.600 USD pe lună pentru chirie în loc de 1.000 USD pentru care ați bugetat.

dar nu este suficient să cunoaștem pur și simplu valoarea varianței. De asemenea, este important să rețineți că în spatele fiecărui calcul al varianței bugetului există un motiv pentru care există această varianță.

5 motive pentru care afacerea dvs. poate avea o variație a bugetului

există o mulțime de motive pentru care totalurile bugetului dvs. pot să nu se potrivească cu totalurile reale. Noii proprietari de afaceri pot avea dificultăți în estimarea cheltuielilor atunci când au puține date de parcurs.

în alte cazuri, bugetele sunt strânse în grabă, cu puțin timp de pregătire implicat, ceea ce poate duce la totaluri bugetare inexacte și variații mari. Dacă vă întrebați De ce bugetul dvs. este atât de inexact, unul sau mai multe dintre următoarele pot fi motivul pentru care:

nu există date care să se măsoare cu

proiecțiile financiare pentru noii proprietari de afaceri pot fi lovite sau ratate. Este dificil să estimați veniturile și cheltuielile pentru anul în care nu aveți date de bază pentru a măsura. Pe partea bună, chiar dacă bugetul dvs. pentru primul an este departe, variațiile dvs. ar trebui să scadă odată ce începeți să vă pregătiți bugetul pentru al doilea an în afaceri.

planificare necorespunzătoare

bugetarea este un proces lung, metodic, care produce rezultate precise numai dacă a avut loc o planificare adecvată. În calitate de proprietar de afaceri, poate fi înclinația dvs. de a pregăti singur bugetul, dar obținerea contribuției personalului și a șefilor de departamente vă va face bugetul mai precis și mai util.

evenimente neașteptate

evenimente neașteptate vă pot afecta grav bugetul. Nu prea mulți oameni planifică un dezastru, dar se întâmplă. Incendiile, inundațiile, recesiunile și pandemiile vă pot afecta, de asemenea, bugetul. Pot garanta că atunci când companiile își pregăteau bugetele în 2019, nimeni nu ar fi putut fi pregătit pentru impactul financiar pe care 2020 l-ar avea asupra afacerii lor.

deși este dificil să planificați evenimente catastrofale, poate fi util să aveți un tampon încorporat în bugetul dvs. pentru a vă proteja afacerea, mai ales atunci când are loc unul dintre aceste evenimente o dată în viață.

ajustări de costuri

ajustările de costuri sunt unul dintre motivele majore pentru variațiile bugetare nefavorabile. Deoarece majoritatea bugetelor sunt pregătite la sfârșitul anului, orice notificare primită de la un furnizor sau furnizor cu privire la o creștere a prețului poate fi inclusă în noul dvs. buget.

dar dacă furnizorul dvs. nu vă anunță despre o creștere a prețurilor, dar apoi crește prețurile în luna martie a anului următor, veți avea o variație bugetară nefavorabilă pentru a face față. Cel mai bun mod de a evita acest lucru este de a construi o creștere automată a prețurilor în cheltuielile bugetate.

schimbarea nevoilor clienților

afacerea dvs. există pentru că le oferiți clienților dvs. ceva de care au nevoie sau doresc. Dar ce se întâmplă atunci când nu mai au nevoie sau doresc ceea ce vindeți?

Rachel deține un pat și mic dejun. Când a bugetat pentru 2020, a fost conservatoare și și-a crescut doar nivelul clienților cu 10%, ceea ce a fost justificat de o creștere atât a eforturilor de publicitate, cât și de marketing. În timp ce bugetul ei a fost destul de precis pentru primele două luni ale anului 2020, pentru soldul anului veniturile sale au înregistrat o scădere uriașă, rezultând o variație bugetară nefavorabilă de peste 65%.

în timp ce Rachel nu a putut prezice pandemia COVID-19, ea se confruntă cu o creștere a veniturilor în viitorul previzibil, deoarece nevoile clienților ei s-au schimbat.

schimbarea nevoilor clienților nu este de obicei la fel de drastică ca tratarea unei pandemii. Dar este important să reevaluați frecvent produsele și serviciile pe care le vindeți pentru a vă asigura că acestea se potrivesc în continuare nevoilor clienților dvs.

procesul de bugetare implică compararea bugetului dvs. cu totalurile reale pentru a găsi variațiile. Sursa: slideshare.net.

cum să monitorizați și să analizați variațiile bugetare

este ușor să monitorizați variațiile bugetare. Orice aplicație software de contabilitate care include chiar și bugetarea de bază vă va putea oferi un buget vs.un raport real. Dacă variațiile sunt numeroase, poate fi de asemenea util să creați un buget revizuit pentru soldul anului fiscal.

rulați un buget pentru a raporta în mod regulat

păstrarea la curent cu variațiile bugetare vă poate ajuta să identificați tendințele posibile, precum și potențialele puncte de probleme. Dacă rulați acest raport doar o dată pe an, pierdeți ocazia de a fi proactiv cu privire la orice variație, deoarece este mai bine să le investigați pe măsură ce apar, mai degrabă decât la sfârșitul anului. Asigurați-vă că raportul dvs. afișează variații pozitive și negative atât într-o sumă în dolari, cât și într-un procent.

cercetați ‘de ce’ din spatele varianței

dacă nu ați atins veniturile bugetate, trebuie să vă întrebați de ce. Dacă cheltuielile dvs. sunt de două ori mai mari decât ați bugetat, trebuie să găsiți motivul varianței. Se presupune că bugetul inițial a fost pregătit folosind cifre de bază exacte și că veniturile au fost estimate pe baza performanțelor anterioare. Dacă este adevărat, atunci depinde de dvs. să găsiți cauza din spatele varianței.

luați în considerare ajustarea bugetului

ajustarea bugetelor la jumătatea anului este un eveniment obișnuit, mai ales dacă găsiți venituri și cheltuieli diferă semnificativ de totalurile bugetate. Dacă variația a avut loc o singură dată, probabil că nu trebuie să vă faceți griji cu privire la revizuirea bugetului, dar dacă pare a fi o problemă mai permanentă, cel mai bine este să faceți unele modificări.

raportul varianței bugetare oferă detalii lunare privind totalurile bugetate, totalurile reale și totalurile varianței. Sursa: insightsoftware.com.

cum să utilizați analiza varianței bugetului pentru prognozarea viitoare

variațiile bugetului dvs. pot oferi o mulțime de informații valoroase în pregătirea bugetului următor. Uită-te la locul în care ai fost la fața locului și unde variațiile tale au fost destul de mari și petrece ceva timp analizând ambele rezultate pentru a vedea ce se afla în spatele lor.

rețineți că o variație nefavorabilă care este în afara controlului dvs. necesită mai puțină acțiune decât una care a fost pur și simplu inexactă. De exemplu, dacă furnizorul dvs. iese brusc din afaceri, efectul de undă al acelui act poate face ravagii asupra bugetului dvs., inclusiv o scădere a veniturilor din cauza comenzilor întârziate sau o creștere a costurilor datorate utilizării unui nou furnizor.

cu venituri mai mici și cheltuieli mai mari, bugetul dvs. va fi grav afectat. În acest moment, ar putea fi o idee bună să creați un buget revizuit care să reflecte cu exactitate costurile crescute și veniturile mai mici.

cu toate acestea, dacă variațiile dvs. sunt o problemă unică, este mai bine să continuați să vă monitorizați bugetul, dar să renunțați la revizuiri, cu excepția cazului în care apar alte probleme.

variațiile bugetare sunt esențiale pentru performanța companiei

într-un fel sau altul, toți operăm pe un buget. De exemplu, dacă faceți 30.000 de dolari, probabil că nu veți cumpăra o casă de un milion de dolari. Același principiu se aplică și întreprinderilor. Nicio afacere care câștigă venituri de 30.000 de dolari nu va achiziționa o unitate de producție pentru 2,1 milioane de dolari. De aceea bugetele sunt atât de importante — și de ce trebuie să fie corecte.

în fiecare zi, deciziile de afaceri sunt luate pe baza bugetului unei companii, iar repercusiunile acțiunii asupra numerelor eronate pot fi fatale, în special pentru întreprinderile mici cu resurse limitate pe care să le revină. De exemplu, dacă un buget de proiect trece peste, s-ar putea ajunge să vă coste mii de dolari.

Faceți-vă timp pentru a crea un buget bazat pe fapte și performanțe anterioare și rezistați dorinței de a fi prea optimist (sau pesimist) cu privire la cifre. Utilizați aceste diferențe bugetare pentru a crea un buget mai precis pentru anul următor.