rozpočtové odchylky: jak vám mohou pomoci vytvořit přesný rozpočet

rozpočtová odchylka je rozdíl mezi částkou rozpočtovanou na příjmy a výdaje a skutečnou částkou přijatou nebo vynaloženou. Rozpočtové odchylky mohou být příznivé (vyšší příjmy) nebo nepříznivé (vyšší náklady).

další informace o rozpočtových odchylkách a o tom, jak vám mohou pomoci vytvořit přesnější rozpočet pro vaši malou firmu.

Přehled: Co je rozpočtová odchylka?

v podnikání je rozpočtová odchylka rozdíl mezi příjmy a výdaji, které byly rozpočtovány, a jejich skutečnými součty.

většina z nás se musela vypořádat s rozpočtovými odchylkami v mnohem menším měřítku. Pamatujete si, když jste rozpočet opravy automobilů na $ 500 ,ale když jste šli vyzvednout své auto, účet se magicky zvýšil na $ 850? To je rozpočtová odchylka.

majitelé podniků narazí na stejný problém v mnohem větším měřítku. U každého připraveného rozpočtu se očekávají určité odchylky, a odchylky samotné mohou být příznivé nebo nepříznivé, v závislosti na rozptylu samotném a rozpočtové kategorii, ve které je.

příznivé vs. nepříznivé rozpočtové odchylky: jaký je rozdíl?

mít přesný rozpočet je nezbytné pro menší podniky, které mají menší prostor pro chyby. Ať už připravujete finanční prognózu nebo flexibilní rozpočet, cílem přípravy rozpočtu je co nejpřesněji odhadnout příjmy a výdaje. Ale bez ohledu na to, jak dobře jste připraveni během procesu rozpočtování, budete mít odchylky.

stejně jako cokoli jiného v životě má rozpočtování příznivé odchylky a nepříznivé odchylky. Příznivý rozptyl je, když se vaše produkty náhle vzlétnou a místo toho, abyste vydělali $ 40,000 v příjmech z prodeje, které jste rozpočtovali, vyděláte $ 85,000 .

bohužel existují i nepříznivé odchylky. Řekněme, že jste počítali 1000 dolarů měsíčně za pronájem, ale váš pronajímatel prodal budovu, ve které jste byli, takže jste se museli přestěhovat. Tento krok zvýšil vaše rozpočtové výdaje za rok, ale nyní musíte také zaplatit $1,600 za měsíc za pronájem místo $ 1,000, které jste rozpočtovali.

ale nestačí jednoduše znát výši rozptylu. Je také důležité si uvědomit, že za každým výpočtem rozptylu rozpočtu je důvod, proč tento rozptyl existuje.

5 Důvodů, proč vaše firma může zaznamenat rozpočtový rozptyl

existuje mnoho důvodů, proč se vaše rozpočtové součty nemusí shodovat se skutečnými součty. Noví majitelé podniků mohou mít obtížné odhadnout výdaje, když mají málo údajů.

v ostatních případech jsou rozpočty rychle spojeny, s malým přípravným časem, což může mít za následek nepřesné rozpočtové součty a vysoké odchylky. Pokud vás zajímá, proč váš rozpočet je tak divoce nepřesné, jeden nebo více z následujících může být důvod, proč:

žádné údaje k měření proti

finanční projekce pro nové majitele podniků může být hit nebo minout. Je obtížné odhadnout příjmy a výdaje za rok, kdy nemáte žádné základní údaje, proti kterým byste mohli měřit. Na světlé straně, i když váš rozpočet na první rok je daleko, vaše odchylky by měly jít dolů, jakmile začnete připravovat svůj rozpočet na druhý rok v podnikání.

nesprávné plánování

rozpočtování je dlouhý, metodický proces, který přináší přesné výsledky, pouze pokud došlo k řádnému plánování. Jako vlastník firmy může být váš sklon připravit rozpočet sami, ale získání vstupu zaměstnanců a vedoucích oddělení bude váš rozpočet přesnější a užitečnější.

neočekávané události

neočekávané události mohou vážně ovlivnit váš rozpočet. Ne příliš mnoho lidí plánuje katastrofu, ale stávají se. Požáry, povodně, recese a pandemie mohou také ovlivnit váš rozpočet. Mohu zaručit, že když společnosti připravovaly své rozpočty v roce 2019, nikdo nemohl být připraven na finanční dopad, který bude mít rok 2020 na jejich podnikání.

i když je obtížné plánovat katastrofické události, může být užitečné mít do svého rozpočtu zabudovanou vyrovnávací paměť, která pomůže chránit vaše podnikání, zvláště když dojde k jedné z těchto událostí jednou za život.

úpravy nákladů

úpravy nákladů jsou jedním z hlavních důvodů nepříznivých rozpočtových rozdílů. Vzhledem k tomu, že většina rozpočtů je připravena na konci roku, může být do vašeho nového rozpočtu zahrnuto jakékoli oznámení od dodavatele nebo dodavatele týkající se zvýšení cen.

pokud vás však váš dodavatel neoznámí o zvýšení cen, ale poté zvýší ceny v březnu následujícího roku, budete mít nepříznivý rozpočtový rozptyl, se kterým se musíte vypořádat. Nejlepší způsob, jak se tomu vyhnout, je vytvořit automatické zvýšení cen do rozpočtových výdajů.

Změna potřeb zákazníků

vaše firma existuje, protože poskytujete svým zákazníkům něco, co potřebují nebo si přejí. Ale co se stane, když už nepotřebují nebo touží po tom, co prodáváte?

Rachel vlastní Nocleh se snídaní. Když rozpočtovala na rok 2020, byla konzervativní a zvýšila úroveň svých zákazníků pouze o 10%, což bylo odůvodněno zvýšením reklamního i marketingového úsilí. Zatímco její rozpočet byl za první dva měsíce roku 2020 poměrně přesný, za bilanci roku její příjmy zaznamenaly obrovský pokles, což mělo za následek nepříznivý rozptyl rozpočtu o více než 65%.

zatímco Rachel nemohla předpovědět pandemii COVID-19, v dohledné budoucnosti čelí rostoucímu poklesu příjmů, protože se změnily potřeby jejích zákazníků.

Změna potřeb zákazníků obvykle není tak drastická jako řešení pandemie. Je však důležité často přehodnocovat produkty a služby, které prodáváte, abyste se ujistili, že stále vyhovují potřebám vašich zákazníků.

rozpočtový proces zahrnuje porovnání vašeho rozpočtu se skutečnými součty, abyste našli odchylky. Zdroj: slideshare.net.

jak sledovat a analyzovat rozpočtové odchylky

je snadné sledovat rozpočtové odchylky. Každá účetní softwarová aplikace, která zahrnuje i základní rozpočtování, vám bude schopna poskytnout rozpočet vs. skutečná zpráva. Pokud jsou odchylky četné, může být také užitečné vytvořit revidovaný rozpočet pro zůstatek vašeho fiskálního roku.

pravidelně spusťte rozpočet na skutečnou zprávu

udržování aktuálních odchylek rozpočtu vám může pomoci odhalit možné trendy a potenciální problémová místa. Pokud tuto zprávu spustíte pouze jednou ročně, chybí vám příležitost být proaktivní ohledně jakýchkoli odchylek, protože je lepší je prozkoumat, jak k nim dochází, než na konci roku. Ujistěte se, že vaše zpráva zobrazuje pozitivní a negativní odchylky v dolarové částce i v procentech.

Prozkoumejte „proč“ za rozptylem

pokud jste nezasáhli své rozpočtové příjmy,musíte se zeptat proč. Pokud jsou vaše výdaje dvakrát vyšší, než jste počítali, musíte najít důvod rozptylu. Předpokládá se, že váš počáteční rozpočet byl připraven pomocí přesných základních údajů a že příjmy byly odhadnuty na základě minulých výkonů. Pokud je to pravda, pak je na vás, abyste našli příčinu rozptylu.

zvažte úpravu rozpočtu

úprava rozpočtů v polovině roku je běžným jevem, zejména pokud zjistíte, že příjmy a výdaje se výrazně liší od jejich rozpočtových součtů. Pokud k odchylce došlo pouze jednou, pravděpodobně se nemusíte starat o revizi svého rozpočtu, ale pokud to vypadá jako trvalejší problém, je nejlepší provést některé změny.

zpráva o rozptylu rozpočtu poskytuje měsíční podrobnosti o rozpočtových součtech, skutečných součtech a součtech rozptylu. Zdroj: insightsoftware.com.

jak používat analýzu rozptylu rozpočtu pro budoucí předpovědi

vaše rozpočtové odchylky mohou poskytnout mnoho cenných informací o přípravě dalšího rozpočtu. Podívejte se, kde jste byli na místě a kde byly vaše odchylky poměrně vysoké, a strávit nějaký čas analýzou obou výsledků, abyste zjistili, co je za nimi.

mějte na paměti, že nepříznivý rozptyl, který je mimo vaši kontrolu, vyžaduje méně akcí než ten, který byl jednoduše nepřesný. Například, pokud váš dodavatel náhle ukončí podnikání, zvlněný efekt tohoto zákona může způsobit zmatek ve vašem rozpočtu, včetně poklesu příjmů v důsledku backorders, nebo zvýšení nákladů v důsledku používání nového dodavatele.

s nižšími příjmy a vyššími výdaji bude váš rozpočet vážně ovlivněn. V tomto bodě by mohlo být dobré vytvořit revidovaný rozpočet, který přesně odráží zvýšené náklady a nižší příjmy.

pokud jsou však vaše odchylky jednorázovým problémem, je nejlepší nadále sledovat váš rozpočet, ale vzdát se revizí, pokud nenastanou jiné problémy.

rozpočtové odchylky jsou klíčem k výkonu společnosti

tak či onak, všichni pracujeme na rozpočtu. Například, pokud vyděláte 30 000 dolarů, pravděpodobně nebudete kupovat dům za milion dolarů. Stejný princip platí i pro podniky. Žádný podnik vydělávající 30 000 dolarů v příjmech nebude kupovat výrobní závod za 2,1 milionu dolarů. Proto jsou rozpočty tak důležité — a proč musí být přesné.

každý den se obchodní rozhodnutí přijímají na základě rozpočtu společnosti a důsledky působení na chybná čísla mohou být fatální, zejména pro malé podniky s omezenými zdroji, na které se mohou vrátit. Například, pokud rozpočet projektu přejde, mohlo by to nakonec stát tisíce dolarů.

Udělejte si čas na vytvoření rozpočtu založeného na faktech a minulých výkonech a odolejte nutkání být příliš optimistický (nebo pesimistický) ohledně čísel. Použijte tyto rozpočtové odchylky k vytvoření přesnějšího rozpočtu na příští rok.