Cómo Escribir y Actualizar Su Manual para Empleados Para 2022 + Plantilla

Actualizado el 21 de diciembre de 2021

Manuales para empleados en 2022: La Guía Definitiva

Muchos propietarios de negocios pasan por alto la importancia de un manual para empleados bien escrito. Un buen manual sirve para muchos propósitos. ¿Su manual es una herramienta útil para su empresa? Un manual sólido para empleados:

• Establezca expectativas para los nuevos empleados
• Codifique, organice y actualice las políticas de la empresa
• Simplifique la incorporación
• Ayude a los nuevos empleados a tener éxito
• Facilite la capacitación y el cumplimiento
• Protéjalo de violaciones de cumplimiento

En este artículo, profundizamos en los manuales para empleados: qué, por qué y cómo.

2022 Plantilla para manual de empleados

Si ha venido a este artículo para descargar la plantilla para manual, aquí está:

• Plantilla para Manual del empleado (PDF)

Hemos organizado esta guía en cinco secciones:

1. ¿Qué es un Manual para empleados?
2. ¿Está Legalmente Obligado a Tener un Manual para Empleados?
3. Ejemplos de Manuales para Inspirarlo
4. El Desafío de Mantener los Manuales Actualizados
5. 20 Razones por las que Puede Necesitar Actualizar Su Manual para Empleados

¿Qué es un Manual para Empleados?

En primer lugar, un manual es la autoridad de referencia para las políticas. Como tal, debería ser el lugar para buscar aclaraciones legales. En segundo lugar, es fundamental para la formación de nuevos empleados. En tercer lugar, puede usarlo para mostrar la cultura de su empresa.

¿Qué Necesito Para un Manual Para Empleados?

¿Qué necesita poner en su manual? Bueno, casi todo. Después de todo, es un manual de usuario para nuevos empleados, gerentes y ejecutivos. Si estás empezando desde cero, espera hacer varios borradores. Tómese su tiempo y obtenga la opinión de todos.

Comience con su declaración de misión. Un sistema de tiempo y mano de obra con un archivador digital de recursos humanos facilita la creación y el mantenimiento de las actualizaciones de sus manuales.

Ahora, discutamos qué poner en él. La mayoría de las grandes empresas cubren lo siguiente en su manual para empleados:

• Reconocimiento y firma del empleado
• Compensación/beneficios
• Términos de empleo
• Políticas de trabajo remoto e híbrido
• Deducciones de nómina
• Disciplina
• Tiempo libre pagado (PTO)
• Viajes de negocios
• Horas extraordinarias
• No discriminación
• Conflicto de intereses
• Política de seguridad y vacunación contra la Covid-19
• Propiedad intelectual
• Código de conducta
• Horario y asistencia
• Ética
• Código de vestimenta
• Seguridad
• Móvil dispositivos
• Redes sociales
• Anti-represalias

Un manual para empleados debe ser un documento vivo. Por esta razón, debe realizar actualizaciones proactivas. Las empresas que han mantenido su manual actualizado han evitado muchos problemas. Por ejemplo, aquellos que crearon una política de redes sociales hace 20 años ahorraron muchos problemas. De manera similar, aquellos que capacitaron a gerentes de contratación en preguntas de entrevistas legales redujeron el riesgo de una demanda. Además, los que se ocupaban del acoso sexual estaban por delante del juego.

Foto de Slim Emcee en Unsplash

¿Qué Debe Tener Legalmente en Su Nuevo Manual para Empleados?

Ahora que hemos discutido el «qué», discutamos el «por qué».¿ Por qué necesitas un manual? ¿La ley lo requiere? En realidad, el Departamento Federal de Trabajo no requiere que tenga un manual, per se. Sin embargo, requieren que informe a los empleados de sus derechos. Como resultado, algunos empleadores renuncian a un manual para las señales en el lugar de trabajo. Debido a esto, durante la incorporación, entregan una pila de documentos.

Por el contrario, los empleadores inteligentes tienen letreros en el lugar de trabajo y un buen manual para empleados.

¿Cómo causa problemas un manual incompleto? Considere lo que le pasó a un nuevo empleado como se describe en Reddit:

No sabía que debía inscribirme antes de mis tres meses para el seguro médico. Y nunca me dijeron esto y asumí que no podía hasta que pasaron mis tres meses. Entonces empecé a hurgar y descubrí que se suponía que debía hacerlo de antemano, aparentemente. ¿Hay algo que pueda hacer? Me vendría bien la cobertura de salud. Reddit

Conozca las Regulaciones Estatales, Federales, Locales y Sindicales en el Lugar de trabajo

Antes de comenzar a escribir un nuevo manual (o actualizar uno), sepa que hay muchas leyes en el lugar de trabajo en juego. Si tiene empleados en más de una ciudad o estado, necesitará secciones específicas de la ubicación, por ejemplo.

Temas para incluir en el Manual del empleado

Políticas de trabajo remotas e Híbridas

La adopción generalizada del trabajo flexible ha sido una gran tendencia en los últimos dos años. Si su empresa ofrece arreglos de trabajo remotos o híbridos, asegúrese de formalizar las pólizas. El trabajo híbrido afecta el cumplimiento, la seguridad de los datos, el compromiso de los empleados y la marca de su empleador. Si no formalizas las reglas, te estás poniendo en riesgo de varias maneras. Podría cometer sin saberlo una violación de cumplimiento, experimentar una violación de datos o hacer que los empleados se quejen de un trato desigual. Discutimos esto con más detalle en la sección 5 de este artículo: 20 Razones por las Que Puede Necesitar Actualizar Su Manual para Empleados.

Cláusula de empleo a voluntad

«A voluntad» significa que cualquiera de las partes puede terminar la relación laboral en cualquier momento. En todos los estados excepto Montana, este acuerdo es la relación predeterminada. Por lo tanto, si tiene empleados en Montana, asegúrese de deletrear esto.

Igualdad en el Empleo y Lucha contra el Acoso

La Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) regula esta cuestión. Asegúrese de describir el comportamiento inaceptable en detalle. Además, dígale a sus empleados qué hacer si son objeto de acoso o si ven que le sucede a un compañero de trabajo. Además, describa lo que hará si un empleado reclama acoso.

Ley de Licencia Médica Familiar (FMLA)

Además del póster de la FMLA, debe proporcionarlo por escrito. De esa manera, si un empleado necesita tomar una licencia con o sin sueldo, puede ver su manual para obtener instrucciones detalladas. Además, es posible que deba agregar cambios debido a la licencia relacionada con la Covid.

Foto de Clayton Cardinalli en Unsplash

Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA)

Para tener un lugar de trabajo seguro, sus empleados deben conocer sus políticas de seguridad. ¿Cómo se hace esto? Use carteles de capacitación en persona para que los empleados los tengan en cuenta. Sobre todo, preséntelos en el manual el primer día. Después de todo, desea que sus nuevos empleados comprendan su compromiso con la seguridad.

Políticas de Covid-19

Sin duda, la pandemia ha afectado a todas las empresas y a su entorno de trabajo. Probablemente haya creado políticas relacionadas con el distanciamiento social, horarios de trabajo escalonados, vacunas y verificación de síntomas.

Políticas de Trabajo sin drogas

Es una buena idea tener una política de abuso de sustancias, ya sea que se le requiera o no. Si realiza pruebas de drogas, por ejemplo, sus políticas no deben discriminar. En resumen, asegúrese de conocer las leyes y de indicarlas en su manual. Dicho esto, también está el tema del cannabis. El cannabis sigue siendo ilegal a nivel federal. Como resultado, hay confusión sobre lo que esto significa a nivel local. Si su estado ha legalizado la marihuana, es hora de actualizar su manual para empleados. Por ejemplo, esto puede afectar sus políticas de pruebas de drogas. Descubrir THC en una prueba de drogas en un estado que ha legalizado el consumo recreativo de marihuana no puede implicar un delito. Sin embargo, su negocio puede alinearse con las leyes federales.

El cheque de pago final y la PTO no utilizada

Los problemas de fin de empleo pueden estar sujetos a una ley estatal dependiendo de dónde viva. Por esto, hable con su asesor legal. Algunos estados, por ejemplo, requieren que los empleadores paguen la toma de fuerza no utilizada y el tiempo de vacaciones.

COBRA

Su manual debe describir lo que sucede cuando un empleado renuncia o es despedido. Si ofrece beneficios de salud, los ex empleados tienen derecho a inscribirse en COBRA. (COBRA es un acrónimo de la Ley Federal Consolidada de Conciliación Presupuestaria General. Entre otras cosas, proporciona cobertura de salud continua después de la separación. En la práctica, se refiere al plan de beneficios ofrecido por la compañía bajo COBRA.) Los ex empleados que soliciten COBRA necesitarán formularios de inscripción. Por lo tanto, si tiene un sistema unificado de tiempo y trabajo, incluya un enlace a estos formularios en su manual.

Tiempo y asistencia

Recuerde, las leyes de salarios y horarios están vinculadas a la forma en que realiza un seguimiento del tiempo de los empleados. Como resultado, saber hacer un seguimiento de las horas es esencial. Su manual debe explicar cómo los empleados marcan los turnos. Incluya reglas para comidas y descansos, PTO, salario mínimo, horas extras y semana laboral justa, por ejemplo.

Descargo de responsabilidad general

Puede haber muchos documentos flotando. Protéjase de políticas obsoletas o mal escritas que se crearon antes de las directrices actuales. Indique claramente que el manual reemplaza cualquier otra regla. Esto también le da una medida de protección contra políticas informales o «asumidas». Ambos podrían contradecir las políticas o leyes oficiales. Como mínimo, protéjase declarando que las políticas están sujetas a cambios.

Reconocimiento y Acuerdo de nueva contratación

Los sistemas de recursos humanos con firma electrónica lo hacen fácil. Los empleados recién contratados pueden leer las políticas desde un dispositivo conectado a Internet y luego firmar que las entienden y las seguirán.

Ejemplos de manuales para empleados para inspirarte

Ahora que hemos hablado de lo que tenemos que hacer, repasemos algunos ejemplos de manuales para empleados. Vea cómo estos departamentos de recursos humanos hicieron que su manual para empleados cobrara vida.

The Motley Fool Employee Handbook Nos enorgullecemos especialmente de llamarnos «Tontos», con una letra mayúscula que recuerda a Shakespeare. Es nuestra tarjeta de presentación ser irreverentes. Para instruir y divertir. Y para decir la verdad. Por lo tanto, nuestros Valores Fundamentales se pueden resumir simplemente como «Sé tonto.»Manual para empleados de Motley Fool

Anti-Manual para empleados de Tesla» Cualquier persona en Tesla puede y debe hablar con cualquier otra persona de acuerdo con lo que crea que es la forma más rápida de resolver un problema para el beneficio de toda la empresa. Habla con tu gerente. Y puedes hablar con el gerente de tu gerente. Puede hablar directamente con un vicepresidente de otro departamento. Puedes hablar con Elon, puedes hablar con cualquiera sin el permiso de nadie más.»Anti-Manual para empleados de Tesla

Manual para empleados de Trello Los nuevos empleados en Trello reciben un manual organizado en un tablero de Trello. Completo con encantadoras imágenes de adorables perros y gatos. Puedes verlo aquí.

El desafío de Mantener actualizados los Manuales

Ciertamente, se necesita un esfuerzo continuo para mantener actualizado el manual del empleado. Esto es especialmente cierto para las pequeñas empresas sin un director de recursos humanos. En primer lugar, la persona encargada no siempre tiene tiempo para resolver los detalles. En algunas empresas, escribir y actualizar el manual es una tarea temida. Como resultado, nadie está dispuesto a asumir la propiedad y el dinero pasa a su alrededor. En segundo lugar, los costos de impresión hunden los presupuestos ajustados. Esto es desafortunado. Después de todo, las pequeñas empresas necesitan un buen manual tanto como las grandes.

Problemas Con Manuales de empleados Obsoletos

Lo más importante es saber que un manual obsoleto puede hacer más daño que bien. Especialmente si las políticas no son compatibles. Además, causa confusión. Además, puede ser particularmente problemático para las nuevas contrataciones.

Considere este ejemplo: Supongamos que tiene un período de espera de 60 días para recibir beneficios. ¿Qué pasa si un nuevo empleado asume que los beneficios de salud comienzan de inmediato? Debido a esto, terminan su cobertura anterior antes de ser elegibles. Entonces tienen un gasto médico importante. Vas a tener un empleado enojado con una montaña de facturas médicas. Esa no es manera de empezar un nuevo trabajo.

Aquí hay un mejor escenario: A los nuevos empleados se les envía por correo electrónico un enlace al manual del empleado tan pronto como aceptan la oferta de trabajo. El correo electrónico indica explícitamente que el nuevo empleado debe leer el manual lo antes posible. El manual explica claramente el período de espera. El nuevo empleado firma su acuse de recibo. También puede reiterar el período de espera en el correo electrónico para una buena medida.

Por qué es posible que necesite varias versiones del Manual

Si tiene trabajadores en muchos estados, es posible que necesite una sección de cumplimiento separada para cada estado. Hable con su abogado de negocios o con el Departamento de Trabajo del Estado. Por ejemplo, si reside en California, es posible que necesite una sección separada para trabajadores en ciudades específicas. Además, el estado de Nueva York amplió la licencia calificada más allá de la ley federal.

Su Manual Representa Su Negocio

Cuando su manual de empleado está desactualizado, se refleja mal en su empresa. Y a medida que los empleados descubren que es incorrecto, muy pronto todos lo ignoran. Los empleados tienen que preguntar a su gerente o al personal de recursos humanos cada vez que tienen una pregunta. Lamentablemente, la información incorrecta y las políticas informales pueden propagarse a través de la fuerza de trabajo.

20 Razones por las Que Puede Necesitar Actualizar Su Manual para Empleados en 2022

En este capítulo, discutimos 20 razones específicas por las que puede necesitar actualizar su manual para empleados.

Cumplimiento

Es importante recordar que su manual se puede utilizar como documento legal. Si un empleado presenta un caso contra su empresa, es posible que se le exija cumplir con los estándares de su manual. Si su manual no lo protegería, actualícelo con la orientación de su asesor legal.

Para obtener más información sobre el cumplimiento de las normas para pequeñas empresas, consulte la Lista de verificación de cumplimiento de RR. HH. de 2021.

Modelos de trabajo remotos e híbridos

Los horarios de trabajo remotos e híbridos requieren su propio conjunto de reglas. Por ejemplo, aclare cuándo espera que los empleados remotos estén disponibles y quién es elegible. Esbozar los procedimientos de registro de horarios y asistencia. Del mismo modo, actualice las políticas sobre descansos y horarios flexibles. Consulte nuestra plantilla actualizada para obtener una muestra detallada de la política de trabajo remoto.

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Programación Justa, Horas Extras y Actualizaciones de FMLA

Las leyes cambian todo el tiempo. Por ejemplo, la programación estable y las leyes de pago de PTO están apareciendo. La mejor práctica es asignar un gerente de recursos humanos para hacer un seguimiento de los cambios en la ley de empleo. Hable con su abogado, compañía de nómina o departamento de Trabajo del estado para obtener ayuda también.

Cambios en las Leyes Estatales contra la Discriminación

Las leyes federales contra la discriminación han existido por un tiempo. Sin embargo, tenga en cuenta que muchos estados tienen leyes adicionales relacionadas con la discriminación. A medida que las leyes evolucionan, es importante mantener el ritmo en su manual. Por cierto, muchas compañías han adoptado políticas de discriminación que son más estrictas que los federales.

Ubicación adicional o Traslado

Si su empresa ha abierto una nueva ubicación, es hora de actualizar su manual para empleados. Los empleados deben poder encontrar la dirección oficial de su nueva ubicación. También debe comunicar el propósito y la función. El manual es el mejor lugar para enumerar direcciones oficiales, funciones del sitio e información de contacto.

Ofrecer un Nuevo Producto o Servicio

Cada empleado debe comprender su oferta de productos o servicios. Cuando salgan nuevos productos, agréguelos a la sección de productos de su manual para empleados. Además, enumere los productos o servicios que ya no se ofrecen. No se limite a quitarlos. Etiquetarlos descontinuados. Los empleados necesitan un método oficial para la disponibilidad de los productos.

Nuevos tipos de empleados

Defina roles de trabajo y tipos de empleados para aclarar los requisitos de elegibilidad de beneficios. Es posible que tenga empleados a tiempo completo (exentos y no exentos), empleados a tiempo parcial, contratistas independientes, trabajadores de temporada, temporales o no residentes. También, describa consideraciones especiales o exclusiones cuando sea necesario.

Políticas de redes sociales

El uso de las redes sociales sigue evolucionando a medida que surgen nuevas plataformas. Para su negocio, puede ser una forma poderosa de comunicación, promoción y marketing. También puede ser una pérdida de productividad. Por lo tanto, aclare su política sobre el uso personal y empresarial de las redes sociales. Sea específico sobre las consecuencias de las violaciones. Si tiene una política que restringe lo que los empleados pueden publicar en su propio tiempo, asegúrese de que no viole los derechos de libertad de expresión.

Ha aumentado la concienciación sobre el Acoso Sexual y sus Consecuencias jurídicas

La concienciación sobre el acoso sexual en el lugar de trabajo ha ido en aumento. Los casos públicos, el activismo y las noticias hacen que todos piensen en ello. Ahora es el momento perfecto para actualizar su manual de empleados sobre políticas de acoso sexual. Sea claro y conciso sobre lo que constituye acoso y la acción disciplinaria asociada.

Represalia

La represalia del empleador es el cargo presentado con más frecuencia ante la EEOC. La represalia es cuando un empleador castiga a un empleado por una acción protegida. Por ejemplo, denunciar irregularidades o presentar una queja. En primer lugar, no violes la ley tomando represalias y asegúrate de que los gerentes entiendan esto. Asegúrele a sus empleados que pueden plantear problemas y explicarles cómo reportar problemas sin despido injustificado. Si su manual tiene instrucciones, es menos probable que se meta en una situación desordenada.

Política de entrevistas

Debido a que muchos estados han prohibido las preguntas sobre el historial salarial durante las entrevistas, su equipo de reclutamiento debe saberlo. La violación puede llevarlo a un costoso litigio.

Legalización del cannabis

Como se menciona en la sección dos, muchos estados han legalizado el cannabis. Si su estado es uno de ellos, es hora de crear una política con orientación legal.

Verificación de Antecedentes Penales

Hay nuevas leyes estatales sobre verificación de antecedentes. Esta es un área en la que debe estar atento, especialmente si está haciendo verificaciones de antecedentes penales de forma rutinaria. Incluya instrucciones, consentimiento, políticas de privacidad y prácticas aceptables. Además, asegúrese de que sus gerentes estén al día.

Leyes de Comidas y descansos de nivel estatal

Revise y actualice sus leyes de comidas y descansos con frecuencia. Asegúrese de que los empleados por hora se retiran para los descansos no remunerados. Si no lo hacen, su semana de 40 horas podría colarse en horas extras sin que su gerente lo sepa. Eso lo pondría en riesgo de una violación de horas extras

Aclaraciones legales

Si su empresa tiene políticas «no escritas o «asumidas», se encuentra en un terreno legal delgado. No son políticas en un sentido legal y no serán defendibles. Esto socavará la integridad de su manual. ¿Hay un lenguaje ambiguo? ¿O circunstancias implícitas? Si es así, está abriendo la puerta a la interpretación porque puede ir de un millón de maneras diferentes. Por lo tanto, es el momento de revisar su manual de empleados para buscar lenguaje ambiguo. No deje piedra sin remover (o sin editar). Cuando los empleados tienen un punto de apalancamiento, hay espacio para disputas.

Políticas de igualdad

Su manual para empleados debe contener políticas equitativas. Específicamente, aquellos que definen las interacciones entre la gerencia, los empleados y la empresa. Asegúrese de que sus políticas sean equitativas y, lo que es igual de importante, de que todos las sigan. De hecho, si un gerente muestra favoritismo, socava el manual.

Acceso a la nube

¿Está aprovechando el acceso a la nube para su manual de empleados? Si no, este es el momento perfecto para comenzar. Los manuales para el personal basados en la nube son de fácil acceso y están disponibles con cualquier dispositivo móvil. Además, puede actualizarlos en tiempo real según sea necesario. No hay nada mejor que eso. Además, no tendrá que volver a imprimir su manual ni repartir secciones adicionales.

Roles de trabajo y Descripciones de trabajo

Sus empleados siempre deben poder revisar los roles de trabajo actualizados. Cada puesto de trabajo debe incluir responsabilidades y expectativas. En un sistema basado en la nube, puede dar acceso según sea necesario. De esa manera, solo los empleados con ese rol pueden verlos.

Optimice la incorporación

Su manual para empleados es la mejor manera de establecer expectativas. Como se mencionó anteriormente, los manuales basados en la nube mejoran la incorporación. Dé a los nuevos empleados acceso a su manual de inmediato. Realice un seguimiento del progreso de la lectura en su sistema de tiempo y trabajo.

Hitos de crecimiento

Si ha agregado empleados, ahora puede estar sujeto a las reglas de «gran empleador». Todo depende de cuántos empleados tenga. En primer lugar, si tiene al menos un empleado, debe proporcionar la misma remuneración por el mismo trabajo a los empleados y a las empleadas. (Deberías hacer eso de todos modos. En segundo lugar, si tiene de 15 a 19 empleados, está cubierto por las leyes que prohíben la discriminación. Por motivos de raza, color, religión, sexo (incluido el embarazo, la orientación sexual o la identidad de género). Además de origen nacional, discapacidad e información genética (incluidos los antecedentes médicos familiares). Puedes leer más sobre los hitos de cumplimiento aquí.

WorkforceHub para Manuales para empleados

En conclusión, queremos presentarle a WorkforceHub, una solución integral de tiempo y mano de obra diseñada específicamente para pequeñas empresas y adaptada a ellas. WorkforceHub simplifica la distribución de manuales, la firma de empleados y las actualizaciones. Para obtener más información, programe una demostración hoy mismo.

Para descargar nuestra plantilla para manual de empleados 2022, visite Plantilla para manual de empleados de WorkforceHub.