Procesos financieros que un club necesita para funcionar con éxito.
Información que necesita para administrar las finanzas de su club. Recuerde que el tamaño de su club determina los procesos de gestión financiera que deben implementarse.
El tesorero
El tesorero es una persona clave en la gestión del club. Están representados en la junta directiva o comité del club, y asumen la responsabilidad general de su gestión financiera. El tamaño de este trabajo dependerá del tamaño del club y de si hay otras personas que puedan ayudar, ya sea con la administración financiera o como subcomité de finanzas. El tesorero requerirá una descripción del trabajo, que establece lo que se supone que debe hacer y proporciona estándares para su desempeño. La función del tesorero incluye informar sobre las finanzas reales y buscar la mejor manera de usar los fondos disponibles. El tesorero necesita los siguientes artículos de papelería para realizar su trabajo de manera efectiva:
- talonarios de cheques
- talonarios de depósitos bancarios
- un libro de caja o libro mayor
- comprobantes de autorización de pago (solicitud de cheques)
- un talonario de recibos numerado con página de copia al carbón
- formularios de cuenta para suscripciones de miembros
- un libro de pagos en efectivo para gastos menores y comprobantes de efectivo para gastos menores
- un archivo de cuentas por pagar, es decir, cantidades adeudadas a proveedores por bienes y servicios adquiridos
- un archivo para almacenar recibos de cuentas pagadas
- un archivo de pedidos realizados a proveedores
- un archivo para almacenar banco instrucción.
Sistemas y software de contabilidad
Por lo general, un sistema de contabilidad informatizado es la forma más fácil y sencilla de llevar un registro de las cuentas del club. Hay varios programas simples o paquetes de software disponibles. Eche un vistazo a su alrededor para ver qué es lo mejor para las necesidades de su club. Si el club es lo suficientemente pequeño, un sistema manual puede ser suficiente. Lo que su programa de contabilidad debe ser capaz de hacer:
- calcular el GST y permitirle asignarlo por transacciones individuales
- seguir el gasto
- producir cuentas financieras completas (ganancias, pérdidas y saldo)
- permitirle hacer los ajustes necesarios fácilmente
- proporcionarle la información requerida en un formulario de informe fácil de entender
- proporcionar información en un formato claro que todo el mundo pueda entender con claridad.
Cashbooks
Un cashbook es un diario en el que se registran todos los recibos y pagos del club. «Efectivo» incluye dinero real, recibos de tarjetas de crédito, cheques y giros postales. Habrá recibos y colillas de cheques, pero el libro de caja registra los detalles de todas las transacciones.
Cuentas bancarias
El club necesitará una cuenta de cheque. Los talonarios de cheques proporcionan una forma sencilla y eficaz de hacer un seguimiento de los gastos del club. Por lo general, los clubes tienen dos miembros del comité de gestión (incluido el tesorero) que están autorizados a firmar conjuntamente los cheques del club. Podrá autorizarse a tres miembros, de los cuales sólo dos serán necesarios para validar el cheque. El extracto bancario del club también proporciona un registro preciso de los gastos. Puede elegir la frecuencia de estas declaraciones.
Presupuestos
El club requerirá un presupuesto anual. Esto es responsabilidad del tesorero y está acordado por el comité de gestión del club. Una vez que se aprueba el presupuesto, se agrega a su sistema de contabilidad para que pueda compararse con los ingresos y gastos reales del club. Puede utilizar una hoja de cálculo de Excel o un libro de caja manual para el presupuesto del club.
Para preparar un presupuesto:
- comience con los ingresos y gastos reales del año anterior: si el club es nuevo, tendrá que basarlo en estimaciones realistas
- agregue lo que sabe sobre el próximo año
- ajuste y modifique hasta que tenga un presupuesto realista y razonable
- obtenga el presupuesto aprobado por su comité directivo u órgano rector.
Pronóstico de flujo de efectivo
El pronóstico de flujo de efectivo le permite anticipar cualquier caída en los ingresos de su club y planificar alrededor de ellos. Si los ingresos del club son variables, una buena previsión significará que aún podrá cubrir los gastos.
Para preparar un pronóstico de flujo de caja:
- Use patrones históricos de recibos y pagos para ayudarlo a predecir el momento futuro del flujo de efectivo
- Use el presupuesto para ayudarlo a anticipar el monto del recibo o pago. Tenga en cuenta que su presupuesto puede estar preparado sobre una base exclusiva de GST y el flujo de efectivo incluye GST (por lo que las transacciones se acumulan cuando corresponda). Además, es posible que su presupuesto no incluya cosas como pagos de GST a IRD, reembolsos de préstamos o compras de Activos fijos, así que asegúrese de tenerlos en cuenta.
- Puede pronosticar el flujo de efectivo de forma diaria, semanal o mensual
- Los movimientos de flujo de efectivo siempre deben conciliarse con el estado de cuenta bancario para el período
Auditorías
Los registros financieros del club se auditarán de vez en cuando. Durante una auditoría, una persona independiente del club (como un contador) comprueba que los estados financieros son un registro correcto de la situación financiera del club en el momento de la auditoría. Un voluntario debidamente calificado puede auditar las cuentas del club, o puede ser necesario utilizar un servicio de auditoría profesional. Esto puede ser costoso, por lo que es preferible encontrar un voluntario que esté dispuesto a realizar la auditoría.
La auditoría puede ser un proceso largo y es una buena idea permitir de seis a ocho semanas para que se complete una auditoría. El auditor de su club necesitará:
- los libros de caja del club, escritos y equilibrados para el año, y los diarios o libros de contabilidad que el club utiliza para los registros
- estados de cuenta bancarios para todo el año
- copias de recibos de depósito y colillas de cheques
- libros de recibos con copias duplicadas y originales, más cualquier libro de recibos no utilizado
- comprobantes para pagos realizados por el club, organizado en orden numérico
- recibos o copias de cheques pagados a su club
- copias de los minutos de sus reuniones de gestión que muestran cómo se tomaron y acordaron las decisiones financieras
- copias de cualquier estado de auditoría anterior
- todos los estados financieros del ejercicio objeto de auditoría
- cualquier otro documento financiero pertinente.
Seguro
Es importante que el club tenga un seguro adecuado. El alcance del seguro requerido variará dependiendo de los activos, el tamaño y las actividades del club. Dado el compromiso y la contribución que hacen los voluntarios, es importante que estén protegidos de cualquier riesgo potencial.
Accident Compensation Corporation (ACC) es la aseguradora legal de Nueva Zelanda para cualquier lesión causada por accidente. Proporciona a todos los neozelandeses protección contra accidentes, pero muchos clubes están eligiendo cobertura adicional para reconocer la importancia de sus voluntarios y miembros.
Generalmente, necesitará cobertura de póliza para:
- seguro de responsabilidad civil
- incendio y robo de contenido
- pérdida de ingresos / aumento de los costos de trabajo.
La elección de la compañía de seguros dependerá de las pólizas, coberturas y costos que puedan ofrecer al club. Los miembros del Club pueden optar por contratar pólizas individuales, o el club puede seleccionar un «proveedor preferido» que pueda adaptar los costos y proporcionar cobertura para las necesidades específicas del club. También hay aseguradoras especializadas que se ocupan de seguros deportivos.
Impuestos y GST
El Departamento de Impuestos Internos proporciona información y una sección de preguntas frecuentes sobre la recaudación y el pago de GST.
Los clubes deportivos a menudo se registran como fideicomisos benéficos, que están exentos del impuesto sobre la renta. De conformidad con la legislación de Nueva Zelandia, un fondo de beneficencia debe existir principalmente con fines benéficos. Para que los fines de una organización se consideren caritativos, sus actividades u objetivos deben ser fines públicos, es decir, el beneficio debe estar disponible para una gran parte de la comunidad. Además, no debe llevarse a cabo en beneficio o beneficio de ninguna persona.
Las organizaciones benéficas deben estar registradas por la Comisión de Organizaciones Benéficas para disfrutar de las exenciones fiscales. El sitio web del IRD incluye una sección sobre organizaciones benéficas con información sobre cómo se relaciona esto con los impuestos.
Más información
El IRD tiene más información sobre:
- libros de efectivo y registros generales
- información fiscal para organizaciones benéficas