budgetafvigelser: hvordan de kan hjælpe dig med at oprette et nøjagtigt Budget

en budgetafvigelse er forskellen mellem det budgetterede beløb for indtægter og udgifter og det faktiske beløb, der er modtaget eller brugt. Budgetafvigelser kan være gunstige (flere indtægter) eller ugunstige (højere omkostninger).

Lær mere om budgetafvigelser, og hvordan de kan hjælpe dig med at oprette et mere præcist budget til din lille virksomhed.

Oversigt: Hvad er en budgetvarians?

i erhvervslivet er en budgetvarians forskellen mellem indtægter og udgifter, der er budgetteret for, og deres faktiske totaler.

de fleste af os har været nødt til at håndtere budgetafvigelser i meget mindre skala. Husk, da du budgetterede bilreparationer til $ 500, men da du gik for at hente din bil, var regningen magisk steget til $850? Det er en budgetvarians.

virksomhedsejere løber ind i det samme problem i meget større skala. Nogle afvigelser forventes for ethvert forberedt budget, og afvigelserne i sig selv kan være gunstige eller ugunstige, afhængigt af selve variansen og den budgetkategori, den er i.

gunstige vs. ugunstige budgetafvigelser: Hvad er forskellen?

at have et nøjagtigt budget er vigtigt for mindre virksomheder, der har mindre plads til fejl. Uanset om du forbereder en økonomisk prognose eller et fleksibelt budget, er målet med budgetforberedelse at estimere indtægter og udgifter så nøjagtigt som muligt. Men uanset hvor godt forberedt du er under budgetprocessen, vil du have afvigelser.

som alt andet i livet har budgettering gunstige afvigelser og ugunstige afvigelser. En gunstig varians er, når dine produkter pludselig starter, og i stedet for at tjene de $40.000 i salgsindtægter, du budgetterede, tjener du $85.000.

Desværre er der også ugunstige afvigelser. Lad os sige, at du budgetterede $1.000 pr.måned til leje, men din udlejer solgte den bygning, du var i, så du måtte flytte. Flytningen øgede dine budgetterede udgifter for året, men nu skal du også betale $1.600 pr.

men det er ikke nok bare at kende variansens størrelse. Det er også vigtigt at huske, at bag enhver budgetvariansberegning er en grund til, at denne varians eksisterer.

5 grunde til, at din virksomhed kan opleve en budgetvarians

der er mange grunde til, at dine budgettotaler muligvis ikke stemmer overens med de faktiske totaler. Nye virksomhedsejere kan have svært ved at estimere udgifter, når de har lidt data at gå forbi.

i andre tilfælde trækkes budgetter hurtigt sammen med lidt forberedelsestid involveret, hvilket kan resultere i unøjagtige budgettotaler og høje afvigelser. Hvis du undrer dig over, hvorfor dit budget er så vildt unøjagtigt, kan et eller flere af følgende være grunden til:

Ingen data til måling mod

finansielle fremskrivninger for nye virksomhedsejere kan blive ramt eller savnet. Det er svært at estimere indtægter og udgifter for året, når du ikke har nogen basisdata at måle imod. På den lyse side, selvom dit første års budget er langt væk, skal dine afvigelser gå ned, når du begynder at forberede dit budget til dit andet år i erhvervslivet.

forkert planlægning

budgettering er en lang, metodisk proces, der kun giver nøjagtige resultater, hvis korrekt planlægning har fundet sted. Som virksomhedsejer kan det være din tilbøjelighed til selv at forberede budgettet, men at få input fra Personale og afdelingsledere vil gøre dit budget mere nøjagtigt og mere nyttigt.

uventede begivenheder

uventede begivenheder kan alvorligt påvirke dit budget. Ikke for mange mennesker planlægger en katastrofe, men de sker. Brande, oversvømmelser, recessioner og pandemier kan også påvirke dit budget. Jeg kan garantere, at når virksomheder forberedte deres budgetter i 2019, kunne ingen have været forberedt på den økonomiske indvirkning 2020 ville have på deres forretning.

selvom det er svært at planlægge katastrofale begivenheder, kan det være nyttigt at have en buffer indbygget i dit budget for at hjælpe med at beskytte din virksomhed, især når en af disse begivenheder en gang i livet opstår.

omkostningsjusteringer

Omkostningsjusteringer er en af hovedårsagerne til ugunstige budgetafvigelser. Da de fleste budgetter udarbejdes ved årets udgang, kan enhver meddelelse modtaget fra en leverandør eller leverandør om en prisstigning inkluderes i dit nye budget.

men hvis din leverandør ikke giver dig besked om en prisstigning, men derefter hæver priserne i Marts det følgende år, har du en ugunstig budgetvarians at håndtere. Den bedste måde at undgå dette på er at opbygge en automatisk prisstigning i dine budgetterede udgifter.

ændring af kundebehov

din virksomhed eksisterer, fordi du giver dine kunder noget, de har brug for eller ønsker. Men hvad sker der, når de ikke længere har brug for eller ønsker, hvad du sælger?

Rachel ejer en bed and breakfast. Da hun budgetterede for 2020, var hun konservativ og øgede kun sit kundeniveau med 10%, hvilket var berettiget af en stigning i både reklame-og marketingindsats. Mens hendes budget var ret nøjagtigt i de første to måneder af 2020, har hendes indtægter for årets balance set et enormt fald, hvilket resulterer i en ugunstig budgetvarians på mere end 65%.

mens Rachel ikke kunne forudsige COVID-19-pandemien, står hun over for et stigende indtægtsglide i overskuelig fremtid, fordi hendes kundes behov ændrede sig.

ændring af kundebehov er normalt ikke så drastisk som at håndtere en pandemi. Men det er vigtigt at ofte revurdere de produkter og tjenester, du sælger for at være sikker på, at de stadig passer til dine kunders behov.

budgetprocessen indebærer at sammenligne dit budget med de faktiske totaler for at finde afvigelserne. Kilde: slideshare.net.

sådan overvåges og analyseres budgetafvigelser

det er nemt at overvåge budgetafvigelser. Enhver regnskab program, der omfatter selv grundlæggende budgettering vil være i stand til at give dig et budget vs. en egentlig rapport. Hvis der er mange afvigelser, kan det også være nyttigt at oprette et revideret budget for saldoen i dit regnskabsår.

Kør et budget til faktisk rapport regelmæssigt

at holde dig opdateret om budgetafvigelser kan hjælpe dig med at få øje på mulige tendenser såvel som potentielle problemer. Hvis du kun kører denne rapport en gang om året, mangler du muligheden for at være proaktiv om eventuelle afvigelser, fordi det er bedre at undersøge dem, da de forekommer snarere end ved årets udgang. Sørg for, at din rapport viser positive og negative afvigelser i både et dollarbeløb og en procentdel.

Undersøg ‘hvorfor’ bag variansen

hvis du ikke ramte din budgetterede omsætning, skal du spørge hvorfor. Hvis dine udgifter er det dobbelte af det, du budgetterede for, skal du finde årsagen til variansen. Det antages, at dit oprindelige budget blev udarbejdet ved hjælp af nøjagtige baseline-tal, og at indtægterne blev estimeret baseret på tidligere resultater. Hvis det er sandt, er det op til dig at finde årsagen bag variansen.

overvej at justere dit budget

justering af budgetter midt på året er en almindelig begivenhed, især hvis du finder indtægter og udgifter væsentligt forskellige fra deres budgetterede totaler. Hvis variansen lige opstod en gang, behøver du sandsynligvis ikke bekymre dig om at revidere dit budget, men hvis det ser ud til at være et mere permanent problem, er det bedst at foretage nogle ændringer.

budgetvariansrapporten indeholder måned for måned detaljer om budgetterede totaler, faktiske totaler og varians totaler. Kilde: insightsoftware.com.

Sådan bruges din budgetvariansanalyse til fremtidig prognose

dine budgetafvigelser kan give en masse værdifuld indsigt i at forberede dit næste budget. Se på, hvor du var stedet på, og hvor dine afvigelser var ret høje, og brug lidt tid på at analysere begge resultater for at se, hvad der var bag dem.

Husk, at en ugunstig varians, der er ude af din kontrol, kræver mindre handling end en, der simpelthen var unøjagtig. For eksempel, hvis din leverandør pludselig går ud af drift, kan bølgeeffekten af denne handling ødelægge dit budget, herunder et fald i indtægterne på grund af restordrer eller en stigning i omkostningerne på grund af brug af en ny leverandør.

med mindre indtægter og højere udgifter vil dit budget blive alvorligt påvirket. På dette tidspunkt kan det være en god ide at oprette et revideret budget, der nøjagtigt afspejler de øgede omkostninger og lavere indtægter.

men hvis dine afvigelser er et engangsproblem, er det bedst at fortsætte med at overvåge dit budget, men give afkald på revisionerne, medmindre andre problemer opstår.

budgetafvigelser er nøglen til virksomhedens resultater

på en eller anden måde opererer vi alle på et budget. For eksempel, hvis du laver $30.000, vil du sandsynligvis ikke købe en million dollar hjem. Det samme princip gælder for virksomheder. Ingen virksomhed, der tjener $ 30.000 i indtægter, vil købe en produktionsanlæg for $2,1 millioner. Derfor er budgetter så vigtige — og hvorfor de skal være nøjagtige.

hver dag træffes forretningsbeslutninger baseret på en virksomheds budget, og konsekvenserne af at handle på fejlagtige tal kan være fatale, især for små virksomheder med begrænsede ressourcer at falde tilbage på. For eksempel, hvis et projektbudget løber over, kan det ende med at koste dig tusinder af dollars.

Tag dig tid til at oprette et budget baseret på fakta og tidligere præstationer, og modstå trangen til at være for optimistisk (eller pessimistisk) om tallene. Brug disse budgetafvigelser til at oprette et mere nøjagtigt budget for det kommende år.