Tehnologie: care este modalitatea corectă de a automatiza un proces?

automatizarea proceselor nu este o soluție rapidă pentru a elimina lumescul. Există mai mulți pași de luat în considerare înainte de a introduce noi tehnologii în procesele dvs. de afaceri.

partea a cincea a unei serii

alegerea unei soluții tehnologice nu este o decizie peste noapte. Dar, cu atât de mulți furnizori acolo pentru a încurca mesajul, o companie poate alege cel mai strălucitor produs și poate petrece o cantitate semnificativă de timp încercând să-l implementeze înainte de a-și da seama că nu este cel mai potrivit pentru situația lor.

în funcție de cuvântul cheie pe care îl utilizați, o căutare rapidă pe Google va avea ca rezultat o multitudine de instrumente tehnologice pentru a răspunde nevoilor dvs. de flux de lucru și de automatizare a proceselor. Fiecare dintre acești furnizori vă va spune că instrumentul lor vă poate rezolva toate nevoile, dar, desigur, nu este adevărat.

pentru a identifica ce instrument este cel mai potrivit pentru situația dvs., trebuie să înțelegeți nevoile companiei dvs. și mediul tehnologic actual înainte de a vă scufunda în selecția furnizorului.

când decideți să automatizați imediat fără a lua în considerare unde există soluțiile și procesele tehnologice acum, veți automatiza orbește. Mai mult, automatizarea unui proces rău vă aduce Doar rezultate proaste — sau cel puțin ineficiente — mai repede.

Fix procesul

mai devreme în cariera mea, am reușit un proces de onboarding client în cazul în care am trimis o sarcină secvențial de la Echipa A la echipa B la echipa C. Acest proces a fost în vigoare de ani de zile și a supraviețuit migrării de la formularele de hârtie trimise în jurul biroului la „digitalizare” (foi de calcul atașate la e-mailuri).

când ne-am uitat la alte automatizări de proces (cum ar fi migrarea la o bază de date Access), am decis să petrecem ceva timp pentru a înțelege mai bine procesul. În acest sens, am descoperit că echipa B a transmis e-mailul pe care l-au primit de la echipa a la echipa C fără a face altceva cu el.

Echipa B a privit acest pas ca o prioritate foarte scăzută și a fost frecvent un blocaj în procesul general. Am convenit imediat că echipa A ar putea trimite e-mailul direct echipei C, eliminând astfel această etapă inutilă a procesului în noua soluție automată.

în timp ce aceasta este o situație prea simplistă și evidentă, dacă organizația nu ar decide să se uite la procesele sale înainte de a căuta o soluție tehnologică, am fi ratat acest blocaj. Apoi, am fi construit-o în noua soluție pentru a supraviețui încă câteva generații.

o altă provocare de automatizare a proceselor se referă la excepțiile din proces. Adesea vedem companii care încearcă să-și construiască toate excepțiile în soluția lor automată. Vă recomandăm:

1. încercarea de a înțelege mai bine cauza principală a excepțiilor lor în speranța de a elimina cât mai multe dintre ele posibil.
2. găsirea unei modalități de a implementa inițial o soluție „happy path” în cadrul tehnologiei fluxului de lucru selectat pentru a recunoaște valoarea mai rapid.

acestea sunt doar câteva exemple de ce este important să „remediați procesul” înainte de a vă scufunda cu capul în automatizare.

alegerea soluțiilor tehnologice de optimizare a proceselor potrivite

în timp ce evaluați procesele și eliminați pașii inutili, puteți începe simultan examinarea soluțiilor tehnologice disponibile pentru dvs. Există trei domenii pe care vă recomandăm să le analizați atunci când stabiliți cum să procedați cu eforturile dvs. de automatizare:

instrumente interne

primul lucru pe care ar trebui să îl luați în considerare este ceea ce aveți deja. Multe sisteme de planificare a resurselor întreprinderii (ERP), cum ar fi SAP, Oracle, Microsoft Dynamics și alte soluții tehnologice au deja componente ale fluxului de lucru.

una dintre provocările cu care se confruntă adesea companiile este automatizarea proceselor încorporată în mai multe instrumente care nu interacționează între ele. Dacă puteți determina un sistem de flux de lucru” master ” sau un alt mod de a lega corect toate sistemele existente, atunci puteți evita investițiile într-o altă soluție de flux de lucru.

această abordare nu va funcționa în toate cazurile (platforme mainframe vechi, prea multe instrumente interne), ceea ce ar putea duce la necesitatea de a lua în considerare cu totul noi instrumente.

Robotic Process Automation (RPA)

vorbind de buzzwords, RPA este unul dintre subiectele fierbinți acolo astăzi. Potrivit unui raport recent, companiile sunt pregătite să cheltuiască milioane de dolari pe RPA numai în 2019.

când nevoile dvs. de proces nu necesită automatizarea completă a proceselor, RPA poate ajuta la completarea lacunelor dintr-un proces prin replicarea sarcinilor care sunt de rutină, repetabile și bazate pe reguli. Această funcție este adesea o soluție excelentă pentru acele activități banale,” scaun pivotant”, care par a fi blestemul existenței tuturor.

în cadrul RPA, fie roboții participanți, fie roboții nesupravegheați ajută la eliminarea sarcinilor, la scăderea timpilor de ciclu și la eliminarea lacunelor de integrare.

• boti participanti: acesti boti lucreaza ca ajutatori DE SARCINI pentru a ajuta utilizatorul final sa accelereze cat timp petrece pe o sarcina, mai degraba decat sa lucreze la back-end.
• roboți nesupravegheați: roboții nesupravegheați, pe de altă parte, lucrează la sarcini de back-office pentru a reduce unele dintre blocajele pe care le-am menționat deja. Acești roboți gestionează sarcini programate, de obicei dintr-un punct de control central.

RPA nu este soluția pentru orice, mai ales dacă sarcinile dvs. nu sunt de rutină, repetabile și bazate pe reguli.

Business Process Management Solutions (BPMS)

BPMS a fost tendința fierbinte pentru primul deceniu al acestui secol, dar este încă relevantă în situațiile potrivite. Aceste instrumente oferă o vizibilitate mai mare asupra proceselor de afaceri end-to-end și permit gestionarea persoanelor, a datelor și a aplicațiilor într-un singur pas prin interacțiunea cu sistemele back-end.

în timp ce funcționalitatea se extinde continuu, dezvoltatorii construiesc aceste soluții BPM pe un depozit de proces primar și un motor de flux de lucru, oferind în același timp integrări de sistem și valori valoroase ale procesului.

în mod tradițional, soluțiile BPM au fost centrate pe om, centrate pe documente sau centrate pe integrare (despre care puteți afla aici), dar liniile au devenit mai neclare pe măsură ce produsele continuă să se maturizeze.

indiferent pe care îl alegeți, un BPMS bun ajută la rezolvarea problemelor legate de proces prin vizibilitate, colaborare și automatizare dacă este soluția potrivită pentru nevoile dvs. de afaceri. Fără procese bine definite și definirea corectă în arhitectura generală a sistemului, un BPMS se pierde în multitudinea de instrumente excelente pe care le aveți la dispoziție, dar nu puteți obține pe deplin valoarea maximă a acestora.

Gânduri finale

soluțiile tehnologice interne ale companiei dvs. sunt la fel de puternice ca procesele dvs. Pentru a evita automatizarea unuia rău, trebuie să vă uitați la cauza principală a fiecărui proces pentru a determina dacă merită păstrat, cum se aliniază la viziunea sau obiectivele viitoare ale organizației și cum să o faceți mai puternică dacă este necesar.

după ce ați făcut acest pas, puteți cerceta pentru a găsi soluția tehnologică — indiferent dacă o aveți deja sau este timpul să achiziționați una nouă — potrivită pentru optimizarea procesului organizației dvs. În cele din urmă, vă veți găsi cu o companie mai eficientă, care este gata să-și asume concurenții și să-și servească clienții.

deci, ce tipuri de procese automatizați? Cât de bine se încadrează în sistemele dvs. existente și care sunt lacunele? Odată ce ați abordat aceste întrebări (și altele), veți fi într-o poziție mai bună pentru a lua o decizie mai informată cu privire la modul de îmbunătățire și automatizare a proceselor.