Drill Down technique

tento článek vysvětluje techniku Drill Down praktickým způsobem. Po přečtení tohoto článku pochopíte základy tohoto výkonného nástroje pro řešení problémů.

jaká je technika vrtání?

technika Drill Down je metoda pro získání vhledu do základních příčin problému v oddělení nebo oblasti. Poté, co jsou známy základní příčiny, lze navrhnout větší plán k řešení problému.

vrtání není stejné jako diagnóza, ale spíše široké a hluboké všeobecné vyšetření. Tato technika se navíc nepoužívá ke zjištění příčin všech problémů, ale pouze 20 procent příčin 80 procent účinků. Toto je princip z Pareto-analýzy.

když nastane závažný problém s potenciálně závažnými důsledky, jednou z nejlepších věcí, které lze udělat, je rozdělit problém na několik komponent, dokud nebude problém vyřešen. To lze provést technikou vrtání dolů. Rozdělením většího procesu na menší kousky se vytvoří přehled a problém lze vyřešit krok za krokem.

Drill Down se provádí pomocí několika kroků. Tyto kroky budou dále vysvětleny v tomto článku. Kromě rozsáhlého výzkumu jsou navíc prováděny dva kroky zaměřené na návrh a implementaci řešení. Celý proces by neměl trvat déle než čtyři hodiny, v závislosti na velikosti problému. Je velmi důležité, aby kroky byly prováděny samostatně a nezávisle.

metoda techniky vrtání

technika začíná tabulkou popisující hlavní problém v levém sloupci. Faktory a příčiny, které tento problém vytvářejí, jsou poté popsány hned vedle něj ve druhém sloupci. Cílem je „vrtat“, dokud nebudou identifikovány skutečné příčiny problému. Řešení jsou pak postavena na základě těchto příčin.

myšlenka je, že je snazší se vypořádat se špatným řízením času než s nekvalitním zákaznickým servisem obecně. Kromě toho jsou diskutovány i některé další příčiny špatného zákaznického servisu.

Krok 1: poznamenejte si nejdůležitější problém

cílem prvního kroku je provést inventarizaci všech základních problémů. Buďte v tom konkrétní a nezevšeobecňujte ani nepoužívejte množné číslo jako “ my “ a „oni“. Uveďte také jména lidí, kterých se problém týká. To je jediný způsob, jak efektivně pracovat na řešeních.

nechte každého jednotlivce jakýmkoli způsobem připojit k problému, který je po ruce, účastnit se tohoto cvičení. Z toho budete mít prospěch, protože každý přináší svůj vlastní pohled na brainstormingový stůl. Nezaměřujte se na vzácnou událost nebo triviální problémy. Nezaměřujte se ani na snahu o nerealistickou dokonalost.

ponechte hledání řešení v následujících krocích. V prvním kroku je obzvláště důležité, aby byly problémy shrnuty.

Krok 2: Identifikujte příčiny problémů

ve druhém kroku jsou identifikovány hlouběji zakořeněné důvody způsobující problémy. Problémy často vznikají v různých odděleních, protože není jasné, kdo je zodpovědný, nebo proto, že někdo nezohledňuje své povinnosti. Přímé příčiny musí být odlišeny od základních příčin.

Chcete-li zjistit příčinu problému, lze například použít pětkrát metodu proč. Níže je uveden příklad:

• problém: projektový tým pracuje přesčas příliš často a hrozí mu vyhoření
• proč? Není dostatek kapacity pro splnění požadavků týmu
• proč? Protože byly přidány nové odpovědnosti bez dalších zdrojů
• proč? Protože manažer správně neodhadl množství práce před převzetím odpovědnosti
• proč? Protože manažer není schopen předvídat problémy a vytvářet plány

při provádění této techniky vrtání by neměli být vynecháni relevantní jednotlivci. Zároveň si pamatujte, že lidé mají tendenci reagovat defenzivně na kritiku. Úkolem manažera je zjistit pravdu a přijít s dobrým řešením. V praxi to může znamenat, že lidé musí být vyškoleni, přemístěni nebo dokonce propuštěni.

po tomto kroku si udělejte krátkou přestávku a poté začněte rozvíjet plán.

Krok 3: Vytvořte plán

třetím krokem je vytvoření plánu, který řeší hlavní příčiny problému. Takový implementační plán funguje jako skript: vše, co je třeba udělat a kým je vizualizováno a zaznamenáno. Důležitou roli v tom hraje také řízení rizik. Pravděpodobnost dosažení cílů je stanovena na základě nákladů a rizik. Plán musí sestávat alespoň z:

• časová osa
• specifické úkoly a odpovědnosti
• měření proměnných
• výsledky

Krok 4: implementujte plán

proveďte zavedený prováděcí plán a buďte transparentní při dokumentování pokroku. Zpráva alespoň jednou za měsíc o skutečném pokroku a očekávání pro nadcházející období.

technika vrtání v kombinaci s jinými metodami

technika vrtání hladce zapadá do jiných forem a metod řešení problémů. Nejbližší metodou je analýza 5-Proč. Obě metody mají za cíl dostat se k jádru problému místo toho, aby nejprve vyřešily všechny druhy dalších problémů.

ani jedna metoda neposkytuje rychlou cestu k řešení, ale to není řešení, které by se mělo hledat. Místo toho má mnohem větší smysl mít jasnou představu o situačních aspektech podnikání.

je velmi důležité, aby všichni ve společnosti byli na stejné stránce, pokud jde o použití techniky Drill Down. Metoda nebude ve společnosti optimálně účinná, pokud ji použije pouze malá část týmu.

udělejte si čas a naučte každého, jak se dostat ke kořenu problému přiblížením technikou vrtání dolů. Jak je uvedeno, technika vrtání automaticky nevyřeší problémy, ale při správném použití může určitě pomoci posunout se vpřed.

Drill Down Technique: úskalí v obecném řešení problémů

řešení problémů není dosaženo pouhým použitím metod a rámců a jejich slepým sledováním. Jedná se o velmi širokou disciplínu, ve které dochází k různým účinkům, které mohou bránit cestě k řešení. Obecně řešení problémů a výzkum, tam jsou následující úskalí dávat pozor.

potvrzovací zkreslení

potvrzovací zkreslení je tendence lidí hledat nebo interpretovat informace způsobem, který potvrzuje předchozí znalosti, hodnoty nebo přesvědčení osoby. Jedná se o důležitý typ zkreslení, který má významný vliv na efektivní výkon metod řešení problémů, jako je technika vrtání.

lidé projevují tuto zaujatost, když shromažďují nebo si pamatují informace a interpretují je zaujatým způsobem. Například, člen týmu si může vybrat informace při přípravě na nový úkol, který podporuje jejich přesvědčení, a ignorovat to, co nepodporuje. Tento efekt je nejsilnější, když si lidé představují požadované výsledky, když je problém emocionálně nabitý, a pro hluboce zastávané přesvědčení.

percepční očekávání

percepční očekávání v psychologii se také nazývá množina. Sada je skupina očekávání, která formují konkrétní zkušenost tím, že činí lidi citlivými na určité typy informací. Je to dispozice nebo zvyk vnímat věci určitým způsobem.

to bylo prokázáno v experimentu Abrahama Luchinse ve 40. letech. v tomto experimentu byli účastníci požádáni, aby naplnili džbán specifickým množstvím vody pomocí pouze tří dalších džbánů různých kapacit.

poté, co Luchins dal účastníkům tento problém, který by mohl být vyřešen jednoduchou technikou, dal jim nové úkoly pro ostatní džbány. Tento nový problém lze vyřešit stejnou metodou nebo novější a jednodušší metodou.

luchins zjistil, že mnoho z jeho účastníků mělo tendenci používat stejnou starou techniku, navzdory možnosti lepší metody. Mentální soubor tedy popisuje tendenci člověka řešit problémy způsobem, který se dříve osvědčil.

stejně jako v luchinsově experimentu, volba metody, která fungovala v minulosti, již někdy není pro nový problém dostatečná nebo optimální. Proto je nutné, aby lidé překročili svůj duševní soubor.

funkční fixace

funkční fixace je kognitivní zkreslení, které omezuje osobu na použití nebo přístup k objektu pouze tak, jak se tradičně používá. K této fixaci dochází také při řešení problému technikou vrtání dolů. Koncept funkční fixace vychází z Gestalt psychologického hnutí.

tento pohyb klade důraz na holistické zpracování. Karl Duncker definoval funkční fixaci jako mentální blok proti použití objektu novým způsobem, který je nezbytný k vyřešení problému. Tento blok omezuje schopnost jednotlivce dokončit úkol nebo vyřešit problém, protože nevypadá nad rámec původního účelu součástí řešení.

funkční fixace je neschopnost vidět například použití kladiva jako něco jiného než pro zasažení nehtů.

zbytečná omezení

zbytečná omezení-nebo omezení, je bariéra, ke které dochází, když lidé podvědomě stanovují limity daného úkolu. Známým příkladem je bodový problém. V tomto úkolu je devět bodů uspořádáno ve čtverci tři po třech.

úkolem je nakreslit ne více než čtyři řádky, aniž byste odstranili pero nebo tužku z papíru, abyste spojili všechny tečky. V myslích lidí, kteří tento problém nikdy předtím neviděli, pravděpodobně vyvstává myšlenka, že čára nevychází ze čtverce bodů. Zbytečná omezení se v tomto případě týkají doslova myšlení „mimo krabici“.

termín skupinové myšlení je také spojen se zbytečnými omezeními. Skupinové myšlení nebo přijetí mentality členů skupiny nastává, když členové týmu začnou myslet stejně. To je běžné, ale také zajišťuje, že lidem trvá déle, než začnou myslet „mimo krabici“.

irelevantní informace

irelevantní informace jsou informace prezentované v kontextu problému, ale nesouvisející s konkrétním problémem. V kontextu problému nemají irelevantní informace žádný vliv na to, zda je problém vyřešen. Ve skutečnosti jsou irelevantní informace často škodlivé pro proces řešení problémů. Irelevantní informace jsou běžným problémem, se kterým lidé bojují. Je to hlavně proto, že lidé si nejsou vědomi existence irelevantních informací.

jedním z důvodů, proč jsou irelevantní informace tak účinné, aby zabránily lidem v řešení, je to, jak jsou prezentovány. Způsob, jakým jsou informace prezentovány, může mít velký vliv na úroveň interpretované obtížnosti problému. Níže je známý příklad irelevantních informací v problému buddhistického mnicha.

mnich začne chodit na horu při východu slunce jednoho dne a dosáhne chrámu na vrcholu hory při západu slunce. Po několika dnech meditace odchází při východu slunce, aby sestoupil z hory. Dorazí při západu slunce. Na cestě, kterou mnich vede oběma směry, je místo, kde projde ve stejnou denní dobu.

Chcete-li zjistit tento bod, řešitel nesmí přemýšlet o problému z matematického hlediska nebo z hlediska vzdáleností. Místo toho funguje vizuální reprezentace problému. Představte si, že cesta mnicha začíná, když stoupá na horu při východu slunce. Cesta zpět dolů začíná také při východu slunce. Pokud cesty začínají na opačných koncích současně, musí se někde setkat.

nyní je řada na vás

co si myslíte? Poznáváte se ve vysvětlení metody Drill Down? Používá se tento nástroj ve vašem vlastním pracovním prostředí? Pokud ne, myslíte si, že by to mohlo být ve vaší práci cenné? Jaké další užitečné metody a nástroje pro řešení problémů znáte? Co si myslíte, že jsou klady a zápory techniky Drill Down? Máte nějaké tipy nebo řešení?

Podělte se o své zkušenosti a znalosti v poli komentáře níže.

více informací

1. de Aguiar Ciferri, C.D., Ciferri, R. R., Forlani, D. T., Traina, a. J. M., & da Fonseca de Souza, F. (2007, Březen). Horizontální fragmentace jako technika ke zlepšení výkonu dotazů na vrtání a navíjení. V Proceedings of the 2007 ACM symposium on Applied computing (PP.494-499).
2. Joglekar, M., Garcia-Molina, H., & Parameswaran, A. (2017). Interaktivní průzkum dat s inteligentním drill-down. IEEE transakce na znalostní a datové inženýrství, 31 (1), 46-60.
3. McDonald, A., & Leyhane, T. (2005). Vrtat dolů s analýzou příčiny. Ošetřovatelské řízení, 36 (10), 26-31.

jak citovat tento článek:
Janse, B. (2020). Vrtat Dolů Techniku. Citováno z toolshero: https://www.toolshero.com/problem-solving/drill-down-technique/

přidejte odkaz na tuto stránku na svých webových stránkách:
<a href=“https://www.toolshero.com/problem-solving/drill-down-technique/“>toolshero: Drill Down Technique</a>

Tagged: analýza problémů