Varianze di budget: come possono aiutarti a creare un budget accurato

Una varianza di budget è la differenza tra l’importo preventivato per entrate e spese e l’importo effettivo ricevuto o speso. Le variazioni di budget possono essere favorevoli (più entrate) o sfavorevoli (costi più elevati).

Scopri di più sulle varianze di budget e su come possono aiutarti a creare un budget più accurato per la tua piccola impresa.

Panoramica: Cos’è una varianza di budget?

Nel business, una varianza di budget è la differenza tra entrate e spese che sono state preventivate e i loro totali effettivi.

La maggior parte di noi ha dovuto affrontare variazioni di budget su scala molto più piccola. Ricorda quando hai preventivato riparazioni auto a 5 500, ma quando sei andato a prendere la tua auto, il conto era magicamente salito a 8 850? Questa è una variazione di budget.

Gli imprenditori incontrano lo stesso problema su una scala molto più ampia. Alcune varianze sono previste per qualsiasi budget preparato e le varianze stesse possono essere favorevoli o sfavorevoli, a seconda della varianza stessa e della categoria di budget in cui si trova.

Variazioni di budget favorevoli rispetto a quelle sfavorevoli: qual è la differenza?

Avere un budget accurato è essenziale per le piccole imprese che hanno meno spazio per errori. Che tu stia preparando una previsione finanziaria o un budget flessibile, l’obiettivo della preparazione del budget è stimare le entrate e le spese nel modo più accurato possibile. Ma non importa quanto ben preparato siete durante il processo di budgeting, si sta andando ad avere varianze.

Come qualsiasi altra cosa nella vita, il budget ha varianze favorevoli e varianze sfavorevoli. Una varianza favorevole è quando i vostri prodotti improvvisamente decollare, e invece di guadagnare i revenue 40.000 di fatturato preventivato, si guadagna $85.000.

Sfortunatamente, ci sono anche varianze sfavorevoli. Diciamo che hai preventivato rent 1.000 al mese per l’affitto, ma il tuo padrone di casa ha venduto l’edificio in cui eri, quindi hai dovuto trasferirti. La mossa ha aumentato le spese preventivate per l’anno, ma ora devi anche pagare 1 1.600 al mese in affitto invece dei 1 1.000 che hai preventivato.

Ma non è sufficiente conoscere semplicemente la quantità della varianza. È anche importante ricordare che dietro ogni calcolo della varianza di budget c’è una ragione per cui esiste tale varianza.

5 motivi per cui la tua azienda potrebbe riscontrare una varianza di budget

Ci sono molti motivi per cui i totali del budget potrebbero non corrispondere ai totali effettivi. I nuovi imprenditori possono avere un momento difficile stimare le spese quando hanno pochi dati da seguire.

In altri casi, i budget vengono raccolti frettolosamente, con poco tempo di preparazione, il che può comportare totali di budget imprecisi e variazioni elevate. Se ti stai chiedendo perché il tuo budget è così selvaggiamente impreciso, uno o più dei seguenti potrebbero essere il motivo per cui:

Nessun dato da misurare contro

Le proiezioni finanziarie per i nuovi proprietari di imprese possono essere colpite o perse. È difficile stimare entrate e spese per l’anno in cui non si hanno dati di base da misurare. Sul lato positivo, anche se il budget del primo anno è lontano, le variazioni dovrebbero scendere una volta che si inizia a preparare il budget per il secondo anno di attività.

Pianificazione impropria

Il budgeting è un processo lungo e metodico che produce risultati accurati solo se ha avuto luogo una pianificazione corretta. Come imprenditore, può essere la tua inclinazione a preparare il budget da soli, ma ottenere l’input del personale e dei capi dipartimento renderà il tuo budget più accurato e più utile.

Eventi imprevisti

Gli eventi imprevisti possono compromettere seriamente il budget. Non troppe persone pianificano un disastro, ma accadono. Incendi, inondazioni, recessioni e pandemie possono anche influire sul budget. Posso garantire che quando le aziende stavano preparando i loro bilanci in 2019, nessuno avrebbe potuto essere preparato per l’impatto finanziario 2020 avrebbe avuto sulla loro attività.

Mentre è difficile pianificare eventi catastrofici, può essere utile avere un buffer integrato nel budget per salvaguardare la tua attività, specialmente quando si verifica uno di questi eventi una volta nella vita.

Aggiustamenti dei costi

Gli aggiustamenti dei costi sono uno dei motivi principali per le variazioni di budget sfavorevoli. Poiché la maggior parte dei budget viene preparata a fine anno, qualsiasi notifica ricevuta da un fornitore o fornitore in merito a un aumento di prezzo può essere inclusa nel nuovo budget.

Ma se il tuo fornitore non ti informa di un aumento dei prezzi ma poi aumenta i prezzi nel marzo dell’anno successivo, avrai una varianza di budget sfavorevole da affrontare. Il modo migliore per evitare questo è quello di costruire un aumento automatico dei prezzi nelle vostre spese preventivate.

Cambiare le esigenze dei clienti

La tua attività esiste perché fornisci ai tuoi clienti qualcosa di cui hanno bisogno o desiderano. Ma cosa succede quando non hanno più bisogno o desiderano ciò che stai vendendo?

Rachel possiede un bed and breakfast. Quando ha preventivato per 2020, è stata conservatrice e ha aumentato solo il suo livello di clienti di 10%, il che è stato giustificato da un aumento degli sforzi pubblicitari e di marketing. Mentre il suo budget è stato abbastanza accurato per i primi due mesi di 2020, per il saldo dell’anno le sue entrate hanno visto un enorme calo, con conseguente varianza di bilancio sfavorevole di oltre il 65%.

Mentre Rachel non poteva prevedere la pandemia di COVID-19, lei sta affrontando un aumento delle entrate diapositiva per il prossimo futuro, perché le esigenze dei suoi clienti sono cambiate.

Cambiare le esigenze dei clienti di solito non è così drastico come affrontare una pandemia. Ma è importante rivalutare frequentemente i prodotti e i servizi che vendi per essere sicuri che siano ancora adatti alle esigenze dei tuoi clienti.

Il processo di budgeting comporta il confronto del budget con i totali effettivi per trovare le varianze. Fonte: slideshare.net.

Come monitorare e analizzare le varianze di budget

È facile monitorare le varianze di budget. Qualsiasi applicazione software di contabilità che include anche il budget di base sarà in grado di fornire un budget rispetto a un rapporto effettivo. Se le varianze sono numerose, può anche essere utile creare un budget rivisto per il saldo dell’anno fiscale.

Esegui regolarmente un bilancio per un rapporto effettivo

Tenersi aggiornati sulle varianze di budget può aiutarti a individuare possibili tendenze e potenziali punti di difficoltà. Se esegui questo rapporto solo una volta all’anno, ti manca l’opportunità di essere proattivo su eventuali varianze perché è meglio indagarle man mano che si verificano piuttosto che a fine anno. Assicurarsi che il rapporto visualizza variazioni positive e negative sia in un importo in dollari e una percentuale.

Ricerca il “perché” dietro la varianza

Se non hai colpito le entrate preventivate, devi chiedere perché. Se le tue spese sono il doppio di quelle per cui hai preventivato, devi trovare il motivo della varianza. Si presume che il budget iniziale sia stato preparato utilizzando dati di base accurati e che le entrate siano state stimate in base alle prestazioni passate. Se questo è vero, allora sta a te trovare la causa dietro la varianza.

Prendere in considerazione l’adeguamento del budget

L’adeguamento dei budget a metà anno è un evento comune, in particolare se si riscontrano entrate e spese significativamente diverse dai totali preventivati. Se la varianza si è verificata solo una volta, probabilmente non devi preoccuparti di rivedere il tuo budget, ma se sembra essere un problema più permanente, è meglio apportare alcune modifiche.

Il rapporto sulla varianza del budget fornisce dettagli mese per mese sui totali preventivati, sui totali effettivi e sui totali della varianza. Fonte: insightsoftware.com.

Come utilizzare la tua analisi della varianza di budget per le previsioni future

Le tue varianze di budget possono fornire molte informazioni preziose per preparare il tuo prossimo budget. Guarda dove eri a posto e dove le tue varianze erano abbastanza alte, e passa un po ‘ di tempo ad analizzare entrambi i risultati per vedere cosa c’era dietro di loro.

Tieni presente che una varianza sfavorevole che è fuori dal tuo controllo richiede meno azioni di una che era semplicemente imprecisa. Per esempio, se il vostro fornitore va improvvisamente fuori dal mercato, l’effetto a catena di tale atto può devastare il vostro budget, tra cui un calo delle entrate a causa di ordini arretrati, o un aumento dei costi a causa di utilizzare un nuovo fornitore.

Con meno entrate e maggiori spese, il tuo budget sarà seriamente influenzato. A questo punto, potrebbe essere una buona idea per creare un bilancio rivisto che riflette con precisione l’aumento dei costi e minori ricavi.

Tuttavia, se le tue varianze sono un problema una tantum, è meglio continuare a monitorare il tuo budget ma rinunciare alle revisioni a meno che non si verifichino altri problemi.

Le variazioni di budget sono fondamentali per le prestazioni aziendali

In un modo o nell’altro, tutti operiamo su un budget. Ad esempio, se si fanno $30.000, probabilmente non sarà l’acquisto di una casa da un milione di dollari. Lo stesso principio si applica alle imprese. Nessun business guadagnare revenue 30.000 di fatturato sta per acquistare un impianto di produzione per million 2,1 milioni. Ecco perché i budget sono così importanti e perché devono essere accurati.

Ogni giorno, le decisioni aziendali vengono prese sulla base del budget di un’azienda e le ripercussioni di agire su numeri errati possono essere fatali, in particolare per le piccole imprese con risorse limitate su cui ripiegare. Ad esempio, se un budget di progetto si esaurisce, potrebbe finire per costare migliaia di dollari.

Prendetevi il tempo per creare un bilancio basato su fatti e performance passate, e resistere alla tentazione di essere troppo ottimista (o pessimista) circa i numeri. Utilizzare tali varianze di bilancio per creare un budget più accurato per il prossimo anno.