Drill-Down-Technik

Dieser Artikel erklärt die Drill-Down-Technik auf praktische Weise. Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, werden Sie die Grundlagen dieses leistungsstarken Tools zur Problemlösung verstehen.

Was ist die Drilldown-Technik?

Die Drilldown-Technik ist eine Methode, um Einblicke in die Ursachen eines Problems innerhalb einer Abteilung oder eines Bereichs zu erhalten. Nachdem die Ursachen bekannt sind, kann ein größerer Plan entwickelt werden, um das Problem anzugehen.

Ein Drilldown ist nicht gleichbedeutend mit einer Diagnose, sondern eine breite und tiefe allgemeine Untersuchung. Darüber hinaus wird die Technik nicht verwendet, um die Ursachen aller Probleme herauszufinden, sondern nur die 20 Prozent der Ursachen hinter 80 Prozent der Auswirkungen. Dies ist ein Prinzip aus der Pareto-Analyse.

Wenn ein großes Problem mit potenziell schwerwiegenden Folgen auftritt, ist es am besten, das Problem in mehrere Komponenten aufzuteilen, bis das Problem behoben ist. Dies kann mit der Drill-Down-Technik erfolgen. Durch die Aufteilung eines größeren Prozesses in kleinere Teile entsteht eine Übersicht und das Problem kann Schritt für Schritt gelöst werden.

Ein Drilldown wird durch Befolgen mehrerer Schritte ausgeführt. Diese Schritte werden in diesem Artikel näher erläutert. Neben der breiten Forschung werden zusätzlich zwei Schritte durchgeführt, die auf das Design und die Implementierung der Lösung abzielen. Der gesamte Vorgang sollte je nach Ausmaß des Problems nicht länger als vier Stunden dauern. Es ist sehr wichtig, dass die Schritte separat und unabhängig voneinander ausgeführt werden.

Methode der Drilldown-Technik

Die Technik beginnt mit einer Tabelle, die das Hauptproblem in der Spalte ganz links beschreibt. Die Faktoren und Ursachen, die dieses Problem verursachen, werden dann direkt daneben in der zweiten Spalte beschrieben. Die Idee ist, „durchzubohren“, bis die wahren Ursachen des Problems identifiziert sind. Lösungen werden dann basierend auf diesen Ursachen erstellt.

Die Idee hier ist, dass es einfacher ist, mit schlechtem Zeitmanagement umzugehen als mit schlechtem Kundenservice im Allgemeinen. Darüber hinaus werden auch einige andere Ursachen für schlechten Kundenservice diskutiert.

Schritt 1: Notieren Sie das wichtigste Problem

Ziel des ersten Schritts ist es, eine Bestandsaufnahme aller Kernprobleme vorzunehmen. Seien Sie dabei spezifisch und verallgemeinern oder verwenden Sie keine Plurale wie „wir“ und „sie“. Nennen Sie auch die Namen der Personen, die von dem Problem betroffen sind. Nur so kann effektiv an Lösungen gearbeitet werden.

Lassen Sie jeden Einzelnen, der in irgendeiner Weise mit dem vorliegenden Problem verbunden ist, an diesem Drilldown teilnehmen. Sie werden davon profitieren, da jeder seine eigenen Erkenntnisse in den Brainstorming-Tisch einbringt. Konzentriere dich nicht auf ein seltenes Ereignis oder triviale Probleme. Konzentriere dich auch nicht auf das Streben nach unrealistischer Perfektion.

Überlassen Sie die Suche nach Lösungen den folgenden Schritten. Im ersten Schritt ist es besonders wichtig, dass die Probleme zusammengefasst werden.

Schritt 2: Identifizieren Sie die Ursachen der Probleme

Im zweiten Schritt werden die tiefer verwurzelten Gründe für die Probleme identifiziert. Oft treten Probleme in verschiedenen Abteilungen auf, weil nicht klar ist, wer verantwortlich ist oder weil jemand seine Verantwortung nicht berücksichtigt. Direkte Ursachen müssen von zugrunde liegenden Ursachen unterschieden werden.

Um die Ursache eines Problems herauszufinden, kann beispielsweise die Five Times Why-Methode verwendet werden. Unten ist ein Beispiel:

• Problem: Das Projektteam macht zu oft Überstunden und droht auszubrennen
• Warum? Es gibt nicht genügend Kapazität, um die Anforderungen des Teams zu erfüllen
• Warum? Weil neue Verantwortlichkeiten ohne zusätzliche Ressourcen hinzugefügt wurden
• Warum? Weil der Manager den Arbeitsaufwand vor der Übernahme der Verantwortung nicht richtig geschätzt hat
• Warum? Da der Manager Probleme nicht antizipieren und Pläne erstellen kann

Relevante Personen sollten bei der Durchführung dieser Drilldown-Technik nicht ausgelassen werden. Denken Sie gleichzeitig daran, dass Menschen dazu neigen, auf Kritik defensiv zu reagieren. Es ist die Aufgabe des Managers, die Wahrheit herauszufinden und eine gute Lösung zu finden. In der Praxis kann dies bedeuten, dass Menschen geschult, umgesiedelt oder sogar entlassen werden müssen.

Machen Sie nach diesem Schritt eine kurze Pause und beginnen Sie mit der Entwicklung eines Plans.

Schritt 3: Erstellen Sie einen Plan

Der dritte Schritt besteht darin, einen Plan zu entwickeln, der die Hauptursachen eines Problems anspricht. Ein solcher Umsetzungsplan funktioniert wie ein Skript: Alles, was und von wem getan werden muss, wird visualisiert und aufgezeichnet. Dabei spielt auch das Risikomanagement eine wichtige Rolle. Die Wahrscheinlichkeit, Ziele zu erreichen, wird den Kosten und Risiken gegenübergestellt. Der Plan muss aus mindestens:

• Ein Zeitplan
• Spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten
• Messgrößen
• Ergebnisse

Schritt 4: Umsetzung des Plans

Führen Sie den festgelegten Umsetzungsplan aus und dokumentieren Sie den Fortschritt transparent. Berichten Sie mindestens einmal im Monat über die tatsächlichen Fortschritte und Erwartungen für den kommenden Zeitraum.

Drill-Down-Technik in Kombination mit anderen Methoden

Die Drill-Down-Technik fügt sich nahtlos in andere Formen und Methoden der Problemlösung ein. Die nächste Methode ist die 5-Warum-Analyse. Beide Methoden zielen darauf ab, ein Problem auf den Punkt zu bringen, anstatt zuerst alle möglichen anderen Probleme zu lösen.

Keine der beiden Methoden bietet einen schnellen Weg zu einer Lösung, aber das ist sowieso nicht die Lösung, die gesucht werden sollte. Stattdessen ist es viel sinnvoller, ein klares Verständnis der situativen Aspekte der Geschäftstätigkeit zu haben.

Es ist sehr wichtig, dass alle in einem Unternehmen auf der gleichen Seite sind, wenn es um die Verwendung der Drilldown-Technik geht. Die Methode wird im Unternehmen nicht optimal wirksam sein, wenn nur ein kleiner Teil des Teams die Methode anwendet.

Nehmen Sie sich die Zeit, um allen beizubringen, wie Sie mit der Drilldown-Technik an die Wurzel eines Problems gelangen. Wie bereits erwähnt, löst die Drilldown-Technik Probleme nicht automatisch, aber bei richtiger Anwendung kann sie sicherlich helfen, voranzukommen.

Drill-Down-Technik: Fallstricke bei der allgemeinen Problemlösung

Problemlösung wird nicht erreicht, indem man einfach Methoden und Frameworks einsetzt und ihnen blind folgt. Es ist eine sehr breite Disziplin, in der verschiedene Effekte auftreten, die den Weg zur Lösung behindern können. In der allgemeinen Problemlösung und Forschung gibt es die folgenden Fallstricke zu beachten.

Bestätigungsverzerrung

Bestätigungsverzerrung ist die Tendenz von Menschen, Informationen auf eine Weise zu suchen oder zu interpretieren, die das vorherige Wissen, die Werte oder die Überzeugungen einer Person bestätigt. Dies ist eine wichtige Art von Verzerrung, die sich erheblich auf die effektive Leistung von Problemlösungsmethoden wie der Drilldown-Technik auswirkt.

Menschen zeigen diese Voreingenommenheit, wenn sie Informationen sammeln oder sich daran erinnern und sie voreingenommen interpretieren. Beispielsweise kann ein Teammitglied Informationen auswählen, während es sich auf eine neue Aufgabe vorbereitet, die seine Überzeugungen unterstützt, und ignorieren, was nicht unterstützend ist. Dieser Effekt ist am stärksten, wenn Menschen sich gewünschte Ergebnisse vorstellen, wenn ein Problem emotional aufgeladen ist und tief verwurzelte Überzeugungen.

Wahrnehmungserwartungen

Eine Wahrnehmungserwartung in der Psychologie wird auch als Menge bezeichnet. Ein Set ist eine Gruppe von Erwartungen, die eine bestimmte Erfahrung prägen, indem sie Menschen für bestimmte Arten von Informationen sensibilisieren. Es ist die Disposition oder Gewohnheit, Dinge auf eine bestimmte Weise wahrzunehmen.

Dies wurde in einem Experiment von Abraham Luchins in den 1940er Jahren demonstriert. In diesem Experiment wurden die Teilnehmer gebeten, einen Krug mit einer bestimmten Menge Wasser mit Hilfe von nur drei anderen Krügen unterschiedlicher Kapazität zu füllen.

Nachdem Luchins den Teilnehmern dieses Problem gegeben hatte, das mit einer einfachen Technik gelöst werden konnte, gab er ihnen neue Aufgaben für andere Krüge. Dieses neue Problem könnte mit derselben Methode oder mit einer neueren und einfacheren Methode gelöst werden.

Luchins fand heraus, dass viele seiner Teilnehmer dazu neigten, die gleiche alte Technik zu verwenden, trotz der Möglichkeit einer besseren Methode. Das mentale Set beschreibt also die Tendenz einer Person, Probleme auf eine Weise zu lösen, die sich zuvor als erfolgreich erwiesen hat.

Wie in Luchins ‚Experiment ist die Wahl einer Methode, die in der Vergangenheit funktioniert hat, manchmal nicht mehr ausreichend oder optimal für das neue Problem. Daher ist es notwendig, dass Menschen ihre mentale Einstellung überschreiten.

Funktionelle Fixierung

Funktionelle Fixierung ist eine kognitive Verzerrung, die eine Person darauf beschränkt, ein Objekt nur so zu verwenden oder darauf zuzugreifen, wie es traditionell verwendet wird. Diese Fixierung tritt auch auf, wenn ein Problem durch die Drilldown-Technik gelöst wird. Das Konzept der funktionellen Fixierung stammt aus der gestaltpsychologischen Bewegung.

Diese Bewegung betont die ganzheitliche Verarbeitung. Karl Duncker definierte funktionelle Fixierung als eine mentale Blockade gegen die Verwendung eines Objekts auf eine neue Art und Weise, die notwendig ist, um ein Problem zu lösen. Dieser Block schränkt die Fähigkeit einer Person ein, eine Aufgabe zu erledigen oder ein Problem zu lösen, da er nicht über den ursprünglichen Zweck der Komponenten der Lösung hinausgeht.

Funktionelle Fixierung ist die Unfähigkeit, zum Beispiel die Verwendung eines Hammers als etwas anderes als zum Schlagen von Nägeln zu sehen.

Unnötige Einschränkungen

Unnötige Einschränkungen – oder Einschränkungen – sind eine Barriere, die auftritt, wenn Menschen der anstehenden Aufgabe unbewusst Grenzen setzen. Ein bekanntes Beispiel hierfür ist das Punktproblem. In dieser Zuordnung sind neun Punkte in einem Quadrat von drei mal drei angeordnet.

Die Aufgabe besteht darin, nicht mehr als vier Linien zu zeichnen, ohne den Stift oder Bleistift vom Papier zu entfernen, um alle Punkte zu verbinden. In den Köpfen der Menschen, die dieses Problem noch nie gesehen haben, entsteht wahrscheinlich der Gedanke, dass die Linie nicht aus dem Quadrat der Punkte herauskommt. Bei unnötigen Einschränkungen geht es in diesem Fall darum, buchstäblich über den Tellerrand hinaus zu denken.

Der Begriff Group Mindset ist auch mit unnötigen Einschränkungen verbunden. Gruppendenken oder das Annehmen der Mentalität der Gruppenmitglieder tritt auf, wenn Teammitglieder anfangen, dasselbe zu denken. Dies ist üblich, sorgt aber auch dafür, dass die Menschen länger brauchen, um „über den Tellerrand hinaus“ zu denken.

Irrelevante Informationen

Irrelevante Informationen sind Informationen, die im Kontext eines Problems präsentiert werden, aber nicht mit dem spezifischen Problem zusammenhängen. Im Kontext des Problems haben irrelevante Informationen keinen Einfluss darauf, ob das Problem gelöst wird oder nicht. In der Tat sind irrelevante Informationen oft schädlich für den Problemlösungsprozess. Irrelevante Informationen sind ein häufiges Problem, mit dem Menschen zu kämpfen haben. Dies liegt hauptsächlich daran, dass die Menschen sich der Existenz irrelevanter Informationen nicht bewusst sind.

Einer der Gründe, warum irrelevante Informationen Menschen so effektiv von der Lösung abhalten, ist die Art und Weise, wie sie präsentiert werden. Die Art und Weise, wie Informationen präsentiert werden, kann einen großen Unterschied für den Schwierigkeitsgrad des Problems machen. Nachfolgend finden Sie ein bekanntes Beispiel für irrelevante Informationen im buddhistischen Mönchsproblem.

Ein Mönch geht eines Tages bei Sonnenaufgang einen Berg hinauf und erreicht bei Sonnenuntergang den Tempel auf dem Gipfel des Berges. Nach ein paar Tagen Meditation geht er bei Sonnenaufgang, um vom Berg abzusteigen. Er kommt bei Sonnenuntergang an. Es gibt eine Stelle entlang des Weges, den der Mönch in beide Richtungen nimmt, an der er zur gleichen Tageszeit vorbeikommt.

Um diesen Punkt zu entdecken, muss der Löser nicht über das Problem in mathematischen Begriffen oder in Bezug auf Entfernungen nachdenken. Stattdessen funktioniert eine visuelle Darstellung des Problems. Stellen Sie sich vor, der Weg des Mönchs beginnt, als er bei Sonnenaufgang den Berg hinaufsteigt. Der Rückweg beginnt ebenfalls bei Sonnenaufgang. Wenn die Pfade gleichzeitig an entgegengesetzten Enden beginnen, müssen sie sich irgendwo treffen.

Jetzt sind Sie dran

Was denken Sie? Erkennen Sie sich in der Erklärung der Drill-Down-Methode wieder? Wird dieses Tool in Ihrer eigenen Arbeitsumgebung verwendet? Wenn nicht, denken Sie, dass dies in Ihrer Arbeit wertvoll sein könnte? Welche anderen hilfreichen Methoden und Tools zur Fehlerbehebung kennen Sie? Was sind Ihrer Meinung nach die Vor- und Nachteile der Drill-Down-Technik? Haben Sie Tipps oder Lösungen?

Teilen Sie Ihre Erfahrungen und Ihr Wissen im Kommentarfeld unten mit.

Weitere Informationen

1. de Aguiar Ciferri, C. D., Ciferri, R. R., Forlani, D. T., Traina, A. J. M., & da Fonseca de Souza, F. (2007, März). Horizontale Fragmentierung als Technik zur Verbesserung der Leistung von Drilldown- und Rollup-Abfragen. In Proceedings des ACM-Symposiums für angewandtes Rechnen 2007 (S. 494-499).
2. Joglekar, M., Garcia-Molina, H., & Parameswaran, A. (2017). Interaktive Datenexploration mit Smart Drilldown. IEEE Transactions on Knowledge and Data Engineering, 31(1), 46-60.
3. McDonald, A., & Leyhane, T. (2005). Drilldown mit Ursachenanalyse. Pflegemanagement, 36 (10), 26-31.

Wie zitiere ich diesen Artikel:
Janse, B. (2020). Drill-Down-Technik. Von toolshero abgerufen: https://www.toolshero.com/problem-solving/drill-down-technique/

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Stichwort: Problemanalyse