Drill Down technique

Questo articolo spiega la Drill Down technique in modo pratico. Dopo aver letto questo articolo, capirai le basi di questo potente strumento per la risoluzione dei problemi.

Qual è la tecnica di Drill Down?

La tecnica Drill Down è un metodo per ottenere informazioni sulle cause alla radice di un problema all’interno di un reparto o area. Dopo le cause alla radice sono noti, un piano più ampio può essere ideato per affrontare il problema.

Un Drill Down non è la stessa di una diagnosi, ma piuttosto un esame generale ampio e profondo. Inoltre, la tecnica non viene utilizzata per scoprire le cause di tutti i problemi, ma solo il 20 per cento delle cause dietro l ‘ 80 per cento degli effetti. Questo è un principio dell’analisi di Pareto.

Quando si presenta un problema importante con conseguenze potenzialmente importanti, una delle cose migliori che si possono fare è dividere il problema in più componenti fino a quando il problema non viene risolto. Questo può essere fatto con la tecnica Drill Down. Dividendo un processo più grande in pezzi più piccoli, viene creata una panoramica e il problema può essere risolto passo dopo passo.

Un Drill Down viene eseguito seguendo più passaggi. Questi passaggi saranno ulteriormente spiegati in questo articolo. Oltre all’ampia ricerca, vengono inoltre eseguite due fasi volte alla progettazione e all’implementazione della soluzione. Il processo completo non dovrebbe richiedere più di quattro ore, a seconda dell’entità del problema. È molto importante che i passaggi vengano eseguiti separatamente e indipendentemente.

Metodo della tecnica di Drill Down

La tecnica inizia con una tabella che descrive il problema principale nella colonna più a sinistra. I fattori e le cause che creano questo problema vengono quindi descritti accanto ad esso nella seconda colonna. L’idea è di “perforare” fino a quando non vengono identificate le vere cause del problema. Le soluzioni vengono quindi costruite in base a queste cause.

L’idea qui è che è più facile affrontare una gestione del tempo scadente rispetto a un servizio clienti di scarsa qualità in generale. Inoltre, vengono discusse anche altre cause di scarso servizio clienti.

Passo 1: Annotare il problema più importante

Lo scopo del primo passo è quello di fare l’inventario di tutti i problemi principali. Sii specifico in questo e non generalizzare o usare plurali come “noi”e ” loro”. Menziona anche i nomi delle persone che sono interessate dal problema. Questo è l’unico modo per lavorare efficacemente sulle soluzioni.

Ogni individuo collegato in qualsiasi modo al problema in questione partecipa a questo Drill Down. Trarrai beneficio da questo perché ognuno porta la propria intuizione al tavolo del brainstorming. Non concentrarti su un evento raro o problemi banali. Non concentrarti nemmeno sulla ricerca della perfezione irrealistica.

Lasciare la ricerca di soluzioni ai seguenti passaggi. Nella prima fase è particolarmente importante riassumere i problemi.

Fase 2: Identificare le cause dei problemi

Nella seconda fase, vengono identificate le ragioni più radicate che causano i problemi. Spesso i problemi sorgono in diversi reparti perché non è chiaro chi è responsabile o perché qualcuno non tiene conto delle sue responsabilità. Le cause dirette devono essere distinte dalle cause sottostanti.

Per scoprire la causa principale di un problema, il metodo Five Times Why può essere utilizzato, ad esempio. Di seguito è riportato un esempio:

• Problema: il team di progetto sta facendo gli straordinari troppo spesso ed è in pericolo di bruciare
• Perché? Non c’è abbastanza capacità per soddisfare le richieste del team
• Perché? Perché sono state aggiunte nuove responsabilità senza risorse aggiuntive
• Perché? Perché il manager non ha valutato correttamente la quantità di lavoro prima di assumersi la responsabilità
• Perché? Poiché il manager non è in grado di anticipare i problemi e fare piani

Gli individui rilevanti non dovrebbero essere lasciati fuori durante l’esecuzione di questa tecnica di Drill-Down. Allo stesso tempo, ricorda che le persone tendono a rispondere in modo difensivo alle critiche. È compito del manager scoprire la verità e trovare una buona soluzione. In pratica, ciò può significare che le persone devono essere addestrate, trasferite o addirittura licenziate.

Dopo questo passaggio, fare una breve pausa e quindi iniziare a sviluppare un piano.

Passo 3: Crea un piano

Il terzo passo consiste nello sviluppare un piano che risolva le cause principali di un problema. Tale piano di implementazione funziona come uno script: tutto ciò che deve essere fatto e da chi viene visualizzato e registrato. Anche la gestione del rischio svolge un ruolo importante in questo. La probabilità di raggiungere gli obiettivi è impostata contro i costi e i rischi. Il piano deve essere composto da almeno:

• Una linea temporale
• Compiti e responsabilità specifici
• Misurare le variabili
• Risultati

Fase 4: Attuare il piano

Eseguire il piano di attuazione stabilito ed essere trasparenti nel documentare i progressi. Riferire almeno una volta al mese sui progressi effettivi e sulle aspettative per il prossimo periodo.

Drill Down tecnica in combinazione con altri metodi

La Drill Down tecnica si adatta perfettamente con altre forme e metodi di problem solving. Il metodo più vicino è l’analisi 5-Perché. Entrambi i metodi mirano ad arrivare al cuore di un problema invece di risolvere prima tutti i tipi di altri problemi.

Nessuno dei due metodi fornisce un modo rapido per una soluzione, ma questa non è la soluzione che dovrebbe essere cercata comunque. Invece, ha molto più senso avere una chiara comprensione degli aspetti situazionali del fare business.

È molto importante che tutti in un’azienda siano sulla stessa pagina quando si tratta di utilizzare la tecnica di Drill Down. Il metodo non sarà ottimamente efficace all’interno dell’azienda se solo una piccola parte del team utilizza il metodo.

Prendetevi il tempo per insegnare a tutti come arrivare alla radice di un problema con lo zoom con la tecnica Drill Down. Come indicato, la tecnica di Drill Down non risolve automaticamente i problemi, ma se usata correttamente può certamente aiutare ad andare avanti.

Drill Down Technique: insidie nel problem solving generale

Il problem solving non si ottiene semplicemente impiegando metodi e framework e seguendoli ciecamente. È una disciplina molto ampia in cui si verificano vari effetti che possono ostacolare la strada verso la soluzione. In generale problem solving e la ricerca, ci sono le seguenti insidie a cui prestare attenzione.

Bias di conferma

Bias di conferma è la tendenza per le persone a cercare o interpretare le informazioni in un modo che conferma le conoscenze, i valori o le credenze precedenti di una persona. È un tipo importante di bias che ha un effetto significativo sull’efficacia dei metodi di risoluzione dei problemi come la tecnica di Drill Down.

Le persone mostrano questo pregiudizio quando raccolgono o ricordano informazioni e le interpretano in modo distorto. Ad esempio, un membro del team può scegliere informazioni durante la preparazione per una nuova attività che supporta le proprie convinzioni e ignorare ciò che non è di supporto. Questo effetto è più forte quando le persone immaginano i risultati desiderati, quando un problema è emotivamente carico e per credenze profondamente radicate.

Aspettative percettive

Un’aspettativa percettiva in psicologia è anche chiamata insieme. Un set è un gruppo di aspettative che modellano un’esperienza specifica rendendo le persone sensibili a determinati tipi di informazioni. È la disposizione o l’abitudine di percepire le cose in un certo modo.

Questo è stato dimostrato in un esperimento di Abraham Luchins nel 1940. In questo esperimento, ai partecipanti è stato chiesto di riempire una brocca con una quantità specifica di acqua con l’aiuto di solo altri tre brocche di diversa capacità.

Dopo che Luchins ha dato ai partecipanti questo problema che potrebbe essere risolto con una semplice tecnica, ha dato loro nuovi incarichi per altri lanciatori. Questo nuovo problema potrebbe essere risolto con lo stesso metodo o con un metodo più recente e più semplice.

Luchins scoprì che molti dei suoi partecipanti tendevano ad usare la stessa vecchia tecnica, nonostante la possibilità di un metodo migliore. Pertanto, l’insieme mentale descrive la tendenza di una persona a risolvere i problemi in un modo che in precedenza si è dimostrato efficace.

Come nell’esperimento di Luchins, la scelta di un metodo che ha funzionato in passato a volte non è più sufficiente o ottimale per il nuovo problema. Pertanto, è necessario che le persone trascendano il loro set mentale.

Fissazione funzionale

La fissazione funzionale è un pregiudizio cognitivo che limita una persona a utilizzare o accedere a un oggetto solo come è tradizionalmente usato. Questa fissazione si verifica anche quando si risolve un problema attraverso la tecnica di Drill Down. Il concetto di fissazione funzionale deriva dal movimento psicologico della Gestalt.

Questo movimento enfatizza l’elaborazione olistica. Karl Duncker ha definito la fissazione funzionale come un blocco mentale contro l’uso di un oggetto in un modo nuovo necessario per risolvere un problema. Questo blocco limita la capacità di un individuo di completare un’attività o risolvere un problema, in quanto non guarda oltre lo scopo originale dei componenti della soluzione.

La fissazione funzionale è l’incapacità di vedere, ad esempio, l’uso di un martello come qualcosa di diverso rispetto a colpire le unghie.

Limitazioni inutili

Limitazioni inutili – o vincoli, è una barriera che si verifica quando le persone inconsciamente impostare limiti sul compito a portata di mano. Un esempio ben noto di questo è il problema del punto. In questo compito nove punti sono disposti in un quadrato di tre per tre.

Il compito è disegnare non più di quattro linee, senza rimuovere la penna o la matita dalla carta, per collegare tutti i punti. Nella mente delle persone che non hanno mai visto questo problema prima, probabilmente sorge il pensiero che la linea non esce dal quadrato dei punti. Le restrizioni inutili in questo caso riguardano letteralmente il pensiero “fuori dagli schemi”.

Il termine mentalità di gruppo è anche legato a restrizioni non necessarie. Il pensiero di gruppo, o l’adozione della mentalità dei membri del gruppo, si verifica quando i membri del team iniziano a pensare allo stesso modo. Questo è comune, ma assicura anche che le persone impieghino più tempo per iniziare a pensare “fuori dagli schemi”.

Informazioni irrilevanti

Le informazioni irrilevanti sono informazioni presentate nel contesto di un problema ma non correlate al problema specifico. Nel contesto del problema, le informazioni irrilevanti non hanno alcuna influenza sulla risoluzione o meno del problema. In effetti, le informazioni irrilevanti sono spesso dannose per il processo di risoluzione dei problemi. Le informazioni irrilevanti sono un problema comune con cui le persone lottano. Questo è principalmente perché le persone non sono consapevoli dell’esistenza di informazioni irrilevanti.

Uno dei motivi per cui le informazioni irrilevanti sono così efficaci nel mantenere le persone dalla soluzione è il modo in cui vengono presentate. Il modo in cui vengono presentate le informazioni può fare una grande differenza per il livello di difficoltà interpretata del problema. Di seguito è riportato un noto esempio di informazioni irrilevanti nel problema del monaco buddista.

Un monaco inizia a camminare su una montagna all’alba di un giorno e raggiunge il tempio in cima alla montagna al tramonto. Dopo alcuni giorni di meditazione, parte all’alba per scendere dalla montagna. Arriva al tramonto. C’è un punto lungo il sentiero che il monaco prende in entrambe le direzioni dove passerà alla stessa ora del giorno.

Per scoprire questo punto, il risolutore non deve pensare al problema in termini matematici, o in termini di distanze. Invece, una rappresentazione visiva del problema funziona. Immagina che il percorso del monaco inizi mentre sale sulla montagna all’alba. Il sentiero di ritorno inizia anche all’alba. Se i percorsi iniziano alle estremità opposte allo stesso tempo, devono incontrarsi da qualche parte.

Ora è il tuo turno

Cosa ne pensi? Ti riconosci nella spiegazione del metodo Drill Down? Questo strumento è utilizzato nel proprio ambiente di lavoro? In caso contrario, pensi che questo potrebbe essere prezioso nel tuo lavoro? Quali altri metodi e strumenti utili per la risoluzione dei problemi conosci? Quali credi siano i pro e i contro della tecnica di Drill Down? Hai qualche consiglio o soluzione?

Condividi la tua esperienza e conoscenza nella casella commenti qui sotto.

Ulteriori informazioni

1. de Aguiar Ciferri, C. D., Ciferri, R. R., Forlani, D. T., Traina, A. J. M., & da Fonseca de Souza, F. (2007, marzo). Frammentazione orizzontale come tecnica per migliorare le prestazioni delle query di drill-down e roll-up. In Proceedings of the 2007 ACM symposium on Applied computing (pp. 494-499).
2. Joglekar, M., Garcia-Molina, H., & Parameswaran, A. (2017). Esplorazione interattiva dei dati con drill-down intelligente. IEEE Transactions on Knowledge and Data Engineering, 31(1), 46-60.
3. McDonald, A., & Leyhane, T. (2005). Drill-down con l’analisi delle cause principali. Gestione infermieristica, 36 (10), 26-31.

Come citare questo articolo:
Janse, B. (2020). Drill-Down Tecnica. Estratto da toolshero: https://www.toolshero.com/problem-solving/drill-down-technique/

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