Drill down technique

este artigo explica a Drill Down technique de forma prática. Depois de ler este artigo, você entenderá o básico dessa poderosa ferramenta para resolver problemas.

Qual é a técnica de perfuração?

a técnica de detalhamento é um método para obter informações sobre as causas raiz de um problema dentro de um departamento ou área. Depois que as causas raiz são conhecidas, um plano maior pode ser planejado para resolver o problema.

um Drill Down não é o mesmo que um diagnóstico, mas sim um exame geral amplo e profundo. Além disso, a técnica não é usada para descobrir as causas de todos os problemas, mas apenas os 20% das causas por trás de 80% dos efeitos. Este é um princípio da análise de Pareto.

quando surge um grande problema com consequências potencialmente graves, uma das melhores coisas que pode ser feita é dividir o problema em vários componentes até que o problema seja resolvido. Isso pode ser feito com a técnica de detalhamento. Ao dividir um processo maior em pedaços menores, uma visão geral é criada e o problema pode ser resolvido passo a passo.

um Drill Down é executado seguindo várias etapas. Essas etapas serão explicadas neste artigo. Além da ampla pesquisa, duas etapas voltadas para o projeto e implementação da solução são realizadas adicionalmente. O processo completo não deve levar mais de quatro horas, dependendo da magnitude do problema. É muito importante que as etapas sejam executadas separadamente e de forma independente.

método da técnica de perfuração

a técnica começa com uma tabela descrevendo o principal problema na coluna mais à esquerda. Os fatores e causas que criam esse problema são descritos ao lado dele na segunda coluna. A ideia é “perfurar” até que as causas reais do problema sejam identificadas. As soluções são então construídas com base nessas causas.

a ideia aqui é que é mais fácil lidar com o gerenciamento de tempo ruim do que com o atendimento ao cliente de baixa qualidade em geral. Além disso, algumas outras causas de mau atendimento ao Cliente também são discutidas.

Passo 1: Observe o problema mais importante

o objetivo do primeiro passo é fazer um inventário de todos os problemas principais. Seja específico nisso e não generalize ou use plurais como “nós” e “eles”. Mencione também os nomes das pessoas afetadas pelo problema. Esta é a única maneira de trabalhar em soluções de forma eficaz.

todos os indivíduos conectados de alguma forma ao problema em questão participam deste exercício. Você se beneficiará disso porque cada um deles traz sua própria visão para a mesa de brainstorming. Não se concentre em um evento raro ou problemas triviais. Não se concentre na busca de perfeição irrealista, também.

deixe a busca de soluções para as seguintes etapas. Na primeira etapa, é especialmente importante que os problemas sejam resumidos.Etapa 2: identifique as causas dos problemas

na segunda etapa, as razões mais profundamente enraizadas que causam os problemas são identificadas. Muitas vezes, surgem problemas em diferentes departamentos porque não está claro quem é responsável ou porque alguém não leva em conta suas responsabilidades. As causas diretas devem ser distinguidas das causas subjacentes.

para descobrir a causa raiz de um problema, o método Five Times Why pode ser usado, por exemplo. Abaixo está um exemplo:

• problema: a equipe do projeto está trabalhando horas extras com muita frequência e corre o risco de queimar
• por quê? Não há capacidade suficiente para atender às demandas da equipe
• por quê? Porque novas responsabilidades foram adicionadas sem recursos extras
• por quê? Porque o Gerente não estimou corretamente a quantidade de trabalho antes de assumir a responsabilidade
• por quê? Porque o gerente é incapaz de antecipar problemas e fazer planos

indivíduos relevantes não devem ser deixados de fora durante a execução desta técnica de detalhamento. Ao mesmo tempo, lembre-se de que as pessoas tendem a responder defensivamente às críticas. É tarefa do gerente descobrir a verdade e encontrar uma boa solução. Na prática, isso pode significar que as pessoas precisam ser treinadas, realocadas ou mesmo demitidas.

após esta etapa, faça uma pequena pausa e comece a desenvolver um plano.Etapa 3: faça um plano

a terceira etapa é desenvolver um plano que aborde as causas raiz de um problema. Esse plano de implementação funciona como um script: tudo o que precisa ser feito e por quem é visualizado e gravado. A gestão de riscos também desempenha um papel importante nisso. A probabilidade de atingir metas é definida em relação aos custos e riscos. O plano deve consistir em pelo menos:

• cronograma
• tarefas Específicas e responsabilidades
• Medição de variáveis
• Resultados

Passo 4: Implementar o plano de

Executar estabelecido o plano de implementação e ser transparente, documentando o progresso. Informe pelo menos uma vez por mês sobre o progresso real e as expectativas para o próximo período.

Drill down técnica em combinação com outros métodos

a Drill Down técnica se encaixa perfeitamente com outras formas e métodos de resolução de problemas. O método mais próximo é a análise 5-Why. Ambos os métodos visam chegar ao coração de um problema em vez de resolver todos os tipos de outros problemas primeiro.

nenhum dos métodos fornece uma maneira rápida de uma solução, mas essa não é a solução que deve ser procurada de qualquer maneira. Em vez disso, faz muito mais sentido ter uma compreensão clara dos aspectos situacionais de fazer negócios.

é muito importante que todos em uma empresa estejam na mesma página quando se trata de usar a técnica de detalhamento. O método não será otimamente eficaz dentro da empresa se apenas uma pequena parte da equipe usar o método.

reserve um tempo para ensinar a todos como chegar à raiz de um problema aumentando o zoom com a técnica de detalhamento. Como indicado, a técnica de perfuração não resolve automaticamente os problemas, mas quando usada corretamente, certamente pode ajudar a seguir em frente.

Drill down Technique: armadilhas na resolução geral de problemas

a solução de problemas não é alcançada simplesmente empregando métodos e estruturas e seguindo-os cegamente. É uma disciplina muito ampla na qual ocorrem vários efeitos que podem dificultar o caminho para a solução. Na resolução geral de problemas e pesquisa, existem as seguintes armadilhas a serem observadas.

viés de confirmação

viés de confirmação é a tendência das pessoas buscarem ou interpretarem informações de uma forma que confirme o conhecimento, valores ou crenças anteriores de uma pessoa. É um tipo importante de viés que tem um efeito significativo no desempenho efetivo de métodos de resolução de problemas, como a técnica de detalhamento.

as pessoas mostram esse viés quando coletam ou lembram informações e as interpretam de maneira tendenciosa. Por exemplo, um membro da equipe pode escolher Informações enquanto se prepara para uma nova tarefa que apoie suas crenças e ignore o que não é favorável. Esse efeito é mais forte quando as pessoas imaginam os resultados desejados, quando um problema é emocionalmente carregado e por crenças profundamente arraigadas.

expectativas perceptivas

uma expectativa perceptiva em psicologia também é chamada de conjunto. Um conjunto é um grupo de expectativas que moldam uma experiência específica, tornando as pessoas sensíveis a certos tipos de informações. É a disposição ou hábito de perceber as coisas de uma certa maneira.

Isso foi demonstrado em uma experiência de Abraão Luchins na década de 1940. Neste experimento, os participantes foram convidados a preencher um jarro com uma quantidade específica de água com o auxílio de apenas três outros jarros de diferentes capacidades.

depois que Luchins deu aos participantes esse problema que poderia ser resolvido por uma técnica simples, ele lhes deu novas atribuições para outros arremessadores. Esse novo problema pode ser resolvido pelo mesmo método ou por um método mais novo e simples.

Luchins descobriu que muitos de seus participantes tendiam a usar a mesma técnica antiga, apesar da possibilidade de um método melhor. Assim, o conjunto mental descreve a tendência de uma pessoa de resolver problemas de uma forma que já se mostrou bem-sucedida.

como no experimento de Luchins, escolher um método que funcionou no passado às vezes não é mais suficiente ou ideal para o novo problema. Portanto, é necessário que as pessoas transcendam seu conjunto mental.

fixação funcional

a fixação funcional é um viés cognitivo que limita uma pessoa a usar ou acessar um objeto apenas como é tradicionalmente usado. Essa fixação também ocorre ao resolver um problema por meio da técnica de perfuração. O conceito de fixação funcional decorre do movimento psicológico Gestalt.

este movimento enfatiza o processamento holístico. Karl Duncker definiu a fixação funcional como um bloqueio mental contra o uso de um objeto de uma nova maneira que é necessária para resolver um problema. Esse bloco limita a capacidade de um indivíduo de concluir uma tarefa ou resolver um problema, pois não olha além do propósito original dos componentes da solução.

a fixação funcional é a incapacidade de ver, por exemplo, o uso de um martelo como algo diferente do que bater nas unhas.

limitações desnecessárias

limitações desnecessárias – ou restrições, é uma barreira que ocorre quando as pessoas subconscientemente estabelecem limites para a tarefa em questão. Um exemplo bem conhecido disso é o problema pontual. Nesta tarefa, nove pontos são dispostos em um quadrado de três por três.

a tarefa é desenhar não mais do que quatro linhas, sem remover a caneta ou lápis do papel, para conectar todos os pontos. Na mente das pessoas que nunca viram esse problema antes, provavelmente surge o pensamento de que a linha não sai do quadrado dos pontos. Restrições desnecessárias neste caso são sobre literalmente pensar “fora da caixa”.

o termo mentalidade de grupo também está ligado a restrições desnecessárias. Pensar em grupo, ou adotar a mentalidade dos membros do grupo, ocorre quando os membros da equipe começam a pensar o mesmo. Isso é comum, mas também garante que as pessoas demorem mais para começar a pensar “fora da caixa”.

informações irrelevantes

informações irrelevantes são informações apresentadas no contexto de um problema, mas não relacionadas ao problema específico. No contexto do problema, informações irrelevantes não influenciam se o problema é Resolvido ou não. Na verdade, informações irrelevantes geralmente são prejudiciais ao processo de resolução de problemas. A informação irrelevante é um problema comum com o qual as pessoas lutam. Isso ocorre principalmente porque as pessoas não estão cientes da existência de informações irrelevantes.

uma das razões pelas quais a informação irrelevante é tão eficaz para manter as pessoas longe da solução é como ela é apresentada. A forma como a informação é apresentada pode fazer uma grande diferença para o nível de dificuldade interpretada do problema. Abaixo está um exemplo bem conhecido de informações irrelevantes no problema do monge budista.Um monge começa a subir uma montanha ao nascer do sol um dia e chega ao templo no topo da montanha ao pôr do sol. Depois de alguns dias de meditação, ele sai ao nascer do sol para descer da montanha. Ele chega ao pôr do sol. Há um ponto ao longo do caminho que o monge toma nos dois sentidos para onde passará na mesma hora do dia.Para descobrir este ponto, o solucionador não deve pensar sobre o problema em termos matemáticos, ou em termos de distâncias. Em vez disso, uma representação visual do problema funciona. Imagine que o caminho do Monge começa quando ele sobe a montanha ao nascer do sol. O caminho de volta para baixo também começa ao nascer do sol. Se os caminhos começam em extremidades opostas ao mesmo tempo, eles devem se encontrar em algum lugar.

agora é sua vez

o que você acha? Você se reconhece na explicação do método de detalhamento? Esta ferramenta é usada em seu próprio ambiente de trabalho? Caso contrário, você acha que isso pode ser valioso em seu trabalho? Que outros métodos e ferramentas úteis de solução de problemas você conhece? O que você acredita serem prós e contras da técnica de detalhamento? Você tem alguma dica ou solução?

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Mais informações

1. de Aguiar Ciferri, C. D., Ciferri, R. R., Forlani, D. T., Traina, A. J. M., & da Fonseca de Souza, F. (2007, Março). Fragmentação Horizontal como uma técnica para melhorar o desempenho de consultas de detalhamento e roll-up. Em anais do Simpósio ACM de 2007 sobre Computação Aplicada (pp. 494-499).
2. Joglekar, M., Garcia-Molina, H., & Parameswaran, A. (2017). Exploração interativa de dados com Smart drill-down. IEEE Transactions on Knowledge and Data Engineering, 31 (1), 46-60.
3. McDonald, A., & Leyhane, T. (2005). Faça uma análise de causa raiz. Gestão de enfermagem, 36(10), 26-31.

como citar este artigo:
Janse, B. (2020). Drill Down Técnica. Recuperado de toolshero: https://www.toolshero.com/problem-solving/drill-down-technique/

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