Cuando se trata de gastos, los departamentos de compras, y las empresas en su conjunto, han priorizado durante mucho tiempo lo que se conoce como gasto directo sobre su hermano históricamente descuidado, el gasto indirecto. En un mundo en el que las materias primas y los productos terminados dominaban el paisaje, esta preferencia tenía cierto sentido (aunque pasar por alto la importancia del gasto indirecto es un juego peligroso). Pero a medida que el mercado evoluciona y los motores económicos de los países de todo el mundo se centran cada vez más en los servicios, el software y otros intangibles, se hace evidente la necesidad de reexaminar este paradigma.
Las estrategias de adquisición están cambiando. Las prácticas comerciales están evolucionando. Y comprender los roles cambiantes de la adquisición indirecta y la adquisición directa es esencial para maximizar la eficiencia y eficacia de todos los aspectos de la adquisición, y para construir un sólido balance final para su negocio.
Indirecto Vs. Adquisición directa
La definición habitual dada para la adquisición indirecta es algo similar a «cualquier gasto que no se venda a los clientes» o «el costo de hacer negocios».»Es un gran paraguas, que abarca los costos administrativos, los servicios profesionales subcontratados y todos los suministros de oficina, computadoras y cubículos que una empresa física necesita para tener éxito.
Las empresas que proporcionan un producto tangible y terminado a sus clientes generan ingresos con la adquisición directa, y históricamente han prodigado atención en él antes de hacer esfuerzos para mejorar su función de adquisición indirecta. Algunos ejemplos de gasto directo en adquisiciones son:
- Ingredientes para crear comidas servidas en un restaurante
- Materiales para fabricar el último teléfono celular imprescindible
- Productos al por menor en una cadena de tiendas popular
- Equipo industrial de alta gama para una empresa que fabrica otro producto
Este tipo de adquisición se centra en convertir materias primas de alta calidad en-producto acabado de calidad, a menudo vendido al precio más alto que el mercado soportará.
En consecuencia, los procesos de adquisición en estas empresas tienden a centrarse en:
- Evitación de costos. Pagar el precio más bajo por materiales directos de la más alta calidad es la regla de oro. La función de adquisición de estas empresas se enfoca en la gestión de la cadena de suministro con el objetivo de ahorrar costos, aprovechar las economías de escala y las relaciones con los proveedores bien desarrolladas para obtener descuentos y condiciones favorables.
- Minimizar (o eliminar) la exposición al riesgo. Los mejores materiales transfieren su calidad a productos terminados. También ayudan a garantizar que los productos cumplan con todos los estándares de seguridad legales y de la industria, al tiempo que garantizan que la experiencia del consumidor sea satisfactoria o, mejor aún, excepcional. El cumplimiento y la satisfacción del cliente aíslan del riesgo y garantizan que la empresa pueda centrarse en aumentar sus resultados en lugar de salvar su reputación.
Estas prioridades también son valiosas para gestionar las compras indirectas y, de hecho, son igualmente esenciales para obtener márgenes de beneficio saludables para las empresas que no producen un producto físico.
En una economía de servicios, los gastos que respaldan los esfuerzos creativos detrás de los bienes y servicios intangibles, brindan un sólido apoyo a la marca a través del servicio al cliente y las redes sociales, y brindan una ventaja competitiva son el nuevo «gasto directo».
Una Distinción que se desvanecía y un Enfoque Cambiante
Cuando la fabricación era el pez gordo en el estanque económico, priorizar la compra directa de materias primas o bienes para reventa sobre el gasto indirecto era el nombre del juego. Pero al igual que la manufactura eclipsó a la agricultura en importancia económica, también la economía de servicios llevó a la manufactura a los márgenes, y mucho más rápidamente. Cuando las empresas se ven impulsadas por bienes virtuales y servicios intangibles, los gastos indirectos que antes se descartaban como «gastos administrativos» de repente se convierten en la mejor oportunidad para ahorrar costos, optimizar la cadena de suministro y realizar análisis de gastos ricos en datos que alimentan una estrategia de adquisiciones más inteligente, más eficiente y más eficaz.
Considere esto: un estudio de 2018 del Banco Mundial encontró que los servicios aportaron más del 60% del valor agregado total a las economías mundiales a partir de 2017. En los Estados Unidos, los servicios representaron la friolera del 86% de todo el empleo y aportaron casi el 80% del valor agregado total a la economía. El Reino Unido también ha hecho el cambio: los servicios representaron el 95,7% del empleo y aportaron el 78,6% del valor añadido total a la economía.
En resumen, si bien siempre ha sido relevante y una variable importante en las compras responsables, el gasto indirecto está llamando la atención porque muchas empresas están creando ingresos sin fabricar nada tangible. En una economía de servicios, las compras que respaldan los esfuerzos creativos que entregan bienes y servicios intangibles, brindan un sólido apoyo a la marca a través del servicio al cliente y las redes sociales, y brindan una ventaja competitiva a través de prácticas laborales estratégicas son el nuevo «gasto directo».»
No se trata de Lo que Vendes, Sino de Cómo Administras el Gasto
La economía de servicios podría estar cambiando la definición de «gasto directo» para algunas empresas, pero los principios empresariales básicos que impulsan la adquisición efectiva siguen siendo aplicables. Una solución de software de compras centralizada es ahora una herramienta esencial para los profesionales de compras de todo el mundo.
Además de facilitar la gestión de la cadena de suministro y simplificar el registro y la presentación de informes financieros, una solución centralizada facilita a las partes interesadas internas el seguimiento de todos los aspectos de cada transacción y las referencias cruzadas con documentos de fuentes clave, independientemente de la categoría. Las categorías de adquisiciones indirectas también pueden gestionarse al mismo tiempo que las directas.
El gasto de cola (también llamado gasto inconformista o gasto deshonesto), a menudo considerado como una inevitabilidad en la adquisición indirecta, se puede controlar e incluso eliminar gracias a los procedimientos automatizados de solicitud, aprobación y pago.
La integración y centralización de su función de compras significa que se satisfacen las necesidades de la empresa y que los datos financieros están completos, cumplen con los requisitos y se aprovechan fácilmente para realizar previsiones e informes. Es un gasto indirecto inteligente para cualquier negocio que no solo quiera sobrevivir, sino prosperar en una economía impulsada por los servicios.
Una nueva era para las compras
Directa o indirectamente, gastar dinero para ganar dinero es una práctica comercial que probablemente ha llegado para quedarse. Y ya sea que fabriques widgets anticuados o utilices aplicaciones increíbles, asegurarte de que todo tu gasto sea visible, rastreable y genere valor para tu empresa es un paso hacia el éxito duradero.