Écarts budgétaires: Comment Ils Peuvent Vous Aider à Créer un Budget précis

Un écart budgétaire est la différence entre le montant budgété pour les recettes et les dépenses et le montant réel reçu ou dépensé. Les écarts budgétaires peuvent être favorables (plus de revenus) ou défavorables (coûts plus élevés).

En savoir plus sur les écarts budgétaires et comment ils peuvent vous aider à créer un budget plus précis pour votre petite entreprise.

Aperçu : Qu’est-ce qu’un écart budgétaire?

Dans une entreprise, un écart budgétaire est la différence entre les revenus et les dépenses qui ont été budgétisés et leurs totaux réels.

La plupart d’entre nous ont dû faire face à des écarts budgétaires à une échelle beaucoup plus petite. Rappelez-vous quand vous aviez prévu des réparations de voiture à 500 $, mais quand vous êtes allé chercher votre voiture, la facture avait magiquement augmenté à 850 $? C’est un écart budgétaire.

Les propriétaires d’entreprises rencontrent le même problème à une échelle beaucoup plus grande. Certains écarts sont attendus pour tout budget préparé, et les écarts eux-mêmes peuvent être favorables ou défavorables, en fonction de l’écart lui-même et de la catégorie de budget dans laquelle il se trouve.

Écarts budgétaires favorables vs défavorables: Quelle est la différence?

Avoir un budget précis est essentiel pour les petites entreprises qui ont moins de marge d’erreur. Que vous prépariez des prévisions financières ou un budget flexible, l’objectif de la préparation du budget est d’estimer les revenus et les dépenses aussi précisément que possible. Mais peu importe à quel point vous êtes bien préparé pendant le processus de budgétisation, vous aurez des écarts.

Comme toute autre chose dans la vie, la budgétisation a des écarts favorables et des écarts défavorables. Un écart favorable est lorsque vos produits décollent soudainement, et au lieu de gagner les 40 000 revenue de revenus de vente que vous avez budgétés, vous gagnez 85 000 $.

Malheureusement, il existe également des écarts défavorables. Disons que vous aviez un budget de 1 000 $ par mois pour le loyer, mais que votre propriétaire a vendu l’immeuble dans lequel vous étiez, vous avez donc dû déménager. Le déménagement a augmenté vos dépenses budgétisées pour l’année, mais maintenant vous devez également payer 1 600 $ par mois pour le loyer au lieu des 1 000 for prévus au budget.

Mais il ne suffit pas de simplement connaître le montant de la variance. Il est également important de se rappeler que derrière chaque calcul de la variance budgétaire se cache une raison pour laquelle cette variance existe.

5 raisons pour lesquelles votre entreprise peut connaître un écart budgétaire

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les totaux de votre budget peuvent ne pas correspondre aux totaux réels. Les nouveaux propriétaires d’entreprise peuvent avoir du mal à estimer les dépenses lorsqu’ils ont peu de données à fournir.

Dans d’autres cas, les budgets sont rassemblés à la hâte, avec peu de temps de préparation, ce qui peut entraîner des totaux budgétaires inexacts et des écarts élevés. Si vous vous demandez pourquoi votre budget est si inexact, une ou plusieurs des raisons suivantes peuvent en être la raison:

Aucune donnée à mesurer par rapport à

Les projections financières pour les nouveaux propriétaires d’entreprise ne peuvent être aléatoires. Il est difficile d’estimer les revenus et les dépenses de l’année lorsque vous n’avez pas de données de référence sur lesquelles mesurer. Du bon côté, même si votre budget de la première année est loin, vos écarts devraient diminuer une fois que vous commencez à préparer votre budget pour votre deuxième année d’activité.

Mauvaise planification

La budgétisation est un processus long et méthodique qui ne produit des résultats précis que si une planification appropriée a été effectuée. En tant que propriétaire d’entreprise, vous avez peut-être tendance à préparer vous-même le budget, mais l’apport du personnel et des chefs de département rendra votre budget plus précis et plus utile.

Événements inattendus

Les événements inattendus peuvent sérieusement affecter votre budget. Peu de gens planifient une catastrophe, mais cela arrive. Les incendies, les inondations, les récessions et les pandémies peuvent également avoir un impact sur votre budget. Je peux garantir que lorsque les entreprises préparaient leurs budgets en 2019, personne n’aurait pu être préparé à l’impact financier que 2020 aurait sur leur entreprise.

Bien qu’il soit difficile de planifier des événements catastrophiques, il peut être utile d’avoir un tampon intégré dans votre budget pour aider à protéger votre entreprise, en particulier lorsque l’un de ces événements se produit une fois dans une vie.

Ajustements de coûts

Les ajustements de coûts sont l’une des principales raisons des écarts budgétaires défavorables. Étant donné que la plupart des budgets sont préparés à la fin de l’année, toute notification reçue d’un fournisseur ou d’un fournisseur concernant une augmentation de prix peut être incluse dans votre nouveau budget.

Mais si votre fournisseur ne vous informe pas d’une augmentation de prix mais augmente ensuite les prix en mars de l’année suivante, vous aurez un écart budgétaire défavorable à gérer. La meilleure façon d’éviter cela est d’intégrer une augmentation automatique des prix dans vos dépenses budgétisées.

Besoins changeants des clients

Votre entreprise existe parce que vous fournissez à vos clients quelque chose dont ils ont besoin ou qu’ils désirent. Mais que se passe-t-il lorsqu’ils n’ont plus besoin ou ne désirent plus ce que vous vendez?

Rachel possède une chambre d’hôtes. Lorsqu’elle a budgété pour 2020, elle était conservatrice et n’a augmenté son niveau de clientèle que de 10%, ce qui était justifié par une hausse des efforts de publicité et de marketing. Alors que son budget était assez précis pour les deux premiers mois de 2020, pour le reste de l’année, ses revenus ont connu une chute énorme, entraînant un écart budgétaire défavorable de plus de 65%.

Alors que Rachel ne pouvait pas prédire la pandémie de COVID-19, elle fait face à une baisse croissante des revenus dans un avenir prévisible car les besoins de ses clients ont changé.

L’évolution des besoins des clients n’est généralement pas aussi radicale que face à une pandémie. Mais il est important de réévaluer fréquemment les produits et services que vous vendez pour être sûr qu’ils répondent toujours aux besoins de vos clients.

Le processus de budgétisation consiste à comparer votre budget aux totaux réels pour trouver les écarts. Source : slideshare.net .

Comment surveiller et analyser les écarts budgétaires

Il est facile de surveiller les écarts budgétaires. Toute application de logiciel de comptabilité qui inclut même la budgétisation de base sera en mesure de vous fournir un budget par rapport à un rapport réel. Si les écarts sont nombreux, il peut également être utile de créer un budget révisé pour le solde de votre exercice.

Exécutez régulièrement un rapport budget-réel

Rester à jour sur les écarts budgétaires peut vous aider à repérer les tendances possibles, ainsi que les problèmes potentiels. Si vous n’exécutez ce rapport qu’une fois par an, vous manquez l’occasion d’être proactif au sujet des écarts, car il est préférable de les examiner au fur et à mesure qu’ils se produisent plutôt qu’à la fin de l’année. Assurez-vous que votre rapport affiche des écarts positifs et négatifs en dollars et en pourcentage.

Recherchez le « pourquoi » derrière la variance

Si vous n’avez pas atteint vos revenus budgétés, vous devez demander pourquoi. Si vos dépenses sont deux fois supérieures à ce que vous aviez prévu, vous devez trouver la raison de l’écart. On suppose que votre budget initial a été préparé à l’aide de chiffres de référence précis et que les revenus ont été estimés en fonction des performances passées. Si c’est vrai, c’est à vous de trouver la cause de la variance.

Envisagez d’ajuster votre budget

L’ajustement des budgets en milieu d’année est un phénomène courant, en particulier si vous constatez que les revenus et les dépenses diffèrent considérablement de leurs totaux budgétés. Si l’écart s’est produit une seule fois, vous n’avez probablement pas à vous soucier de réviser votre budget, mais si cela semble être un problème plus permanent, il est préférable d’apporter quelques modifications.

Le rapport sur les écarts budgétaires fournit des détails mois par mois sur les totaux budgétés, les totaux réels et les totaux des écarts. Source : insightsoftware.com .

Comment utiliser votre analyse des écarts budgétaires pour les prévisions futures

Vos écarts budgétaires peuvent fournir de nombreuses informations précieuses sur la préparation de votre prochain budget. Regardez où vous étiez sur place et où vos écarts étaient assez élevés, et passez du temps à analyser les deux résultats pour voir ce qui se cache derrière eux.

Gardez à l’esprit qu’une variance défavorable hors de votre contrôle nécessite moins d’action qu’une variance simplement inexacte. Par exemple, si votre fournisseur fait soudainement faillite, l’effet d’entraînement de cette loi peut nuire à votre budget, notamment une baisse des revenus due aux commandes en souffrance ou une augmentation des coûts due à l’utilisation d’un nouveau fournisseur.

Avec moins de revenus et des dépenses plus élevées, votre budget sera sérieusement impacté. À ce stade, il pourrait être judicieux de créer un budget révisé qui reflète fidèlement l’augmentation des coûts et la baisse des revenus.

Cependant, si vos écarts sont un problème ponctuel, il est préférable de continuer à surveiller votre budget, mais de renoncer aux révisions à moins que d’autres problèmes ne surviennent.

Les écarts budgétaires sont la clé de la performance de l’entreprise

D’une manière ou d’une autre, nous fonctionnons tous sur un budget. Par exemple, si vous gagnez 30 000 $, vous n’achèterez probablement pas une maison d’un million de dollars. Le même principe s’applique aux entreprises. Aucune entreprise gagnant 30 000 revenue de revenus n’achètera une usine de fabrication pour 2,1 millions de dollars. C’est pourquoi les budgets sont si importants — et pourquoi ils doivent être précis.

Chaque jour, les décisions d’affaires sont prises en fonction du budget d’une entreprise, et les répercussions d’agir sur des chiffres erronés peuvent être fatales, en particulier pour les petites entreprises dont les ressources sont limitées. Par exemple, si le budget d’un projet est dépassé, cela pourrait vous coûter des milliers de dollars.

Prenez le temps de créer un budget basé sur les faits et les performances passées, et résistez à l’envie d’être trop optimiste (ou pessimiste) sur les chiffres. Utilisez ces écarts budgétaires pour créer un budget plus précis pour l’année à venir.