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¿Quién puede tener acceso a sus registros personales?

• Publicado en 05/04/2021

¿Quién puede tener acceso a sus registros personales?

¿Quién tiene derecho a ver sus registros personales? Debido a que los archivos de los empleados contienen información privada, como la dirección de su casa o detalles de cualquier acción disciplinaria, debe asegurarse de que estén protegidos y de que el acceso sea limitado. Solo el propio empleado, su gerente directo y el personal de recursos humanos deben poder ver sus archivos.

¿Qué se considera un registro de personal?

Los archivos de personal generalmente contienen documentos que el empleado ya ha revisado y, por lo tanto, está familiarizado con su contenido. Esto incluye documentos como solicitudes de empleo, evaluaciones de desempeño, cartas de reconocimiento, registros de capacitación y formularios relacionados con traslados y ascensos.

¿Son los registros médicos parte del archivo del personal?

Las historias clínicas deben mantenerse separadas del expediente del personal. La Ley para Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés) prohíbe a los empleadores incluir información médica en el archivo de personal general de un empleado. Es común que los empleadores tengan un archivo» confidencial «u» otro » que contenga estos registros.

¿Se le permite tener acceso a sus registros personales?

Como empleado, ¿tengo derecho a ver mis archivos de personal? La respuesta corta es ‘sí’. Usted tiene el derecho de hacer un SAR a su empleador, solicitando ver sus archivos personales, en cualquier momento. Su empleador tiene el derecho de preguntar por qué desea ver sus archivos, pero luego debe proporcionarle todos sus registros.

¿Qué no debe incluirse en un archivo de personal?

Ejemplos de elementos que no deben incluirse en el archivo de personal son:

• Registros previos al empleo (con la excepción de la solicitud y el curriculum vitae)
• Documentos de transacción de asistencia mensual.
• Quejas de denunciantes, notas generadas a partir de investigaciones informales de quejas de discriminación, Defensores del Pueblo o Clima del Campus.

¿Debería guardar copias de identificación en archivos personales?

Las copias no deben utilizarse para ningún otro fin. Si se hacen copias o imágenes electrónicas de los documentos del empleado, deben conservarse con el Formulario I-9 o almacenarse con los registros del empleado.

¿Se requiere que el empleador ponga a disposición los registros de personal?

El empleador no está obligado a poner a disposición esos registros de personal o una copia en un momento en que el empleado esté realmente obligado a prestar servicios al empleador, si el solicitante es el empleado.

¿Puede un ex empleado ver un archivo de personal?

Bajo la nueva ley, los empleadores deben permitir que los empleados actuales y anteriores inspeccionen y obtengan una copia de cualquier parte de sus archivos personales en un momento conveniente tanto para el empleador como para el empleado. Un ex empleado puede hacer una inspección de su expediente personal después de la terminación del empleo.

¿Cuáles son los diferentes tipos de registros de personal?

A. Las categorías de registros que generalmente se consideran «registros de personal» son aquellos que se utilizan o se han utilizado para determinar las calificaciones de un empleado para un ascenso, una compensación adicional o una acción disciplinaria, incluida la terminación.

¿Dónde se guardan los archivos de personal en una empresa?

Siempre debe tratar los archivos personales como cualquier otro documento privado dentro de la empresa. Normalmente, los registros de personal se guardan dentro de un archivador cerrado al que solo ciertas personas tienen acceso.

¿Quién tiene derecho a acceder a los registros de personal?

El contenido de los archivos y registros de personal de sus empleados es generalmente accesible para el personal de Recursos Humanos, el empleado y el gerente o supervisor del empleado en algunas empresas. En otros, el acceso está limitado al personal de recursos Humanos y los empleados pueden solicitar acceso a sus registros.

¿Qué es el Centro nacional de registros de personal ( NPRC-MPR )?

El Centro Nacional de Registros de Personal, Registros de Personal Militar (NPRC-MPR) es el repositorio de millones de registros de personal militar, salud y médicos de veteranos dados de alta y fallecidos de todos los servicios durante el siglo XX.

¿Puede un ex empleado acceder a los registros médicos de un empleador?

Además, cualquier empleado actual o anterior o el representante designado del empleado tiene derecho a acceder a los registros del empleador de la exposición de los empleados a materiales potencialmente tóxicos o agentes físicos dañinos, y a los registros médicos de los empleados y cualquier análisis realizado utilizando la exposición de los empleados o los registros médicos.

¿Cuándo no se requiere que un empleador haga una copia de los registros de personal?

Salvo lo dispuesto en el párrafo (2) de la subdivisión (c), el empleador no está obligado a poner a disposición esos registros de personal o una copia de los mismos en un momento en que el empleado esté realmente obligado a prestar servicios al empleador, si el solicitante es el empleado.