różnice w budżecie: jak mogą pomóc w tworzeniu dokładnego budżetu

różnica w budżecie to różnica między kwotą budżetowaną na dochody i wydatki a rzeczywistą kwotą otrzymaną lub wydatkowaną. Różnice budżetowe mogą być korzystne (większe dochody) lub niekorzystne (wyższe koszty).

dowiedz się więcej o wariantach budżetu i o tym, jak mogą one pomóc Ci stworzyć bardziej dokładny budżet dla małej firmy.

przegląd: co to jest wariancja budżetowa?

w biznesie wariancja budżetu to różnica między przychodami i wydatkami, które zostały zapisane w budżecie, a ich rzeczywistymi sumami.

większość z nas miała do czynienia z różnicami budżetowymi na znacznie mniejszą skalę. Pamiętasz, jak budżetowałeś naprawę samochodu na $ 500, ale kiedy poszedłeś odebrać swój samochód, rachunek magicznie wzrósł do $850? To wariancja budżetowa.

właściciele firm napotykają ten sam problem na znacznie większą skalę. Niektóre wariancje są oczekiwane dla każdego przygotowanego budżetu, a same wariancje mogą być korzystne lub niekorzystne, w zależności od samej wariancji i kategorii budżetowej, w której się znajduje.

korzystne kontra niekorzystne różnice budżetowe: jaka jest różnica?

dokładny budżet jest niezbędny dla mniejszych firm, które mają mniej miejsca na błędy. Niezależnie od tego, czy przygotowujesz prognozę finansową, czy elastyczny budżet, celem przygotowania budżetu jest jak najdokładniejsze oszacowanie przychodów i wydatków. Ale bez względu na to,jak dobrze jesteś przygotowany podczas procesu budżetowania, będziesz mieć różnice.

jak Wszystko inne w życiu, budżetowanie ma korzystne wariancje i niekorzystne wariancje. Korzystna wariancja jest wtedy, gdy twoje produkty nagle startują i zamiast zarabiać $40,000 w przychodach ze sprzedaży, które budżetujesz, zarabiasz $85,000.

niestety, istnieją również niekorzystne różnice. Załóżmy, że budżetowałeś 1000 dolarów miesięcznie na czynsz, ale właściciel sprzedał budynek, w którym byłeś, więc musiałeś się przenieść. Przeprowadzka zwiększyła Twoje budżetowane wydatki na rok, ale teraz musisz również płacić 1600 USD miesięcznie za wynajem zamiast 1000 usd, na które budżetowałeś.

ale nie wystarczy po prostu znać wielkość wariancji. Ważne jest również, aby pamiętać, że za każdym obliczaniem wariancji budżetu jest powód, dla którego ta wariancja istnieje.

5 powodów, dla których Twoja firma może doświadczyć wariancji budżetu

istnieje wiele powodów, dla których sumy budżetu mogą nie zgadzać się z rzeczywistymi sumami. Nowi właściciele firm mogą mieć trudności z szacowaniem wydatków, gdy mają mało danych.

w innych przypadkach budżety są gromadzone pospiesznie, z niewielkim czasem przygotowania, co może skutkować niedokładnymi sumami budżetu i wysokimi wariancjami. Jeśli zastanawiasz się, dlaczego twój budżet jest tak szalenie niedokładny, jeden lub więcej z poniższych powodów może być powodem:

brak danych do zmierzenia w stosunku do

prognoz finansowych dla nowych właścicieli firm może zostać trafiony lub pominięty. Trudno jest oszacować przychody i wydatki za rok, w którym nie ma danych bazowych do zmierzenia. Z drugiej strony, nawet jeśli twój budżet na pierwszy rok jest daleko, twoje różnice powinny zejść po rozpoczęciu przygotowywania budżetu na drugi rok w biznesie.

niewłaściwe planowanie

Budżetowanie jest długim, metodycznym procesem, który daje dokładne wyniki tylko wtedy, gdy właściwe planowanie miało miejsce. Jako właściciel firmy może to być twoja skłonność do samodzielnego przygotowania budżetu, ale uzyskanie wkładu pracowników i szefów działów sprawi, że budżet będzie bardziej dokładny i użyteczny.

nieoczekiwane zdarzenia

nieoczekiwane zdarzenia mogą poważnie wpłynąć na budżet. Niewiele osób planuje katastrofę, ale zdarza się. Pożary, powodzie, recesje i pandemie również mogą mieć wpływ na twój budżet. Mogę zagwarantować, że kiedy firmy przygotowywały swoje budżety w 2019 r., nikt nie mógł być przygotowany na wpływ finansowy 2020 r. na ich biznes.

chociaż trudno jest zaplanować katastrofalne wydarzenia, pomocne może być wbudowanie bufora w budżet, aby pomóc chronić firmę, zwłaszcza gdy wystąpi jedno z tych jednorazowych zdarzeń w życiu.

korekty kosztów

korekty kosztów są jedną z głównych przyczyn niekorzystnych różnic budżetowych. Ponieważ większość budżetów jest przygotowywana na koniec roku, każde powiadomienie otrzymane od dostawcy lub dostawcy dotyczące wzrostu cen może zostać uwzględnione w nowym budżecie.

ale jeśli twój dostawca nie powiadomi Cię o podwyżce cen, a następnie podniesie ceny w marcu następnego roku, będziesz miał niekorzystną zmienność budżetu do czynienia. Najlepszym sposobem, aby tego uniknąć, jest automatyczny wzrost cen w budżetowanych wydatkach.

Zmiana potrzeb klientów

Twoja firma istnieje, ponieważ zapewniasz swoim klientom coś, czego potrzebują lub pragną. Ale co się stanie, gdy nie będą już potrzebować ani pożądać tego, co sprzedajesz?

Kiedy planowała budżet na 2020 r., była konserwatywna i zwiększyła poziom swoich klientów tylko o 10%, co było uzasadnione wzrostem zarówno działań reklamowych, jak i marketingowych. Chociaż jej budżet był dość dokładny w pierwszych dwóch miesiącach 2020 r., w bilansie roku jej dochody odnotowały ogromny spadek, co spowodowało niekorzystną wariancję budżetu o ponad 65%.

chociaż Rachel nie była w stanie przewidzieć pandemii COVID-19, w najbliższej przyszłości ma do czynienia z rosnącym spadkiem przychodów, ponieważ zmieniły się potrzeby jej klientów.

zmieniające się potrzeby klientów zwykle nie są tak drastyczne, jak radzenie sobie z pandemią. Ale ważne jest, aby często ponownie oceniać produkty i usługi, które sprzedajesz, aby mieć pewność, że nadal odpowiadają potrzebom Twoich klientów.

proces budżetowania polega na porównaniu budżetu z rzeczywistymi sumami, aby znaleźć wariancji. Źródło: slideshare.net.

jak monitorować i analizować odchylenia budżetowe

łatwo jest monitorować odchylenia budżetowe. Każda aplikacja księgowa, która zawiera nawet podstawowe budżetowanie, będzie w stanie dostarczyć Ci budżet vs.rzeczywisty raport. Jeśli różnice są liczne, pomocne może być również utworzenie zmienionego budżetu na saldo roku podatkowego.

regularnie przeprowadzaj raport z budżetu do rzeczywistego

śledzenie na bieżąco zmian w budżecie może pomóc w wykryciu możliwych trendów, a także potencjalnych problemów. Jeśli uruchamiasz ten raport tylko raz w roku, tracisz możliwość proaktywnego obchodzenia się z wszelkimi wariantami, ponieważ lepiej jest zbadać je w miarę ich występowania, a nie na koniec roku. Upewnij się, że raport wyświetla dodatnie i ujemne odchylenia zarówno w kwocie dolara, jak i w procentach.

zbadaj „dlaczego” za wariancją

jeśli nie osiągnąłeś budżetu, musisz zapytać, dlaczego. Jeśli twoje wydatki są dwa razy większe niż w budżecie, musisz znaleźć przyczynę wariancji. Zakłada się, że początkowy budżet został przygotowany na podstawie dokładnych danych bazowych, a dochody oszacowano na podstawie wcześniejszych wyników. Jeśli to prawda, to do ciebie należy znalezienie przyczyny wariancji.

zastanów się nad dostosowaniem budżetu

dostosowanie budżetów w połowie roku jest częstym zjawiskiem, szczególnie jeśli dochody i wydatki znacznie różnią się od sumy w budżecie. Jeśli wariancja wystąpiła tylko raz, prawdopodobnie nie musisz się martwić o zmianę budżetu, ale jeśli wydaje się, że jest to bardziej trwały problem, najlepiej wprowadzić pewne zmiany.

raport wariancji budżetu zawiera szczegółowe dane z miesiąca na miesiąc dotyczące kwot budżetowych, rzeczywistych kwot i kwot wariancji. Źródło: insightsoftware.com.

jak wykorzystać analizę wariancji budżetu do prognozowania przyszłości

wariancje budżetu mogą zapewnić wiele cennych informacji na temat przygotowania następnego budżetu. Spójrz, gdzie byłeś na miejscu i gdzie Twoje odchylenia były dość wysokie, i poświęć trochę czasu na analizę obu wyników, aby zobaczyć, co się za nimi kryło.

pamiętaj, że niekorzystna wariancja, która jest poza Twoją kontrolą, wymaga mniej działań niż ta, która była po prostu niedokładna. Na przykład, jeśli twój dostawca nagle przestanie działać, efekt falowania tego aktu może siać spustoszenie w budżecie, w tym spadek przychodów z powodu zaległości lub wzrost kosztów z powodu korzystania z nowego dostawcy.

przy mniejszych przychodach i wyższych wydatkach Twój budżet będzie miał poważny wpływ. W tym momencie dobrym pomysłem może być stworzenie zmienionego budżetu, który dokładnie odzwierciedla zwiększone koszty i niższe przychody.

jeśli jednak wariancje są jednorazowym problemem, najlepiej nadal monitorować budżet, ale zrezygnować z poprawek, chyba że pojawią się inne problemy.

różnice w budżecie są kluczem do wyników firmy

w taki czy inny sposób wszyscy działamy na podstawie budżetu. Na przykład, jeśli zarobisz $ 30,000, prawdopodobnie nie kupisz domu wartego milion dolarów. Ta sama zasada dotyczy przedsiębiorstw. Żadna firma zarabiająca $ 30,000 przychodów nie zamierza kupić zakładu produkcyjnego za $ 2.1 miliona . Dlatego budżety są tak ważne-i dlatego muszą być dokładne.

każdego dnia decyzje biznesowe są podejmowane w oparciu o budżet firmy, a konsekwencje działania na błędnych liczbach mogą być śmiertelne, szczególnie dla małych firm z ograniczonymi zasobami, z których można się wycofać. Na przykład, jeśli budżet projektu przekroczy, może to kosztować tysiące dolarów.

poświęć czas na stworzenie budżetu w oparciu o fakty i wyniki z przeszłości i oprzyj się pokusie zbyt optymistycznego (lub pesymistycznego) podejścia do liczb. Użyj tych różnic budżetowych, aby stworzyć bardziej dokładny budżet na nadchodzący rok.