Propósito de los Documentos de trabajo de Auditoría
Los siguientes son los propósitos de los documentos de trabajo de auditoría:
1. Los documentos de trabajo representan el volumen de trabajo realizado por el auditor y su personal. Por lo tanto, permiten redactar y preparar fácilmente un informe de auditoría detallado.
2. Los diversos detalles minuciosos y aspectos del informe de auditoría pueden estar bien fundamentados sobre la base de las conclusiones resumidas en el informe.
3. Se convierten en una valiosa prueba documental para el auditor en las ocasiones en que tiene que defenderse de los cargos de negligencia, etc. contra él.
4. Permiten al auditor coordinar y organizar el trabajo de los empleados de auditoría.
5. Permiten al auditor asesorar a su cliente sobre la mejora del sistema de control interno y la eficiencia del sistema contable.
6. Sirven de guía al auditor en exámenes posteriores y le ayudan a planificar para el año siguiente.
7. Sirven como un medio para capacitar a los empleados de auditoría para resumir el trabajo realizado por ellos.
Elementos esenciales de buenos Documentos de trabajo
Los elementos esenciales de buenos documentos de trabajo son los siguientes:
1. Los documentos de trabajo deben estar completos en todos los aspectos. Deben contener toda la información necesaria para que puedan ser de máxima utilidad.
2. Deben organizarse y arreglarse adecuadamente para que no se experimente ninguna dificultad en localizar un asunto en particular.
3. Deben contener información precisa para que se confíe en ellos.
4. Deben contener los hechos, que se explican por sí mismos.
5. Los hechos expuestos en los documentos de trabajo deben ser fácilmente evidentes para el lector.
6. En los documentos de trabajo deben conservarse siempre los datos pertinentes. Toda la información irrelevante debe mantenerse fuera del espacio con el fin de mejorar su utilidad para el propósito para el que se guardan.
7. Los documentos de trabajo de auditoría deben conservarse y archivarse adecuadamente. Estos archivos deben estar numerados en serie e indexados para que puedan estar disponibles cuando sea necesario.
8. El papel utilizado para la preparación de documentos de trabajo debe ser de mejor calidad y de tamaño uniforme.
9. Después de cada nota debe dejarse suficiente espacio para que cualquier decisión tomada por un auditor pueda escribirse en ese espacio.
Conservación de los documentos de trabajo de auditoría
Los documentos de trabajo se mantendrán en custodia de un auditor. El personal del cliente o terceros no deben tener acceso a los documentos de trabajo. Los documentos deben conservarse durante un período de tiempo suficiente para satisfacer las necesidades de los auditores y los requisitos profesionales de conservación de registros. El auditor debe mantener la confidencialidad de los asuntos del cliente.
Propiedad de los documentos de trabajo de auditoría
Los documentos de trabajo son los asuntos documentados por el auditor. Así que son de su propiedad. Aunque el cliente puede reclamarlos como un registro de sus asuntos comerciales, el auditor no puede separarse de ellos, ya que sus conclusiones se basan en ellos y proporcionan evidencia del trabajo de auditoría realizado de acuerdo con los principios básicos.
La observación legal en el caso de Sockockinsky Vs Bright Grahame & Co. ¿es eso
«El documento de trabajo pertenece al auditor, no al cliente, ya que el auditor es un contratista independiente y no el agente del cliente».
Del mismo modo, el Tribunal de Apelación en el caso Chantrey Martin & Co. Contra Martin sostuvo que
«Los documentos de trabajo preparados por el auditor son propiedad del auditor».
Por lo tanto, los documentos de trabajo son propiedad del auditor. No forman parte de los registros contables del cliente ni los sustituyen.