Budgetabweichungen: Wie sie Ihnen helfen können, ein genaues Budget zu erstellen

Eine Budgetabweichung ist die Differenz zwischen dem für Einnahmen und Ausgaben budgetierten Betrag und dem tatsächlich erhaltenen oder ausgegebenen Betrag. Budgetabweichungen können günstig (mehr Umsatz) oder ungünstig (höhere Kosten) sein.

Erfahren Sie mehr über Budgetabweichungen und wie Sie Ihnen helfen können, ein genaueres Budget für Ihr kleines Unternehmen zu erstellen.

Überblick: Was ist eine Budgetabweichung?

In der Wirtschaft ist eine Budgetabweichung die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben, die budgetiert wurden, und ihren tatsächlichen Summen.

Die meisten von uns mussten sich mit Budgetabweichungen in viel kleinerem Maßstab auseinandersetzen. Erinnern Sie sich, als Sie Autoreparaturen bei $ 500 budgetiert haben, aber als Sie Ihr Auto abholen wollten, war die Rechnung auf magische Weise auf $ 850 gestiegen? Das ist eine Budgetabweichung.

Geschäftsinhaber stoßen in viel größerem Umfang auf dasselbe Problem. Einige Abweichungen werden für jedes vorbereitete Budget erwartet, und die Abweichungen selbst können günstig oder ungünstig sein, abhängig von der Varianz selbst und der Budgetkategorie, in der sie sich befindet.

Günstige vs. ungünstige Budgetabweichungen: Was ist der Unterschied?

Für kleinere Unternehmen, die weniger Spielraum für Fehler haben, ist ein genaues Budget unerlässlich. Unabhängig davon, ob Sie eine Finanzprognose oder ein flexibles Budget erstellen, besteht das Ziel der Budgetvorbereitung darin, Einnahmen und Ausgaben so genau wie möglich zu schätzen. Aber egal, wie gut vorbereitet Sie während des Budgetierungsprozesses sind, Sie werden Abweichungen haben.

Wie alles andere im Leben hat die Budgetierung günstige und ungünstige Abweichungen. Eine günstige Abweichung ist, wenn Ihre Produkte plötzlich abheben, und anstatt die 40.000 US-Dollar Umsatz zu erzielen, die Sie budgetiert haben, verdienen Sie 85.000 US-Dollar.

Leider gibt es auch ungünstige Abweichungen. Angenommen, Sie haben 1.000 US-Dollar pro Monat für die Miete eingeplant, aber Ihr Vermieter hat das Gebäude, in dem Sie sich befanden, verkauft, sodass Sie umziehen mussten. Der Umzug erhöhte Ihre budgetierten Ausgaben für das Jahr, aber jetzt müssen Sie auch $ 1.600 pro Monat für Miete anstelle der $ 1.000, die Sie budgetiert haben, bezahlen.

Es reicht jedoch nicht aus, nur den Betrag der Varianz zu kennen. Es ist auch wichtig, sich daran zu erinnern, dass hinter jeder Budgetvarianzberechnung ein Grund steht, warum diese Varianz existiert.

5 Gründe, warum in Ihrem Unternehmen Budgetabweichungen auftreten können

Es gibt viele Gründe, warum Ihre Budgetsummen möglicherweise nicht mit den tatsächlichen Summen übereinstimmen. Neue Geschäftsinhaber können Schwierigkeiten haben, die Kosten zu schätzen, wenn sie nur über wenige Daten verfügen.

In anderen Fällen werden Budgets hastig und mit wenig Vorbereitungszeit zusammengestellt, was zu ungenauen Budgetsummen und hohen Abweichungen führen kann. Wenn Sie sich fragen, warum Ihr Budget so ungenau ist, können einer oder mehrere der folgenden Gründe der Grund dafür sein:

Keine Daten, die mit

Finanzprognosen für neue Geschäftsinhaber verglichen werden können. Es ist schwierig, Einnahmen und Ausgaben für das Jahr zu schätzen, wenn Sie keine Basisdaten haben, an denen Sie messen können. Auf der positiven Seite, auch wenn Ihr Budget für das erste Jahr weit entfernt ist, sollten Ihre Abweichungen sinken, sobald Sie mit der Vorbereitung Ihres Budgets für Ihr zweites Geschäftsjahr beginnen.

Unsachgemäße Planung

Budgetierung ist ein langer, methodischer Prozess, der nur dann zu genauen Ergebnissen führt, wenn eine ordnungsgemäße Planung stattgefunden hat. Als Geschäftsinhaber kann es Ihre Neigung sein, das Budget selbst vorzubereiten, aber die Eingabe von Mitarbeitern und Abteilungsleitern wird Ihr Budget genauer und nützlicher machen.

Unerwartete Ereignisse

Unerwartete Ereignisse können Ihr Budget erheblich beeinträchtigen. Nicht viele Menschen planen eine Katastrophe, aber sie passieren. Brände, Überschwemmungen, Rezessionen und Pandemien können sich auch auf Ihr Budget auswirken. Ich kann garantieren, dass bei der Vorbereitung der Budgets für 2019 niemand auf die finanziellen Auswirkungen von 2020 auf sein Geschäft hätte vorbereitet sein können.

Obwohl es schwierig ist, katastrophale Ereignisse zu planen, kann es hilfreich sein, einen Puffer in Ihr Budget einzubauen, um Ihr Unternehmen zu schützen, insbesondere wenn eines dieser einmaligen Ereignisse eintritt.

Kostenanpassungen

Kostenanpassungen sind einer der Hauptgründe für ungünstige Budgetabweichungen. Da die meisten Budgets zum Jahresende erstellt werden, kann jede Benachrichtigung eines Lieferanten über eine Preiserhöhung in Ihr neues Budget aufgenommen werden.

Wenn Ihr Lieferant Sie jedoch nicht über eine Preiserhöhung informiert, sondern die Preise im März des folgenden Jahres erhöht, haben Sie eine ungünstige Budgetabweichung zu bewältigen. Der beste Weg, dies zu vermeiden, besteht darin, eine automatische Preiserhöhung in Ihre budgetierten Ausgaben einzubauen.

Kundenbedürfnisse ändern

Ihr Unternehmen existiert, weil Sie Ihren Kunden etwas bieten, das sie brauchen oder wünschen. Aber was passiert, wenn sie nicht mehr brauchen oder wollen, was Sie verkaufen?

Rachel besitzt ein Bed & Breakfast. Als sie für 2020 budgetierte, war sie konservativ und erhöhte ihr Kundenniveau nur um 10%, was durch eine Erhöhung der Werbe- und Marketingbemühungen gerechtfertigt war. Während ihr Budget in den ersten beiden Monaten des Jahres 2020 ziemlich genau war, sind ihre Einnahmen für den Rest des Jahres stark gesunken, was zu einer ungünstigen Budgetabweichung von mehr als 65% führte.

Während Rachel die COVID-19-Pandemie nicht vorhersagen konnte, steht sie auf absehbare Zeit vor einem zunehmenden Umsatzrückgang, da sich die Bedürfnisse ihrer Kunden geändert haben.

Sich ändernde Kundenbedürfnisse sind normalerweise nicht so drastisch wie der Umgang mit einer Pandemie. Es ist jedoch wichtig, die von Ihnen verkauften Produkte und Dienstleistungen häufig neu zu bewerten, um sicherzustellen, dass sie immer noch den Bedürfnissen Ihrer Kunden entsprechen.

Der Budgetierungsprozess umfasst den Vergleich Ihres Budgets mit den tatsächlichen Summen, um die Abweichungen zu ermitteln. Quelle: slideshare.net .

Überwachung und Analyse von Budgetabweichungen

Es ist einfach, Budgetabweichungen zu überwachen. Jede Buchhaltungssoftware-Anwendung, die sogar grundlegende Budgetierung enthält, kann Ihnen ein Budget im Vergleich zu einem tatsächlichen Bericht zur Verfügung stellen. Wenn es zahlreiche Abweichungen gibt, kann es auch hilfreich sein, ein überarbeitetes Budget für den Saldo Ihres Geschäftsjahres zu erstellen.

Führen Sie regelmäßig einen Budget-to-Actual-Bericht aus

Wenn Sie über Budgetabweichungen auf dem Laufenden bleiben, können Sie mögliche Trends sowie potenzielle Problemstellen erkennen. Wenn Sie diesen Bericht nur einmal im Jahr ausführen, verpassen Sie die Möglichkeit, Abweichungen proaktiv zu untersuchen, da es besser ist, sie so zu untersuchen, wie sie auftreten, als zum Jahresende. Stellen Sie sicher, dass Ihr Bericht positive und negative Abweichungen sowohl in einem Dollarbetrag als auch in einem Prozentsatz anzeigt.

Erforschen Sie das ‚Warum‘ hinter der Varianz

Wenn Sie Ihren budgetierten Umsatz nicht erreicht haben, müssen Sie fragen, warum. Wenn Ihre Ausgaben doppelt so hoch sind wie geplant, müssen Sie den Grund für die Abweichung ermitteln. Es wird davon ausgegangen, dass Ihr ursprüngliches Budget anhand genauer Basiszahlen erstellt wurde und dass der Umsatz auf der Grundlage der Leistung in der Vergangenheit geschätzt wurde. Wenn das stimmt, liegt es an Ihnen, die Ursache für die Varianz zu finden.

Erwägen Sie, Ihr Budget anzupassen

Die Anpassung der Budgets zur Jahresmitte ist ein häufiges Ereignis, insbesondere wenn Sie feststellen, dass Einnahmen und Ausgaben erheblich von den budgetierten Summen abweichen. Wenn die Abweichung nur einmal aufgetreten ist, müssen Sie sich wahrscheinlich keine Gedanken über die Überarbeitung Ihres Budgets machen, aber wenn es sich um ein dauerhafteres Problem handelt, ist es am besten, einige Änderungen vorzunehmen.

Der Bericht über die Budgetabweichung enthält monatliche Details zu budgetierten Summen, tatsächlichen Summen und Varianzsummen. Quelle: insightsoftware.com .

Verwendung Ihrer Budgetabweichungsanalyse für zukünftige Prognosen

Ihre Budgetabweichungen können viele wertvolle Einblicke in die Vorbereitung Ihres nächsten Budgets bieten. Schauen Sie sich an, wo Sie genau richtig waren und wo Ihre Abweichungen ziemlich hoch waren, und verbringen Sie einige Zeit damit, beide Ergebnisse zu analysieren, um zu sehen, was dahinter steckt.

Denken Sie daran, dass eine ungünstige Varianz, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegt, weniger Maßnahmen erfordert als eine, die einfach ungenau war. Wenn Ihr Lieferant beispielsweise plötzlich aus dem Geschäft ausscheidet, kann der Welleneffekt dieser Handlung Ihr Budget beeinträchtigen, einschließlich eines Umsatzrückgangs aufgrund von Nachbestellungen oder eines Kostenanstiegs aufgrund der Verwendung eines neuen Lieferanten.

Mit weniger Einnahmen und höheren Ausgaben wird Ihr Budget stark beeinträchtigt. An diesem Punkt könnte es eine gute Idee sein, ein überarbeitetes Budget zu erstellen, das die erhöhten Kosten und niedrigeren Einnahmen genau widerspiegelt.

Wenn Ihre Abweichungen jedoch ein einmaliges Problem darstellen, ist es am besten, Ihr Budget weiterhin zu überwachen, aber auf die Überarbeitungen zu verzichten, es sei denn, es treten andere Probleme auf.

Budgetabweichungen sind der Schlüssel zur Unternehmensleistung

Auf die eine oder andere Weise arbeiten wir alle mit einem Budget. Wenn Sie beispielsweise 30.000 US-Dollar verdienen, werden Sie wahrscheinlich kein Millionen-Dollar-Haus kaufen. Das gleiche Prinzip gilt für Unternehmen. Kein Unternehmen, das einen Umsatz von 30.000 US-Dollar erzielt, wird eine Produktionsstätte für 2,1 Millionen US-Dollar kaufen. Deshalb sind Budgets so wichtig – und warum sie genau sein müssen.

Jeden Tag werden Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage des Budgets eines Unternehmens getroffen, und die Auswirkungen des Handelns auf fehlerhafte Zahlen können fatal sein, insbesondere für kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen, auf die zurückgegriffen werden kann. Zum Beispiel, wenn ein Projektbudget überläuft, könnte es am Ende kostet Sie Tausende von Dollar.

Nehmen Sie sich die Zeit, ein Budget zu erstellen, das auf Fakten und der Leistung in der Vergangenheit basiert, und widerstehen Sie dem Drang, zu optimistisch (oder pessimistisch) über die Zahlen zu sein. Verwenden Sie diese Budgetabweichungen, um ein genaueres Budget für das kommende Jahr zu erstellen.