Todas las empresas deberían tratar de ser eficientes, pero algunos de nosotros todavía no entendemos realmente lo que significa ser eficiente. Muchos empresarios confunden la eficiencia con «alcanzar objetivos».»Creen que, si una empresa logra cumplir con sus compromisos, tanto en términos de sus finanzas como de sus clientes, eso la hace competente, pero eso no es cierto. En esta publicación, le enseñaremos cómo aumentar la eficiencia operativa de su empresa enumerando algunas acciones y puntos a los que debe prestar atención.
¿Qué es la eficiencia operativa? ¿Por qué prestar atención a esto es tan importante para su empresa? Descubre en este artículo!
¿Qué es la eficiencia operativa?
El concepto de eficiencia operativa abarca la práctica de mejorar todos sus procesos (todas las actividades de su empresa que conducen a su producto o servicio final). Por ejemplo, un supermercado tiene varios métodos internos (de producción, contratación, ventas y comunicaciones, por ejemplo) y todos estos procesos ayudan a la empresa a alcanzar un objetivo, que puede ser en términos de ventas de productos.
Pero incluso si el supermercado está alcanzando sus objetivos de ventas, esto no significa que haya alcanzado la eficiencia operativa. Un mal control de existencias puede provocar el deterioro de los productos y pérdidas para la empresa. Si el departamento de compras no es capaz de identificar de manera eficiente a los proveedores ideales, el supermercado está perdiendo la oportunidad de obtener grandes ahorros. Por lo tanto, estos ejemplos ilustran la importancia de conocer bien su empresa, porque la conclusión es que cada empresa posee su propia realidad en términos de sus procesos.
¿Cómo se puede lograr la eficiencia operativa?
Como empresario, debe enumerar los procesos de su empresa y seguirlos para descubrir si se están realizando de la manera correcta (generando ganancias, ofreciendo calidad y evitando el desperdicio, por ejemplo). Si es capaz de identificar fallas en sus procesos, intente estudiar alternativas para mejorarlos.
¿Su empresa está experimentando pérdidas debido al rendimiento de los empleados?
No es inusual que los empresarios crean que la búsqueda de eficiencia operativa está directamente relacionada con el despido de trabajadores. Esto no es verdad. Preste atención si es capaz de identificar pérdidas debido al desempeño de los empleados, porque puede estar ejecutando su proceso de contratación de una manera incorrecta, o en otras palabras, su empresa puede estar contratando a las personas equivocadas para las funciones que necesita realizar.
Además, es posible que necesite crear o mejorar sus procesos de capacitación de empleados. Buscar ahorros de costos rápidos a través de despidos suele ser una solución ineficiente: está eliminando a la persona, pero no el proceso o la actividad que está realizando (que con frecuencia no agrega valor a la empresa y luego es realizada por otros empleados, lo que con frecuencia solo los sobrecarga). También despedir a los empleados es una solución temporal, que puede no ayudar a mediano o largo plazo. La mejor estrategia para mejorar la competencia operativa depende de analizar los resultados de cada departamento de la empresa en lugar de reducir los costos por descuido.
Los empresarios deben prestar atención a todos los resultados del negocio
En primer lugar, la búsqueda de la eficiencia operativa consiste en conocer su propia empresa. También debe prestar atención a todos los resultados de su negocio y no solo a los resultados finales. No confunda la eficiencia con la reducción de costos, ya que tiene otros objetivos además del ahorro, como mejorar la productividad de su empresa. Es por eso que asociarlo con despidos es un error.
¿Cuáles son las ventajas de invertir en eficiencia operativa?
La búsqueda de la eficiencia operativa consiste en identificar problemas y crear soluciones. No tiene sentido saber que cierto proceso no está sucediendo de la mejor manera posible y no tomar ninguna acción para revertirlo.
La clave es entender que cada desafío que se encuentra es en realidad una oportunidad para ser mejor cada día. Aunque algunas cantidades deben invertirse, nunca deben considerarse costos. Estas son inversiones que seguramente traerán beneficios.
Cuando una empresa proporciona capacitación al personal, por ejemplo, está permitiendo a las personas realizar el servicio de la mejor manera. Un equipo que tiene una buena comunicación tiende a mantener las metas y expectativas alineadas, lo que hace que todos trabajen para el mismo propósito.
Los procesos de compra y el departamento de finanzas también pueden verse afectados positivamente por la eficiencia operativa. Con él, los empleados optimizan su tiempo y la empresa gana productividad.
No hace falta decir que desde ese punto hasta aumentar las ganancias y elevar los niveles de mercado es solo un paso.
¿Cómo lograr esta eficiencia?
Si bien es posible que ya haya entendido por qué debería implementar la eficiencia operativa en su negocio, es posible que aún se sienta un poco perdido, sin saber exactamente por dónde comenzar.
Para ayudarlo, hemos enumerado algunos consejos valiosos a continuación:
Estudiar la situación comercial
Para corregir procesos insatisfactorios, es necesario, en primer lugar, descubrir cuáles son estos procesos. Solo entonces será posible mejorarlos.
Para hacer esta encuesta, el gerente debe hablar con las personas que dirigen los departamentos y evaluar las condiciones de la empresa en el mercado en el que opera. Sólo después de unos pocos informes y reflexiones se puede llegar a una conclusión.
Preste atención a los costos de producción
Cada producción genera un costo. Sin embargo, es importante saber exactamente cuántos recursos, mano de obra y tiempo requiere cada proceso. De esta manera, es más fácil identificar los gastos atípicos.
Una vez identificado, se debe averiguar el motivo para buscar una corrección que permita la reducción de costos sin perder calidad.
Mapear fallos del proceso
El análisis de cada proceso, pieza por pieza, también permite la identificación de fallos. Deben medirse y relacionarse para que quede claro dónde deben producirse los cambios.
Por supuesto, teóricamente todo se puede mejorar, pero necesita saber qué priorizar al solucionar problemas.
Descubra el origen de los fallos
No tiene sentido conocer los fallos si no sabe de dónde vienen. Cada vez que se identifica una falla, es importante averiguar su origen y por qué se ha producido.
De esta manera, es posible corregir el problema desde su raíz, evitando la creación de soluciones ilusorias que solo enmascaran ineficiencias en el proceso productivo.
Use tecnología
Hoy en día, hay una herramienta tecnológica para todo. Puede almacenar datos, integrar departamentos y crear informes que permitan un análisis más amplio de la situación de la empresa.
Realizar todo este proceso manualmente ciertamente requeriría mucho más tiempo, además de dejarlo susceptible a fallas. Es por eso que a menudo decimos que la tecnología es un gran aliado para lograr la eficiencia operativa.
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