borrteknik

denna artikel förklarar Borrtekniken på ett praktiskt sätt. Efter att ha läst den här artikeln förstår du grunderna i detta kraftfulla verktyg för problemlösning.

Vad är borrteknik?

Borrtekniken är en metod för att få insikt i de grundläggande orsakerna till ett problem inom en avdelning eller ett område. När grundorsakerna är kända kan en större plan utformas för att lösa problemet.

en borr ner är inte samma sak som en diagnos, utan snarare en bred och djup allmän undersökning. Dessutom används tekniken inte för att ta reda på orsakerna till alla problem, utan bara 20 procent av orsakerna bakom 80 procent av effekterna. Detta är en princip från Pareto-analysen.

när ett stort problem uppstår med potentiellt stora konsekvenser är en av de bästa sakerna som kan göras att dela upp problemet i flera komponenter tills problemet är löst. Detta kan göras med Borrtekniken. Genom att dela upp en större process i mindre bitar skapas en översikt och problemet kan lösas steg för steg.

en Drill Down utförs genom att följa flera steg. Dessa steg kommer att förklaras ytterligare i den här artikeln. Förutom den breda forskningen genomförs dessutom två steg som syftar till design och implementering av lösningen. Den fullständiga processen ska ta högst fyra timmar, beroende på problemets storlek. Det är mycket viktigt att stegen utförs separat och självständigt.

metod för borrteknik

tekniken börjar med en tabell som beskriver huvudproblemet i kolumnen längst till vänster. De faktorer och orsaker som skapar detta problem beskrivs sedan bredvid det i den andra kolumnen. Tanken är att” borra igenom ” tills de verkliga orsakerna till problemet identifieras. Lösningar byggs sedan utifrån dessa orsaker.

tanken här är att det är lättare att hantera dålig tidshantering än dålig kundservice i allmänhet. Dessutom diskuteras några andra orsaker till dålig kundservice.

Steg 1: notera det viktigaste problemet

syftet med det första steget är att inventera alla kärnproblem. Var specifik i detta och generalisera inte eller använd pluraler som ”vi” och ”de”. Nämn också namnen på personer som drabbas av problemet. Detta är det enda sättet att arbeta effektivt med lösningar.

har varje individ ansluten på något sätt till det aktuella problemet delta i denna borr ner. Du kommer att dra nytta av detta eftersom de var och en tar med sig sin egen insikt i brainstormingbordet. Fokusera inte på en sällsynt händelse eller triviala problem. Fokusera inte heller på strävan efter orealistisk perfektion.

lämna sökningen efter lösningar till följande steg. I det första steget är det särskilt viktigt att problemen sammanfattas.

steg 2: identifiera orsakerna till problemen

i det andra steget identifieras de djupare rotade orsakerna som orsakar problemen. Ofta uppstår problem i olika avdelningar eftersom det inte är klart vem som är ansvarig eller för att någon inte tar hänsyn till sitt ansvar. Direkta orsaker måste skiljas från bakomliggande orsaker.

för att ta reda på orsaken till ett problem, fem gånger varför metoden kan användas, till exempel. Nedan är ett exempel:

• Problem: projektgruppen arbetar övertid för ofta och riskerar att brinna ut
• varför? Det finns inte tillräckligt med kapacitet för att möta lagets krav
• varför? Eftersom nya ansvarsområden har lagts till utan extra resurser
• varför? Eftersom chefen inte korrekt uppskattade mängden arbete innan han tog ansvar
• varför? Eftersom chefen inte kan förutse problem och göra planer

relevanta individer bör inte utelämnas när de utför denna borrteknik. Samtidigt kom ihåg att människor tenderar att svara defensivt på kritik. Det är chefens jobb att ta reda på sanningen och komma fram till en bra lösning. I praktiken kan detta innebära att människor måste utbildas, flyttas eller till och med sparkas.

efter detta steg, ta en kort paus och börja sedan utveckla en plan.

steg 3: Gör en plan

det tredje steget är att utveckla en plan som behandlar de grundläggande orsakerna till ett problem. En sådan implementeringsplan fungerar som ett manus: allt som måste göras och av vem visualiseras och spelas in. Riskhantering spelar också en viktig roll i detta. Sannolikheten för att uppnå mål ställs mot kostnader och risker. Planen måste bestå av minst:

• en tidslinje
• specifika uppgifter och ansvarsområden
• Mätvariabler
• resultat

steg 4: implementera planen

utför den etablerade genomförandeplanen och var transparent när du dokumenterar framsteg. Rapportera minst en gång i månaden om faktiska framsteg och förväntningar för den kommande perioden.

borrteknik i kombination med andra metoder

Borrtekniken passar sömlöst med andra former och metoder för problemlösning. Den närmaste metoden är 5-varför-analysen. Båda metoderna syftar till att komma till hjärtat av ett problem istället för att lösa alla möjliga andra problem först.

ingen av metoderna ger en snabb väg till en lösning, men det är inte den lösning som bör sökas ändå. Istället är det mycket mer meningsfullt att ha en tydlig förståelse för de situationella aspekterna av att göra affärer.

det är mycket viktigt att alla i ett företag är på samma sida när det gäller att använda Drill Down-tekniken. Metoden kommer inte att vara optimalt effektiv inom företaget om bara en liten del av teamet använder metoden.

ta dig tid att lära alla hur man kommer till roten till ett problem genom att zooma in med Borrtekniken. Som angivet löser inte Borrtekniken automatiskt problem, men när den används korrekt kan den säkert hjälpa till att gå vidare.

borra ner teknik: fallgropar i allmänhet problemlösning

problemlösning uppnås inte genom att helt enkelt använda metoder och ramar och följa dem blint. Det är en mycket bred disciplin där olika effekter uppstår som kan hindra vägen till lösningen. I allmänhet problemlösning och forskning finns det följande fallgropar att se upp för.

Confirmation bias

Confirmation bias är tendensen för människor att söka eller tolka information på ett sätt som bekräftar en persons tidigare kunskaper, värderingar eller övertygelser. Det är en viktig typ av bias som har en signifikant effekt på effektiv prestanda för problemlösningsmetoder som borrteknik.

människor visar denna bias när de samlar in eller kommer ihåg information och tolkar den på ett partiskt sätt. Till exempel kan en teammedlem välja information när han förbereder sig för en ny uppgift som stöder deras tro och ignorerar vad som inte är stödjande. Denna effekt är starkast när människor föreställer sig önskade resultat, när ett problem är känslomässigt laddat och för djupt hållna övertygelser.

perceptuella förväntningar

en perceptuell förväntan i psykologi kallas också en uppsättning. En uppsättning är en grupp förväntningar som formar en specifik upplevelse genom att göra människor känsliga för vissa typer av information. Det är dispositionen eller vanan att uppfatta saker på ett visst sätt.

detta demonstrerades i ett experiment av Abraham Luchins på 1940-talet. i detta experiment ombads deltagarna att fylla en kruka med en viss mängd vatten med hjälp av endast tre andra krukor med olika kapacitet.

efter att Luchins gav deltagarna detta problem som kunde lösas med en enkel teknik gav han dem nya uppdrag för andra kannor. Detta nya problem kan lösas med samma metod eller med en nyare och enklare metod.

Luchins fann att många av hans deltagare tenderade att använda samma gamla teknik, trots möjligheten till en bättre metod. Således beskriver den mentala uppsättningen en persons tendens att lösa problem på ett sätt som tidigare har visat sig vara framgångsrikt.

som i Luchins experiment är det ibland inte längre tillräckligt eller optimalt att välja en metod som har fungerat tidigare för det nya problemet. Därför är det nödvändigt för människor att överskrida sin mentala uppsättning.

funktionell fixering

funktionell fixering är en kognitiv bias som begränsar en person till att använda eller komma åt ett objekt endast som det traditionellt används. Denna fixering uppstår också när man löser ett problem genom Borrtekniken. Begreppet funktionell fixering härrör från Gestalt psykologisk rörelse.

denna rörelse betonar holistisk bearbetning. Karl Duncker definierade funktionell fixering som ett mentalt block mot att använda ett objekt på ett nytt sätt som är nödvändigt för att lösa ett problem. Detta block begränsar en individs förmåga att slutföra en uppgift eller lösa ett problem, eftersom det inte ser utöver det ursprungliga syftet med komponenterna i lösningen.

funktionell fixering är oförmågan att se till exempel användningen av en hammare som något annat än för att slå naglar.

onödiga begränsningar

onödiga begränsningar – eller begränsningar, är en barriär som uppstår när människor omedvetet sätter gränser för uppgiften. Ett välkänt exempel på detta är punktproblemet. I denna uppgift är nio poäng ordnade i en kvadrat av tre i tre.

uppgiften är att Rita högst fyra linjer, utan att ta bort pennan eller penna från papperet, för att ansluta alla prickar. I tankarna hos de människor som aldrig har sett detta problem tidigare uppstår tanken förmodligen att linjen inte kommer ut ur kvadraten av punkterna. Onödiga begränsningar i det här fallet handlar om att bokstavligen tänka ’utanför lådan’.

termen grupptänkande är också kopplad till onödiga begränsningar. Grupptänkande, eller att anta gruppmedlemmarnas mentalitet, inträffar när teammedlemmar börjar tänka detsamma. Detta är vanligt, men säkerställer också att människor tar längre tid att börja tänka ”utanför lådan”.

Irrelevant information

Irrelevant information är information som presenteras inom ramen för ett problem men inte relaterat till det specifika problemet. Inom ramen för problemet har irrelevant information inget inflytande på huruvida problemet är löst eller inte. Faktum är att irrelevant information ofta skadar problemlösningsprocessen. Irrelevant information är ett vanligt problem som människor kämpar med. Detta beror främst på att människor inte är medvetna om förekomsten av irrelevant information.

en av anledningarna till att irrelevant information är så effektiv för att hålla människor från lösningen är hur den presenteras. Hur informationen presenteras kan göra stor skillnad för problemets tolkade svårighetsgrad. Nedan är ett välkänt exempel på irrelevant information i det buddhistiska munkproblemet.

en munk börjar gå upp på ett berg vid soluppgången en dag och når templet på toppen av berget vid solnedgången. Efter några dagars meditation lämnar han vid soluppgången för att komma ner från berget. Han anländer till solnedgången. Det finns en plats längs vägen som munken tar båda vägarna där han kommer att passera vid samma tid på dagen.

för att upptäcka denna punkt får lösaren inte tänka på problemet i matematiska termer eller i termer av avstånd. Istället fungerar en visuell representation av problemet. Föreställ dig att munkens väg börjar när han stiger upp på berget vid soluppgången. Stigen tillbaka ner börjar också vid soluppgången. Om banorna börjar i motsatta ändar samtidigt måste de träffas någonstans.

nu är det din tur

Vad tycker du? Känner du igen dig själv i förklaringen av Borrmetoden? Används detta verktyg i din egen arbetsmiljö? Om inte, tror du att detta kan vara värdefullt i ditt arbete? Vilka andra användbara felsökningsmetoder och verktyg känner du till? Vad tror du är för-och nackdelar med Borrtekniken? Har du några tips eller lösningar?

dela din erfarenhet och kunskap i kommentarfältet nedan.

mer information

1. de Aguiar Ciferri, C. D., Ciferri, R. R., Forlani, D. T., Traina, A. J. M., & da Fonseca de Souza, F. (2007, mars). Horisontell fragmentering som en teknik för att förbättra prestanda för drill-down och roll-up frågor. I förfaranden från 2007 ACM symposium on Applied computing (s.494-499).
2. Joglekar, M., Garcia-Molina, H., & Parameswaran, A. (2017). Interaktiv datautforskning med smart drill-down. IEEE-transaktioner på kunskaps-och datateknik, 31(1), 46-60.
3. McDonald, A., & Leyhane, T. (2005). Borra ner med grundorsaksanalys. Nursing management, 36 (10), 26-31.

hur man citerar den här artikeln:
Janse, B. (2020). Borra Ner Teknik. Hämtad från toolshero: https://www.toolshero.com/problem-solving/drill-down-technique/

Lägg till en länk till den här sidan på din webbplats:
< a href= ”https://www.toolshero.com/problem-solving/drill-down-technique/ ” > toolshero: Drill down Technique< / a>

Tagged: problemanalys