Desde 1996, las leyes federales bajo la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA, por sus siglas en inglés) han exigido el derecho legal de acceso de los pacientes a sus registros de atención médica. Esto incluye notas de progreso del tratamiento, radiografías, tomografías computarizadas, registros de facturación y más.
Los proveedores o sus clínicas tienen un límite de tiempo de 30 días para proporcionar registros, con muy pocas excepciones, especialmente para registros dentales. Los pacientes pueden solicitar registros para sí mismos, un especialista, su asesor legal, otro proveedor, revisión por pares profesionales, una junta reguladora u otras partes que consideren apropiadas.
Bajo excepciones muy limitadas, un proveedor puede extender el período de 30 días a través de un proceso de revisión de apelaciones. Además, las leyes de algunos estados han acortado ese plazo de 30 días.
El público no solo ha sido informado de sus derechos de acceso a sus registros de salud por las agencias gubernamentales, sino también por los medios de comunicación. En general, el público conoce estos derechos, y las tergiversaciones y ofuscaciones por parte de los infractores de la atención médica pueden no percibirse bien.
Los proveedores de fuentes deben conservar y mantener los registros originales como su propiedad durante el período de tiempo prohibido por las leyes estatales. Los registros originales nunca deben ser cedidos excepto por una orden judicial legal.
Sin embargo, se deben transferir copias de registros (no los registros originales) a petición del paciente. Las notas deben ser legibles, y las radiografías y tomografías computarizadas deben ser de calidad diagnóstica. Las radiografías enviadas por fax o los registros borrosos del laboratorio de fotocopias son inaceptables. De hecho, tales actos pueden ser vistos como «señales de alarma» por los investigadores potenciales y llamar la atención no deseada.
Se puede cobrar una tarifa nominal a los pacientes por el trabajo de fotocopiado, materiales, franqueo y otros costos. No se puede cobrar nada por mano de obra en la búsqueda de registros. Además, en virtud de sus leyes, algunos estados tienen una tarifa fija prohibida para la copia y transferencia de registros.
Independientemente, el cobro a los pacientes de una tarifa de procesamiento excesiva por copias de registros está expresamente prohibido por los estatutos federales de HIPAA. De hecho, muchos proveedores de atención médica ofrecen este servicio gratuitamente en interés del bienestar del paciente.
La ley también describe siete razones inválidas para no enviar registros de pacientes:
- El paciente puede tener un saldo de cuenta pendiente.
- El proveedor está preocupado por una posible acción legal o investigación de la junta reguladora.
- El paciente no ha pagado una tarifa excesiva por copias de registros y transferencia.
- El proveedor requiere que el paciente se presente físicamente en el consultorio para demostrar una prueba de identidad.
- Se requiere que el paciente ingrese a un portal web para solicitar sus registros.
- El paciente debe enviar por correo la solicitud de registros.
- El proveedor de atención médica requiere que los pacientes presenten y revelen las razones de las copias de los registros.
Realities
La mayoría de las instalaciones dentales cumplen plenamente con los derechos de los pacientes cuando se trata de acceder a sus registros. Desafortunadamente, algunos no lo hacen.
De hecho, la falta de reenvío de registros de pacientes a solicitud del paciente de manera oportuna es una queja muy común que reciben y revisan las juntas dentales estatales. En muchos estados, esta violación va más allá de las reglas y regulaciones federales de HIPAA y específicamente en los códigos administrativos estatales.
Los reguladores estatales bajo placas dentales estatales impactan las clasificaciones de licencias dentales. Además, algunas juntas dentales estatales también regulan a los propietarios de consultorios dentales que no son dentistas. Tales quejas de la junta dental se extienden desde los practicantes solos hasta las prácticas de grupos aislados y en ciertas organizaciones de servicios dentales (DSO).
Si los registros no se envían al siguiente proveedor, es posible que el daño no solo llegue a los pacientes, sino también a los colegas del proveedor. Estos profesionales a menudo se encuentran en una posición difícil, especialmente si son médicos acreditados de Medicaid o de la organización de proveedores preferidos (PPO, por sus siglas en inglés).
Por ejemplo, el nuevo proveedor puede tener aparentemente la opción de tomar nuevas imágenes o exámenes gratis, ya que el período de tiempo para la asignación de pago por parte del plan del paciente no compensará las imágenes o exámenes agregados. Esto puede ser insostenible financieramente en clínicas con presupuestos operativos ajustados.
Es posible que se requiera que los pacientes paguen de su bolsillo por las imágenes actuales, aunque teóricamente las imágenes recientes estén disponibles de un proveedor anterior. Este cargo a los pacientes puede incumplir el contrato de participación del proveedor actual.
Como sucede con demasiada frecuencia, el proveedor más reciente puede cojear junto con registros e imágenes de diagnóstico inadecuados y un plan de tratamiento incompleto, hasta que las políticas del plan remuneren los registros e imágenes actualizados. Si bien el hecho de que un plan no compense los servicios necesarios puede promover los intereses de la industria de seguros o los presupuestos de Medicaid, esta política no sirve adecuadamente a los pacientes o médicos.
Aplicación
Las normas y reglamentos no tienen sentido sin una aplicación enérgica. De hecho, el incumplimiento de las leyes generalmente permite y promueve la anarquía. En efecto, una escasez de cumplimiento normativo es consistente con una política gubernamental tácita de «el crimen paga».»Durante años, desde la aprobación de la HIPAA en 1996, la aplicación federal de los derechos de acceso a los registros de los pacientes ha sido extremadamente negligente.
Luego se encendió el rayo, y se encendió dos veces en Florida en 2019, cuando la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) de EE.UU. resolvió dos casos separados que involucraban el fracaso de una entidad de atención médica para reenviar los registros de los pacientes de manera adecuada y legal.
Korunda Medical y Bayfront Health celebraron acuerdos formales de resolución con el HHS. Ninguno de los grupos de atención médica admitió haber cometido un delito. Se requiere que cada uno dedique el tiempo, el esfuerzo y los gastos del cumplimiento de un Plan de Acción Correctiva formal. Cada uno también debe remitir una suma de 8 85,000 al HHS.
Conclusión
Muchas organizaciones han asesorado a la profesión dental sobre los derechos de los pacientes relacionados con la transferencia de registros dentales desde la aprobación de los estatutos federales de HIPAA en 1996. Esto incluye al gobierno federal, la ADA, las juntas dentales estatales y las asociaciones dentales estatales. Hasta hace poco en Florida, pocas presuntas violaciones de consecuencia han sido procesadas.
El desconocimiento de estas leyes ofrecerá a los infractores una defensa legal deficiente. Por último, los derechos de los pacientes relacionados con la transferencia de sus registros de atención médica se están aplicando hoy con un vigor y un énfasis que no se habían observado anteriormente.
El Dr. Davis practica odontología general en Santa Fe, NM. Asiste como testigo experto en casos legales de fraude dental y negligencia. Actualmente preside el Comité de Revisión por Pares de la Sociedad Dental del Distrito de Santa Fe y sirve como miembro de la asociación dental estatal a su cámara de delegados. Escribe y da conferencias sobre asuntos relacionados. Puede ser contactado en [email protected] o smilesofsantafe.com.
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