Budgetvarianser: hur de kan hjälpa dig att skapa en exakt Budget

en budgetvarians är skillnaden mellan det belopp som budgeterats för intäkter och kostnader och det faktiska belopp som mottagits eller använts. Budgetvariationer kan vara gynnsamma (mer intäkter) eller ogynnsamma (högre kostnader).

Läs mer om budgetvariationer och hur de kan hjälpa dig att skapa en mer exakt budget för ditt lilla företag.

översikt: vad är en budgetvarians?

i affärer är en budgetvarians skillnaden mellan intäkter och kostnader som har budgeterats för och deras faktiska summor.

de flesta av oss har haft att göra med budgetvariationer i mycket mindre skala. Kom ihåg när du budgeterade bilreparationer på $500, men när du gick för att hämta din bil hade räkningen magiskt stigit till $850? Det är en budgetvariation.

företagare stöter på samma problem i mycket större skala. Vissa avvikelser förväntas för varje förberedd budget, och varianserna själva kan vara gynnsamma eller ogynnsamma, beroende på variansen själv och budgetkategorin den är i.

gynnsamma vs ogynnsamma budgetvariationer: Vad är skillnaden?

att ha en exakt budget är viktigt för mindre företag som har mindre utrymme för fel. Oavsett om du förbereder en ekonomisk prognos eller en flexibel budget är målet med budgetberedningen att uppskatta intäkter och kostnader så exakt som möjligt. Men oavsett hur väl förberedd du är under budgetprocessen kommer du att ha avvikelser.

precis som allt annat i livet har budgetering gynnsamma avvikelser och ogynnsamma avvikelser. En gynnsam varians är när dina produkter plötsligt tar fart, och istället för att tjäna $40,000 i försäljningsintäkter du budgeterade, tjänar du $85,000.

tyvärr finns det också ogynnsamma avvikelser. Låt oss säga att du budgeterade $1000 per månad för uthyrning, men din hyresvärd sålde byggnaden du var i, så du var tvungen att flytta. Flytten ökade dina budgeterade utgifter för året, men nu måste du också betala $1,600 per månad för hyra istället för $1,000 du budgeterade för.

men det räcker inte att bara veta variansens mängd. Det är också viktigt att komma ihåg att bakom varje budgetvariansberäkning finns en anledning till att variansen finns.

5 Anledningar till varför ditt företag kan uppleva en budgetvarians

det finns många anledningar till att dina budgetsummor kanske inte matchar de faktiska summorna. Nya företagare kan ha svårt att uppskatta kostnader när de har lite data att gå efter.

i andra fall dras budgetar snabbt samman, med liten förberedelsetid, vilket kan leda till felaktiga budgetsummor och höga avvikelser. Om du undrar varför din budget är så vildt felaktig kan ett eller flera av följande vara anledningen till att:

Inga data att mäta mot

finansiella prognoser för nya företagare kan träffas eller missa. Det är svårt att uppskatta intäkter och kostnader för året när du inte har några basdata att mäta mot. På den ljusa sidan, även om din första årsbudget är långt ifrån, bör dina avvikelser gå ner när du börjar förbereda din budget för ditt andra år i affärer.

felaktig planering

budgetering är en lång, metodisk process som endast ger korrekta resultat om korrekt planering har ägt rum. Som företagare kan det vara din lust att förbereda budgeten själv, men att få input från Personal och avdelningschefer kommer att göra din budget mer exakt och mer användbar.

oväntade händelser

oväntade händelser kan allvarligt påverka din budget. Inte alltför många människor planerar för en katastrof, men de händer. Bränder, översvämningar, lågkonjunkturer och pandemier kan också påverka din budget. Jag kan garantera att när företag förberedde sina budgetar 2019 kunde ingen ha förberetts för den ekonomiska inverkan 2020 skulle ha på deras verksamhet.

även om det är svårt att planera för katastrofala händelser kan det vara till hjälp att ha en buffert inbyggd i din budget för att skydda ditt företag, särskilt när en av dessa händelser en gång i livet inträffar.

kostnadsjusteringar

kostnadsjusteringar är en av de främsta orsakerna till ogynnsamma budgetvariationer. Eftersom de flesta budgetar utarbetas vid årsskiftet kan alla meddelanden från en leverantör eller leverantör om en prisökning inkluderas i din nya budget.

men om din leverantör inte meddelar dig om en prisökning men sedan höjer priserna i mars det följande året, har du en ogynnsam budgetvarians att hantera. Det bästa sättet att undvika detta är att bygga en automatisk prisökning i dina budgeterade utgifter.

ändra kundbehov

ditt företag finns för att du ger dina kunder något de behöver eller önskar. Men vad händer när de inte längre behöver eller önskar vad du säljer?

Rachel äger ett bed and breakfast. När hon budgeterade för 2020 var hon konservativ och ökade bara sin kundnivå med 10%, vilket motiverades av en vandring i både reklam-och marknadsföringsinsatser. Medan hennes budget var ganska exakt under de första två månaderna 2020, för årets balans har hennes intäkter sett en enorm nedgång, vilket resulterat i en ogynnsam budgetvariation på mer än 65%.

medan Rachel inte kunde förutsäga COVID-19-pandemin, står hon inför en ökande intäktsbild under överskådlig framtid eftersom hennes kunders behov förändrades.

förändrade kundbehov är vanligtvis inte lika drastiska som att hantera en pandemi. Men det är viktigt att ofta omvärdera de produkter och tjänster som du säljer för att vara säker på att de fortfarande passar dina kunders behov.

budgetprocessen innebär att du jämför din budget med de faktiska summorna för att hitta varianserna. Källa: slideshare.net.

hur man övervakar och analyserar budgetvariationer

det är enkelt att övervaka budgetvariationer. Alla bokföringsprogram som innehåller även grundläggande budgetering kommer att kunna ge dig en budget vs. en faktisk rapport. Om variationerna är många kan det också vara till hjälp att skapa en reviderad budget för saldot för ditt räkenskapsår.

kör en budget till faktisk rapport regelbundet

att hålla dig uppdaterad om budgetvariationer kan hjälpa dig att upptäcka möjliga trender, liksom potentiella problemfläckar. Om du bara kör den här rapporten en gång om året saknar du möjligheten att vara proaktiv om eventuella avvikelser eftersom det är bättre att undersöka dem när de inträffar snarare än vid årets slut. Se till att din rapport visar positiva och negativa avvikelser i både ett dollarbelopp och en procentandel.

Undersök ’varför’ bakom variansen

om du inte träffade dina budgeterade intäkter måste du fråga varför. Om dina utgifter är dubbelt så mycket som du budgeterade för måste du hitta orsaken till variansen. Det antas att din ursprungliga budget utarbetades med hjälp av exakta baslinjesiffror och att intäkterna uppskattades baserat på tidigare resultat. Om det är sant är det upp till dig att hitta orsaken bakom variansen.

överväg att justera din budget

justera budgetar mitten av året är vanligt förekommande, särskilt om du tycker att intäkter och kostnader skiljer sig avsevärt från deras budgeterade summor. Om variansen bara inträffade en gång behöver du förmodligen inte oroa dig för att revidera din budget, men om det ser ut att vara en mer permanent fråga är det bäst att göra några ändringar.

budgetvariansrapporten ger månad för månad detaljer om budgeterade summor, faktiska summor och varianssummor. Källa: insightsoftware.com.

hur du använder din budgetvariansanalys för framtida prognoser

dina budgetvarianser kan ge mycket värdefull inblick i att förbereda din nästa budget. Titta på var du var på plats och var dina avvikelser var ganska höga och spendera lite tid på att analysera båda resultaten för att se vad som låg bakom dem.

Tänk på att en ogynnsam varians som är utanför din kontroll kräver mindre åtgärd än en som helt enkelt var felaktig. Till exempel, om din leverantör plötsligt går i konkurs, kan dominoeffekten av den lagen orsaka förödelse på din budget, inklusive en minskning av intäkterna på grund av restorders, eller en ökning av kostnaderna på grund av att använda en ny leverantör.

med mindre intäkter och högre kostnader kommer din budget att påverkas allvarligt. Vid denna tidpunkt kan det vara bra att skapa en reviderad budget som exakt återspeglar ökade kostnader och lägre intäkter.

men om dina avvikelser är en engångsfråga är det bäst att fortsätta att övervaka din budget men avstå från revisionerna om inte andra problem uppstår.

Budgetvariationer är nyckeln till företagets resultat

på ett eller annat sätt arbetar vi alla med en budget. Till exempel, om du gör $30.000, du förmodligen inte kommer att köpa en miljon dollar hem. Samma princip gäller för företag. Inget företag som tjänar 30 000 dollar i intäkter kommer att köpa en tillverkningsanläggning för 2,1 miljoner dollar. Det är därför budgetar är så viktiga — och varför de måste vara korrekta.

varje dag fattas affärsbeslut baserat på ett företags budget, och konsekvenserna av att agera på felaktiga siffror kan vara dödliga, särskilt för småföretag med begränsade resurser att falla tillbaka på. Till exempel, om en projektbudget löper över, kan det sluta kosta dig tusentals dollar.

ta dig tid att skapa en budget baserad på fakta och tidigare resultat och motstå uppmaningen att vara för optimistisk (eller pessimistisk) om siffrorna. Använd dessa budgetvariationer för att skapa en mer exakt budget för det kommande året.