Al planificar un evento, ya sea una conferencia, una fiesta de cumpleaños, una boda o una reunión, es posible que comience a preocuparse por si tendrá éxito. Es decir, ¿se divertirán los invitados? ¿Se irán sabiendo lo que necesitan saber? ¿Asistirán a futuros eventos organizados por usted? Si estás haciendo estas preguntas, ya estás en el camino correcto. Estas preguntas llegan al corazón de un evento exitoso: la experiencia de los invitados. Estas son algunas de las cosas más importantes que debe tener en cuenta para asegurarse de que sus invitados tengan una gran experiencia.
Atmósfera
Lo primero que notarán sus invitados al llegar a su evento es la atmósfera. La primera impresión de un invitado de un evento es a menudo la impresión más fuerte, y es por eso que un ambiente acogedor y positivo es crucial. Esto puede parecer un concepto bastante vago, así que trata de pensarlo en términos de tus sentidos.
Aspecto: Un evento exitoso se ve atractivo y organizado. Comience con un tema o concepto y decore en consecuencia. Un diseño y flujo claros también son importantes. Es posible que desee incluir señalización que se relacione con el tema del evento y también permita a los invitados saber exactamente dónde están las cosas.
Olor: Cuando se trata de olores, es mejor mantenerlo simple. Si bien no puede superar el aroma acogedor de los productos horneados o las palomitas de maíz recién hechas en el aire, los artículos de limpieza con aroma fresco también causarán una gran impresión, especialmente en estos días. Tenga en cuenta que muchas personas tienen sensibilidad a los olores fuertes, así que no se exceda, especialmente si el espacio es pequeño.
Escuchar: La clave cuando se trata de sonido en un evento es el equilibrio. Si el espacio es silencioso, es posible que los invitados se sientan incómodos al hablar entre sí, pero si gritas música, no podrán escucharse entre sí. Un buen equilibrio proporciona un ruido de fondo cómodo, pero no domina el evento.
Sabor: No es necesario tener una comida completa o un buffet para tener un evento exitoso. Sin embargo, algún tipo de refrigerio, ya sea en forma de una bandeja de rosquillas o incluso solo una estación de café y agua, es un gran avance para la experiencia de sus invitados. Incluso los refrescos más simples muestran un mayor nivel de atención para sus invitados y dejarán una impresión positiva.
Organización
Un evento exitoso no solo se ve organizado, sino que está organizado. Los mejores eventos se planifican y documentan meticulosamente de principio a fin. En la mayor medida posible, mantenga las listas de invitados y los detalles de los proveedores actualizados y organizados de una manera simplificada y completa. Si tiene un equipo trabajando con usted, asegúrese de que entiendan los detalles del evento y planifiquen también, para aumentar la eficiencia.
A los invitados les parece que los buenos eventos fluyen sin problemas, pero mucha consideración y planificación lo hacen posible. Es importante planificar muchas cosas que hacer y ver en el evento. Cree una línea de tiempo y planifique que algo suceda a diferentes intervalos a lo largo del evento, como un cambio de orador, un sorteo o una comida, para mantener a la gente interesada. Debe planificar el orden y el tiempo aproximado de estos antes del evento para asegurarse de que no interrumpan nada o caigan demasiado juntos y dejen grandes huecos sin que suceda nada emocionante.
Tener un plan y un plan de respaldo. Las cosas van mal en los eventos todo el tiempo, pero no puedes dejar que arruine el evento para todos los invitados que han pagado o viajado o se han tomado el tiempo para estar allí. Un plan de respaldo y un pensamiento rápido pueden rescatar una situación y mantener el evento fluido y divertido.
Detalles, Detalles, Detalles
Las decisiones más grandes pueden parecer la parte más importante del proceso de planificación de eventos, pero los detalles marcan la diferencia. Cosas como el estacionamiento, el registro y el acceso a los baños son algunos de estos detalles que los huéspedes dan por sentado cuando están bien ejecutados, pero que realmente pueden arruinar la experiencia de un huésped si se convierten en una molestia. La mayoría de los invitados perdonarán un pequeño inconveniente, pero demasiados o demasiados pueden afectar el estado de ánimo y el disfrute del resto del evento. Piense en estos detalles con anticipación y prepárese adecuadamente para que las cosas funcionen sin problemas.
Planchar los detalles logísticos como estos puede ser la parte más difícil de planificar un evento y, sin duda, la menos emocionante. Debe hacerse, pero trate de no dejar que lo abrume o le quite su experiencia de planificación. Dependiendo de la escala y el presupuesto de su evento, es posible que desee considerar la contratación de un profesional para manejar estos detalles, para que pueda concentrarse en las cosas divertidas.
En las Conferencias de UT, tenemos una amplia experiencia en planificación. Nuestra ventanilla única certificada le proporciona un contacto, un contrato y una factura final, lo que simplifica el proceso de planificación para usted. Ya sea que esté planeando una pequeña reunión o sea anfitrión del mundo, nuestro personal puede diseñar y administrar un evento personalizado que satisfaga todas sus necesidades. Como voluntarios de Tennessee, sabemos lo que significa ir más allá y esto se demuestra en el nivel de servicio que brindamos para cada evento que organizamos. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para comenzar a planificar su próximo evento.