Tecnología: ¿Cuál es la Forma Correcta de Automatizar un Proceso?

La automatización de procesos no es una solución rápida para eliminar lo mundano. Hay varios pasos a considerar antes de introducir nueva tecnología en sus procesos de negocio.

Quinta parte de una serie

Elegir una solución tecnológica no es una decisión de la noche a la mañana. Pero, con tantos proveedores por ahí para confundir el mensaje, una empresa puede elegir el producto más llamativo y pasar una cantidad significativa de tiempo intentando implementarlo antes de darse cuenta de que no es el mejor para su situación.

Dependiendo de la palabra de moda que utilices, una búsqueda rápida en Google dará como resultado una gran variedad de herramientas tecnológicas para satisfacer tus necesidades de automatización de procesos y flujo de trabajo. Cada uno de estos proveedores le dirá que su herramienta puede resolver todas sus necesidades, pero, por supuesto, eso no es cierto.

Para identificar qué herramienta es la mejor para su situación, debe comprender las necesidades de su empresa y el entorno tecnológico actual antes de adentrarse en la selección de proveedores.

Cuando decida automatizar inmediatamente sin tener en cuenta dónde existen sus soluciones y procesos tecnológicos ahora, automatizará a ciegas. Además, automatizar un proceso defectuoso solo le da resultados malos, o al menos ineficientes, más rápido.

Arreglar el proceso

Al principio de mi carrera, administré un proceso de incorporación de clientes en el que enviamos una tarea secuencialmente del Equipo A al Equipo B al Equipo C. Este proceso estuvo en marcha durante años, y sobrevivió a la migración de los formularios en papel enviados por la oficina a la «digitalización» (hojas de cálculo adjuntas a los correos electrónicos).

Cuando analizamos otras automatizaciones de procesos (como la migración a una base de datos de acceso), decidimos dedicar algún tiempo a comprender mejor el proceso. En esto, descubrimos que el Equipo B reenvió el correo electrónico que recibieron del Equipo A al Equipo C sin hacer nada más con él.

El equipo B vio este paso como una prioridad muy baja y con frecuencia fue un cuello de botella en el proceso general. Acordamos de inmediato que el Equipo A podría enviar el correo electrónico directamente al Equipo C, eliminando así este paso de proceso innecesario en la nueva solución automatizada.

Si bien esta es una situación demasiado simplista y obvia, si la organización no decidiera mirar sus procesos antes de buscar una solución tecnológica, habríamos pasado por alto este cuello de botella. Entonces, lo habríamos incorporado en la nueva solución para sobrevivir unas cuantas generaciones más.

Otro desafío de automatización de procesos se refiere a las excepciones en el proceso. A menudo vemos que las empresas intentan incorporar todas sus excepciones en su solución automatizada. Se recomienda:

1. Tratando de entender mejor la causa raíz de sus excepciones con la esperanza de eliminar el mayor número posible de ellas.
2. Encontrar una manera de implementar inicialmente una solución de «camino feliz» dentro de la tecnología de flujo de trabajo seleccionada para reconocer el valor más rápido.

Estos son solo algunos ejemplos de por qué es importante «arreglar el proceso» antes de sumergirse de cabeza en la automatización.

Elegir las Soluciones Tecnológicas de Optimización de procesos correctas

Mientras evalúa sus procesos y elimina pasos innecesarios, puede comenzar a examinar simultáneamente las soluciones tecnológicas disponibles para usted. Hay tres áreas que recomendamos tener en cuenta al determinar cómo proceder con sus esfuerzos de automatización:

Herramientas internas

Lo primero que debe considerar es lo que ya tiene. Muchos sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics y otras soluciones tecnológicas, ya tienen componentes de flujo de trabajo.

Uno de los desafíos a los que se enfrentan las empresas a menudo es tener la automatización de procesos integrada en múltiples herramientas que no interactúan entre sí. Si puede determinar un sistema de flujo de trabajo «maestro» u otra forma de unir correctamente todos los sistemas existentes, puede evitar la inversión en otra solución de flujo de trabajo.

Este enfoque no funcionará en todos los casos (plataformas de mainframe heredadas, demasiadas herramientas internas), lo que podría llevar a la necesidad de considerar nuevas herramientas por completo.

Automatización robótica de procesos (RPA)

Hablando de palabras de moda, RPA es uno de los temas candentes que hay hoy en día. Según un informe reciente, las empresas están preparadas para gastar millones de dólares en RPA solo en 2019.

Cuando las necesidades de su proceso no requieren una automatización completa del proceso de extremo a extremo, el RPA puede ayudar a llenar los vacíos de un proceso replicando tareas rutinarias, repetibles y basadas en reglas. Esta función es a menudo una solución excelente para esas actividades mundanas de «silla giratoria» que parecen ser la pesadilla de la existencia de todos.

Dentro de RPA, los bots atendidos o los bots desatendidos ayudan a eliminar tareas, reducir los tiempos de ciclo y superar las brechas de integración.

• Bots asistidos: Estos bots funcionan como ayudantes de tareas para ayudar al usuario final a acelerar la cantidad de tiempo que pasa en una tarea, en lugar de trabajar en el back-end.
• Bots desatendidos :Los bots desatendidos, por otro lado, trabajan en tareas administrativas para reducir algunos de los cuellos de botella que ya he mencionado. Estos bots manejan tareas programadas, generalmente desde un punto de control central.Sin embargo,

RPA no es la solución para todo, especialmente si sus tareas no son rutinarias, repetibles y basadas en reglas.

Soluciones de Gestión de procesos de negocio (BPMS)

BPMS fue la tendencia de moda durante la primera década de este siglo, pero sigue siendo relevante en las situaciones correctas. Estas herramientas proporcionan una mayor visibilidad de sus procesos de negocio de extremo a extremo y permiten la gestión de las personas, los datos y las aplicaciones en un solo paso al interactuar con los sistemas de back-end.

Mientras la funcionalidad se expande continuamente, los desarrolladores crean estas soluciones de BPM en un repositorio de procesos primario y un motor de flujo de trabajo, al tiempo que proporcionan integraciones de sistemas y métricas de procesos valiosas.

Tradicionalmente, las soluciones de BPM se han centrado en las personas, en los documentos o en la integración (que puede conocer aquí), pero las líneas se han vuelto más borrosas a medida que los productos continúan madurando.

No importa cuál elija, un buen BPMS ayuda a resolver problemas relacionados con los procesos a través de la visibilidad, la colaboración y la automatización si es la solución adecuada para sus necesidades empresariales. Sin procesos bien definidos y la definición adecuada dentro de la arquitectura general del sistema, un BPMS se pierde en la gran cantidad de excelentes herramientas que tiene disponibles, pero no puede obtener completamente el valor máximo de esas.

Reflexiones finales

Las soluciones tecnológicas internas de su empresa son tan sólidas como sus procesos. Para evitar automatizar uno malo, debe analizar la causa raíz de cada proceso para determinar si vale la pena mantenerlo, cómo se alinea con la visión u objetivos futuros de la organización y cómo fortalecerlo si es necesario.

Una vez que haya hecho ese paso, puede investigar para encontrar la solución tecnológica, ya sea que ya la tenga o que sea hora de adquirir una nueva, que sea adecuada para la optimización de procesos de su organización. Al final, se encontrará con una empresa más eficiente que está lista para enfrentarse a sus competidores y servir a sus clientes.

Entonces, ¿qué tipos de procesos está automatizando? ¿Qué tan bien encajan en sus sistemas existentes y cuáles son las brechas? Una vez que haya abordado estas preguntas (y otras), estará en una mejor posición para tomar una decisión más informada sobre la mejor manera de mejorar y automatizar sus procesos.