drill Down technique

dit artikel legt de Drill Down technique op een praktische manier uit. Na het lezen van dit artikel, zult u de basisprincipes van deze krachtige tool voor het oplossen van problemen te begrijpen.

Wat is de Drill Down-techniek?

de Drill Down-techniek is een methode om inzicht te krijgen in de onderliggende oorzaken van een probleem binnen een afdeling of gebied. Nadat de onderliggende oorzaken bekend zijn, kan een groter plan worden bedacht om het probleem aan te pakken.

een Drill Down is niet hetzelfde als een diagnose, maar eerder een breed en diep algemeen onderzoek. Bovendien wordt de techniek niet gebruikt om de oorzaken van alle problemen te achterhalen, maar alleen de 20 procent van de oorzaken achter 80 procent van de effecten. Dit is een principe uit de Pareto-analyse.

wanneer zich een groot probleem voordoet met mogelijk grote gevolgen, is een van de beste dingen die kunnen worden gedaan het probleem in verschillende componenten op te splitsen totdat het probleem is opgelost. Dit kan met de drill Down techniek. Door een groter proces in kleinere stukken te verdelen ontstaat een overzicht en kan het probleem stap voor stap worden opgelost.

een drill Down wordt uitgevoerd door meerdere stappen te volgen. Deze stappen zullen verder worden uitgelegd in dit artikel. Naast het brede onderzoek worden er twee stappen uitgevoerd die gericht zijn op het ontwerpen en implementeren van de oplossing. Het volledige proces mag niet meer dan vier uur duren, afhankelijk van de omvang van het probleem. Het is erg belangrijk dat de stappen afzonderlijk en onafhankelijk worden uitgevoerd.

methode van de Drill Down-techniek

de techniek begint met een tabel die het belangrijkste probleem in de meest linkse kolom beschrijft. De factoren en oorzaken die dit probleem veroorzaken worden vervolgens direct naast het beschreven in de tweede kolom. Het idee is om “door te boren” totdat de werkelijke oorzaken van het probleem zijn geïdentificeerd. Oplossingen worden dan gebouwd op basis van deze oorzaken.

het idee hier is dat het gemakkelijker is om met slecht tijdmanagement om te gaan dan met slechte kwaliteit van de klantenservice in het algemeen. Daarnaast worden ook enkele andere oorzaken van slechte klantenservice besproken.

Stap 1: Noteer het belangrijkste probleem

het doel van de eerste stap is het inventariseren van alle kernproblemen. Wees hier specifiek in, en generaliseer of gebruik geen meervouden zoals ” wij “en”zij”. Vermeld ook de namen van mensen die getroffen zijn door het probleem. Dit is de enige manier om effectief aan oplossingen te werken.

laat ieder individu op welke manier dan ook met het probleem in kwestie deelnemen aan deze oefening. Je zult hiervan profiteren omdat ze elk hun eigen inzicht naar de brainstormtafel brengen. Richt je niet op een zeldzame gebeurtenis of triviale problemen. Richt je ook niet op het nastreven van onrealistische perfectie.

laat het zoeken naar oplossingen over aan de volgende stappen. In de eerste stap is het vooral belangrijk dat de problemen worden samengevat.

Stap 2: Identificeer de oorzaken van de problemen

In de tweede stap worden de meer diepgewortelde oorzaken van de problemen geïdentificeerd. Vaak ontstaan er problemen op verschillende afdelingen omdat niet duidelijk is wie verantwoordelijk is, of omdat iemand zijn of haar verantwoordelijkheden niet verantwoord. Directe oorzaken moeten worden onderscheiden van onderliggende oorzaken.

om de oorzaak van een probleem te achterhalen, kan bijvoorbeeld de vijf keer waarom methode worden gebruikt. Hieronder een voorbeeld:

• probleem: het projectteam werkt te vaak overuren en loopt het gevaar dat
• waarom? Er is niet genoeg capaciteit om aan de eisen van het team te voldoen
• waarom? Omdat nieuwe verantwoordelijkheden zijn toegevoegd zonder extra middelen
• waarom? Omdat de manager de hoeveelheid werk niet correct inschatte voordat hij de verantwoordelijkheid op zich nam
• waarom? Omdat de manager niet in staat is om problemen te anticiperen en plannen te maken

dienen relevante personen niet buiten beschouwing te worden gelaten tijdens het uitvoeren van deze Drill Down-techniek. Tegelijkertijd, vergeet niet dat mensen de neiging om defensief te reageren op kritiek. Het is de taak van de manager om de waarheid te achterhalen en met een goede oplossing te komen. In de praktijk kan dit betekenen dat mensen moeten worden opgeleid, verplaatst of zelfs ontslagen.

neem na deze stap een korte pauze en begin dan met het ontwikkelen van een plan.

Stap 3: Maak een plan

de derde stap is het ontwikkelen van een plan dat de onderliggende oorzaken van een probleem aanpakt. Zo ‘ n implementatieplan werkt als een script: alles wat gedaan moet worden en door wie wordt gevisualiseerd en vastgelegd. Ook risicomanagement speelt hierin een belangrijke rol. De waarschijnlijkheid van het bereiken van doelen wordt afgezet tegen de kosten en risico ‘ s. Het plan moet ten minste bestaan uit:

• a timeline
• specifieke taken en verantwoordelijkheden
• meten van variabelen
• resultaten

Stap 4: Implementeer het plan

voer het vastgestelde implementatieplan uit en wees transparant bij het documenteren van de voortgang. Ten minste eenmaal per maand verslag uitbrengen over de werkelijke vooruitgang en verwachtingen voor de komende periode.

drill Down techniek in combinatie met andere methoden

de Drill Down techniek past naadloos bij andere vormen en methoden voor het oplossen van problemen. De dichtstbijzijnde methode is de 5-Waarom-analyse. Beide methoden zijn erop gericht om tot de kern van een probleem te komen in plaats van eerst allerlei andere problemen op te lossen.

geen van beide methoden biedt een snelle manier om een oplossing te vinden, maar dat is toch niet de oplossing die gezocht moet worden. In plaats daarvan is het veel zinvoller om een duidelijk begrip te hebben van de situationele aspecten van zakendoen.

het is zeer belangrijk dat iedereen in een bedrijf op dezelfde pagina staat als het gaat om het gebruik van de Drill Down-techniek. De methode zal niet optimaal effectief zijn binnen het bedrijf als slechts een klein deel van het team de methode gebruikt.

neem de tijd om iedereen te leren hoe je bij de wortel van een probleem kunt komen door in te zoomen met de Drill Down-techniek. Zoals aangegeven, de Drill Down techniek niet automatisch problemen op te lossen, maar bij goed gebruik kan het zeker helpen om vooruit te gaan.

Drill Down techniek: valkuilen in het algemeen probleemoplossing

probleemoplossing wordt niet bereikt door simpelweg methoden en kaders te gebruiken en deze blindelings te volgen. Het is een zeer brede discipline waarin verschillende effecten optreden die de weg naar de oplossing kunnen belemmeren. In het algemeen probleemoplossend en onderzoek, zijn er de volgende valkuilen om op te letten.

Confirmation bias

Confirmation bias is de neiging van mensen om informatie te zoeken of te interpreteren op een manier die de voorkennis, waarden of overtuigingen van een persoon bevestigt. Het is een belangrijk type bias dat een significant effect heeft op de effectieve prestaties van probleemoplossende methoden zoals de drill Down techniek.

mensen tonen deze vooringenomenheid wanneer zij informatie verzamelen of onthouden en deze op een bevooroordeelde manier interpreteren. Een teamlid kan bijvoorbeeld informatie kiezen tijdens de voorbereiding op een nieuwe taak die zijn overtuigingen ondersteunt en negeren wat niet ondersteunend is. Dit effect is het sterkst wanneer mensen zich de gewenste resultaten voorstellen, wanneer een probleem emotioneel geladen is, en voor diepgewortelde overtuigingen.

perceptuele verwachtingen

een perceptuele verwachting in de psychologie wordt ook wel een verzameling genoemd. Een set is een groep verwachtingen die een specifieke ervaring vormgeven door mensen gevoelig te maken voor bepaalde soorten informatie. Het is de neiging of gewoonte om dingen op een bepaalde manier waar te nemen.

dit werd aangetoond in een experiment van Abraham Luchins in de jaren 1940. in dit experiment werd de deelnemers gevraagd een kan met een specifieke hoeveelheid water te vullen met behulp van slechts drie andere kannen met verschillende capaciteiten.

nadat Luchins de deelnemers dit probleem gaf dat met een eenvoudige techniek kon worden opgelost, gaf Hij hen nieuwe opdrachten voor andere werpers. Dit nieuwe probleem kan worden opgelost door dezelfde methode, of door een nieuwere en eenvoudigere methode.

Luchins ontdekte dat veel van zijn deelnemers de neiging hadden om dezelfde oude techniek te gebruiken, ondanks de mogelijkheid voor een betere methode. De mentale set beschrijft dus iemands neiging om problemen op te lossen op een manier die eerder succesvol is gebleken.

net als in het experiment van Luchins is het kiezen van een methode die in het verleden heeft gewerkt soms niet meer voldoende of optimaal voor het nieuwe probleem. Daarom is het noodzakelijk dat mensen hun mentale omgeving overstijgen.

functionele fixatie

functionele fixatie is een cognitieve bias die een persoon beperkt tot het gebruik of de toegang tot een object alleen zoals het traditioneel wordt gebruikt. Deze fixatie treedt ook op bij het oplossen van een probleem door middel van de Drill Down techniek. Het concept van functionele fixatie komt voort uit de Gestalt psychologische beweging.

deze beweging legt de nadruk op holistische verwerking. Karl Duncker definieerde functionele fixatie als een mentaal blok tegen het gebruik van een object op een nieuwe manier die nodig is om een probleem op te lossen. Dit blok beperkt het vermogen van een individu om een taak te voltooien of een probleem op te lossen, omdat het niet verder kijkt dan het oorspronkelijke doel van de componenten van de oplossing.

functionele fixatie is het onvermogen om bijvoorbeeld het gebruik van een hamer anders te zien dan het slaan van spijkers.

onnodige beperkingen

onnodige beperkingen-of beperkingen, is een barrière die optreedt wanneer mensen onbewust grenzen stellen aan de taak die bij de hand is. Een bekend voorbeeld hiervan is het puntprobleem. In deze opdracht zijn negen punten gerangschikt in een kwadraat van drie bij drie.

het is de taak om niet meer dan vier lijnen te tekenen, zonder de pen of het potlood van het papier te verwijderen, om alle punten met elkaar te verbinden. In de hoofden van de mensen die dit probleem nog nooit eerder hebben gezien, ontstaat waarschijnlijk de gedachte dat de lijn niet uit het vierkant van de punten komt. Onnodige beperkingen in dit geval gaan over letterlijk ‘buiten de doos’denken.

de term groepsmindset houdt ook verband met onnodige beperkingen. Groepsdenken, of het aannemen van de mentaliteit van de groepsleden, treedt op wanneer teamleden hetzelfde beginnen te denken. Dit is gebruikelijk, maar zorgt er ook voor dat mensen er langer over doen om “outside the box”te gaan denken.

irrelevante informatie

irrelevante informatie is informatie die wordt gepresenteerd in de context van een probleem, maar geen verband houdt met het specifieke probleem. Binnen de context van het probleem heeft irrelevante informatie geen invloed op het al dan niet oplossen van het probleem. In feite is irrelevante informatie vaak schadelijk voor het probleemoplossingsproces. Irrelevante informatie is een veel voorkomend probleem waar mensen mee worstelen. Dit komt vooral omdat mensen zich niet bewust zijn van het bestaan van irrelevante informatie.

een van de redenen dat irrelevante informatie zo effectief is om mensen van de oplossing af te houden, is hoe deze wordt gepresenteerd. De manier waarop informatie wordt gepresenteerd kan een groot verschil maken voor de mate van geïnterpreteerd moeilijkheidsgraad van het probleem. Hieronder is een bekend voorbeeld van irrelevante informatie in de boeddhistische monnik probleem.

een monnik begint op een dag bij zonsopgang een berg op te lopen en bereikt de tempel op de top van de berg bij zonsondergang. Na een paar dagen meditatie vertrekt hij bij zonsopgang om van de berg af te dalen. Hij arriveert bij zonsondergang. Er is een plek langs het pad dat de monnik langs beide wegen neemt waar hij op hetzelfde tijdstip van de dag zal passeren.

om dit punt te ontdekken, mag de oplosser niet denken over het probleem in wiskundige termen, of in termen van afstanden. In plaats daarvan werkt een visuele weergave van het probleem. Stel je voor dat het pad van de monnik begint als hij de berg beklimt bij zonsopgang. Het pad terug naar beneden begint ook bij zonsopgang. Als de paden beginnen aan tegenovergestelde uiteinden op hetzelfde moment, moeten ze ergens ontmoeten.

nu is het uw beurt

Wat vindt u ervan? Herken je jezelf in de uitleg van de Drill Down methode? Wordt deze tool gebruikt in uw eigen werkomgeving? Zo niet, denk je dat dit waardevol kan zijn in je werk? Welke andere nuttige methoden en hulpmiddelen voor het oplossen van problemen kent u? Wat zijn volgens u de voor-en nadelen van de Drill Down techniek? Heb je tips of oplossingen?

deel uw ervaring en kennis in het opmerkingenveld hieronder.

meer informatie

1. de Aguiar Ciferri, C. D., Ciferri, R. R., Forlani, D. T., Traina, A. J. M., & da Fonseca de Souza, F. (2007, Maart). Horizontale fragmentatie als een techniek om de prestaties van drill-down en roll-up queries te verbeteren. In Proceedings of the 2007 ACM symposium on Applied computing (PP. 494-499).
2. Joglekar, M., Garcia-Molina, H., & Parameswaran, A. (2017). Interactieve data-exploratie met slimme drill-down. IEEE Transactions on Knowledge and Data Engineering, 31(1), 46-60.
3. McDonald, A., & Leyhane, T. (2005). Drill down met root cause analysis. Nursing management, 36 (10), 26-31.

How to cite this article:
Janse, B. (2020). Drill Down Techniek. Opgehaald uit toolshero: https://www.toolshero.com/problem-solving/drill-down-technique/

voeg een link toe aan deze pagina op uw website:
<a href= “https://www.toolshero.com/problem-solving/drill-down-technique/ ” >toolshero: Drill Down Technique< / a>

Tagged: probleemanalyse