Los empleadores pueden designar a un representante autorizado para llenar los Formularios I-9 en nombre de su empresa, incluidos oficiales de personal, capataces, agentes o notarios públicos. El Departamento de Seguridad Nacional no requiere que el representante autorizado tenga acuerdos específicos u otra documentación para fines del Formulario I-9. Si un representante autorizado llena el Formulario I-9 en nombre del empleador, el empleador sigue siendo responsable de cualquier violación en relación con el formulario o el proceso de verificación.
Al completar el Formulario I-9, el empleador o representante autorizado debe examinar físicamente, con el empleado presente físicamente, cada documento presentado para determinar si parece razonablemente genuino y se relaciona con el empleado que lo presenta. No está permitido revisar o examinar documentos a través de una cámara web.
Si el representante autorizado se niega a completar el Formulario I-9 (incluida la presentación de una firma), se puede seleccionar a otro representante autorizado. Si el empleador contrata a un notario público, el notario público actúa como representante autorizado del empleador, no como notario. El notario público debe realizar las mismas acciones requeridas que un representante autorizado. Al actuar como representante autorizado, el notario público no debe proporcionar un sello notarial en el Formulario I-9.