variações orçamentárias: como elas podem ajudá-lo a criar um orçamento preciso

uma variação orçamentária é a diferença entre o valor orçado para receitas e despesas e o valor real recebido ou gasto. As variações orçamentárias podem ser favoráveis (mais receita) ou desfavoráveis (custos mais altos).

Saiba mais sobre variações orçamentárias e como elas podem ajudá-lo a criar um orçamento mais preciso para sua pequena empresa.

visão geral: o que é uma variação do orçamento?

nos negócios, uma variação orçamentária é a diferença entre receita e despesas que foram orçamentadas e seus totais reais.

a maioria de nós teve que lidar com variações orçamentárias em uma escala muito menor. Lembre-se quando você orçado reparos do carro em US $500, mas quando você foi pegar o seu carro, a conta tinha magicamente subiu para US $850? Isso é uma variação orçamentária.Os proprietários de empresas enfrentam o mesmo problema em uma escala muito maior. Algumas variações são esperadas para qualquer orçamento preparado, e as próprias variações podem ser favoráveis ou desfavoráveis, dependendo da variação em si e da categoria de orçamento em que se encontra.

variações orçamentárias favoráveis vs. desfavoráveis: Qual é a diferença?

ter um orçamento preciso é essencial para empresas menores que têm menos espaço para erros. Se você está preparando uma previsão financeira ou um orçamento flexível, o objetivo da preparação do orçamento é estimar as receitas e despesas com a maior precisão possível. Mas não importa o quão bem preparado você esteja durante o processo de orçamento, você terá variações.

como qualquer outra coisa na vida, o orçamento tem variações favoráveis e variações desfavoráveis. Uma variação favorável é quando seus produtos decolam repentinamente e, em vez de ganhar os US $40.000 em receita de vendas que você orçou, você ganha US $85.000.

infelizmente, também existem variações desfavoráveis. Digamos que você tenha orçado US $1.000 por mês para alugar, mas seu senhorio vendeu o prédio em que você estava, então você teve que se mudar. A mudança aumentou suas despesas orçamentadas para o ano, mas agora você também tem que pagar US $1.600 por mês para alugar em vez dos US $1.000 para os quais você orçou.

mas não é suficiente simplesmente saber a quantidade da variância. Também é importante lembrar que por trás de cada cálculo de variância orçamentária está uma razão pela qual essa variância existe.

5 razões pelas quais sua empresa pode experimentar uma variação orçamentária

há muitas razões pelas quais seus totais orçamentários podem não corresponder aos totais reais. Os novos empresários podem ter dificuldade em estimar as despesas quando têm poucos dados para passar.

em outros casos, os orçamentos são reunidos às pressas, com pouco tempo de preparação envolvido, o que pode resultar em totais orçamentários imprecisos e altas variações. Se você está se perguntando por que seu orçamento é tão impreciso, um ou mais dos seguintes motivos podem ser:

nenhum dado a ser medido contra

as projeções financeiras para novos empresários podem ser atingidas ou perdidas. É difícil estimar receitas e despesas para o ano quando você não tem dados de linha de base para medir. Do lado positivo, mesmo que seu orçamento do primeiro ano esteja muito longe, suas variações devem cair quando você começar a preparar seu orçamento para o segundo ano de negócios.

planejamento inadequado

o orçamento é um processo longo e metódico que só produz resultados precisos se o planejamento adequado tiver ocorrido. Como proprietário de uma empresa, pode ser sua inclinação para preparar o orçamento você mesmo, mas obter a contribuição de funcionários e chefes de departamento tornará seu orçamento mais preciso e mais útil.

eventos inesperados

eventos inesperados podem afetar seriamente seu orçamento. Muitas pessoas não planejam um desastre, mas acontecem. Incêndios, inundações, recessões e pandemias também podem afetar seu orçamento. Posso garantir que, quando as empresas preparassem seus orçamentos em 2019, ninguém poderia estar preparado para o impacto financeiro que 2020 teria em seus negócios.Embora seja difícil planejar eventos catastróficos, pode ser útil ter um buffer embutido em seu orçamento para ajudar a proteger seu negócio, especialmente quando ocorre um desses eventos únicos na vida.

ajustes de custo

ajustes de custo são uma das principais razões para variações orçamentárias desfavoráveis. Como a maioria dos orçamentos é preparada no final do ano, qualquer notificação recebida de um fornecedor ou fornecedor sobre um aumento de preço pode ser incluída em seu novo orçamento.

mas se o seu fornecedor não o notificar sobre um aumento de preço, mas depois aumentar os preços em março do ano seguinte, você terá uma variação orçamentária desfavorável para lidar. A melhor maneira de evitar isso é construir um aumento automático de preços em suas despesas orçamentadas.

mudando as necessidades do cliente

sua empresa existe porque você fornece aos seus clientes algo que eles precisam ou desejam. Mas o que acontece quando eles não precisam mais ou desejam o que você está vendendo?

Rachel possui uma cama e Pequeno-almoço. Quando orçado para 2020, ela era conservadora e só aumentou seu nível de cliente em 10%, o que foi justificado por um aumento nos esforços de publicidade e marketing. Embora seu orçamento tenha sido bastante preciso nos primeiros dois meses de 2020, para o saldo do ano, sua receita registrou uma queda enorme, resultando em uma variação orçamentária desfavorável de mais de 65%.

embora Rachel não tenha conseguido prever a pandemia de COVID-19, ela está enfrentando uma queda crescente na receita no futuro previsível porque as necessidades de seus clientes mudaram.

mudar as necessidades dos clientes geralmente não é tão drástico quanto lidar com uma pandemia. Mas é importante reavaliar frequentemente os produtos e serviços que você vende para ter certeza de que eles ainda estão atendendo às necessidades de seus clientes.

o processo orçamentário envolve comparar seu orçamento com os totais reais para encontrar as variações. Fonte: slideshare.net.

como monitorar e analisar variações orçamentárias

é fácil monitorar variações orçamentárias. Qualquer aplicativo de software de contabilidade que inclua até orçamento básico poderá fornecer um orçamento versus um relatório real. Se as variações forem numerosas, também pode ser útil criar um orçamento revisado para o saldo do seu ano fiscal.

executar um orçamento para relatório real regularmente

manter-se atualizado sobre as variações orçamentárias pode ajudá-lo a identificar possíveis tendências, bem como possíveis problemas. Se você só executar este Relatório uma vez por ano, você está perdendo a oportunidade de ser proativo sobre quaisquer variações, porque é melhor investigá-los como eles ocorrem em vez de no final do ano. Certifique-se de que seu relatório exiba variações positivas e negativas em um valor em dólar e uma porcentagem.

Pesquise o ‘porquê’ por trás da variação

se você não atingiu sua receita orçamentada, você precisa perguntar por quê. Se suas despesas são o dobro do orçamento, você precisa encontrar o motivo da variação. Supõe-se que seu orçamento inicial foi preparado usando números de linha de base precisos e que a receita foi estimada com base no desempenho passado. Se isso é verdade, então cabe a você encontrar a causa por trás da variância.

considere ajustar seu orçamento

ajustar orçamentos no meio do ano é uma ocorrência comum, especialmente se você encontrar receitas e despesas significativamente diferentes de seus totais orçamentados. Se a variação ocorreu apenas uma vez, você provavelmente não precisa se preocupar em revisar seu orçamento, mas se parece ser um problema mais permanente, é melhor fazer algumas alterações.

o relatório de variância orçamentária fornece detalhes mês a mês sobre totais orçamentados, totais reais e totais de variância. Fonte: insightsoftware.com.

como usar sua análise de variância orçamentária para previsão futura

suas variações orçamentárias podem fornecer muitas informações valiosas sobre como preparar seu próximo orçamento. Olhe para onde você estava no local e onde suas variações eram bastante altas, e passe algum tempo analisando os dois resultados para ver o que estava por trás deles.

tenha em mente que uma variação desfavorável que está fora de seu controle requer menos ação do que uma que era simplesmente imprecisa. Por exemplo, se seu fornecedor de repente sair do negócio, o efeito cascata desse ato pode causar estragos em seu orçamento, incluindo uma queda na receita devido a pedidos atrasados ou um aumento nos custos devido ao uso de um novo fornecedor.

com menos receita e despesas mais altas, seu orçamento será seriamente afetado. Neste ponto, pode ser uma boa ideia criar um orçamento revisado que reflita com precisão o aumento dos custos e a redução das receitas.

no entanto, se suas variações forem um problema único, é melhor continuar monitorando seu orçamento, mas renunciar às revisões, a menos que surjam outros problemas.

as variações orçamentárias são fundamentais para o desempenho da empresa

de alguma forma ou de outra, todos operamos com um orçamento. Por exemplo, se você ganhar US $30.000, provavelmente não comprará uma casa de um milhão de dólares. O mesmo princípio se aplica às empresas. Nenhuma empresa que ganhe US $30.000 em receita vai comprar uma fábrica por US $2,1 milhões. É por isso que os orçamentos são tão importantes-e por que eles devem ser precisos.Todos os dias, as decisões de negócios são tomadas com base no orçamento de uma empresa, e as repercussões de agir em números errôneos podem ser fatais, particularmente para pequenas empresas com recursos limitados para recorrer. Por exemplo, se um orçamento de projeto acabar, ele pode acabar custando milhares de dólares.

reserve um tempo para criar um orçamento com base em fatos e desempenho passado e resista ao desejo de ser muito otimista (ou pessimista) sobre os números. Use essas variações orçamentárias para criar um orçamento mais preciso para o próximo ano.